Overige baten en lasten

Index

1. Overzicht
2. Doel
3. Belangrijkste elementen
4. Instellingen
5. Weergave en filters instellen
6. Baten en lasten invoeren
7. Meerjarenbegroting invoeren
8. Hoger niveau begroten
9. Indienen
10. Rollende prognose herberekenen
11. Voorwaarden
12. Fouten
13. FAQ
14. Begrippenlijst
15. Metadata

1. Overzicht

In het scherm Overige baten en lasten voer je handmatig bedragen in op grootboekrekeningen voor overige baten en lasten. Je werkt hier per kostenplaats en grootboekrekening, waarbij je kunt kiezen op jaar- of maandniveau in te voeren.

Je gebruikt dit scherm om:

• overige baten te begroten, zoals verhuur of detachering
• overige lasten te begroten, zoals nascholing, extern personeel, huisvestingslasten, ICT en leermiddelen
• de meerjarenbegroting in te voeren voor meerdere jaren vooruit, op jaar- of maandniveau
• de rollende prognose bij te houden en te herberekenen
• overige baten en lasten in te dienen ter goedkeuring

2. Doel

Het doel van het scherm Overige baten en lasten is om per kostenplaats en grootboekrekening de overige baten en lasten te begroten. Dit kan zowel op het laagste niveau als op een hoger niveau kostenplaats, en zowel op jaar- als maandniveau. Zo heb je een volledig en actueel beeld van de begrote overige inkomsten en uitgaven.

3. Belangrijkste elementen

In het scherm Overige baten en lasten vind je de volgende elementen terug:

• Taakbalk – bevat de knoppen Opslaan, Instellingen, Hoger niveau, Herberekenen rollende prognose en Indienen.
• Filters – stel in op welke kostenplaats, grootboekrekening, verdichting, jaar en weergave je wilt werken.
• Hoofdtabel – toont de grootboekrekeningen of kostenplaatsen in de rijen, en de geselecteerde periodes in de kolommen. Hier voer je bedragen in.
• Knop Instellingen – stel in welke kolommen zichtbaar zijn, op welke verdichting het scherm opent en hoe de rij-indeling eruitziet.
• Knop Hoger niveau – alleen zichtbaar voor gebruikers met autorisatie voor een hoger niveau kostenplaats. Hiermee zet je het begroten op een hoger niveau aan.
• Knop Indienen – dien de overige baten en lasten in voor de geselecteerde kostenplaats.

4. Instellingen

Via de knop Instellingen in de taakbalk open je het instellingenscherm. Hier stel je in hoe het scherm Overige baten en lasten eruitziet. De instellingen zijn persoonsgebonden: iedere gebruiker stelt zijn eigen weergave in. De knop is alleen zichtbaar voor gebruikers met schrijfrechten.

Kolommen instellen

Onder het tabblad Kolommen bepaal je welke periodes zichtbaar zijn op het hoofdscherm. De kolommen zijn gegroepeerd per categorie. Per categorie kies je of je de waarde op jaar- of maandniveau wilt zien:

• Realisatie – huidig en vorig boek- of schooljaar
• Rollende prognose – huidig boek- of schooljaar, indien goedgekeurd
• Goedgekeurde begroting – vorig en huidig jaar ten opzichte van het laatst goedgekeurde jaar
• Prognose – vorig en huidig jaar ten opzichte van het laatst goedgekeurde jaar
• Voorspelling – het jaar na het goedgekeurde jaar (alleen op jaarniveau)
• Meerjarenbegroting – de niet-goedgekeurde begrotingsjaren, per jaar afzonderlijk in te stellen. Voor elk jaar kies je of je op jaar- of maandniveau wilt werken. Je kunt een jaar ook volledig uitvinken om het te verbergen.

Toont de kolominstellingen per categorie, met de keuze tussen jaar- en maandniveau.

Overige instellingen

Naast de kolominstellingen stel je in hetzelfde scherm ook het volgende in:

• Standaard verdichting – kies op welke verdichting het scherm standaard opent. De filter Gbr-selectie staat dan automatisch op deze verdichting als je het scherm opent. De instelling is persoonsgebonden.
• Rij-indeling – kies of de rijen worden ingedeeld per grootboekrekening of per kostenplaats. De instelling is persoonsgebonden en heeft pas effect na het opslaan en opnieuw openen van het scherm.
• Indexatie tonen – kies of de indexatiekolom zichtbaar is op het hoofdscherm. De instelling is persoonsgebonden. Voor meer informatie klik dan hier.

Tabblad Hoger niveau

Het tabblad Hoger niveau is alleen zichtbaar voor gebruikers die geautoriseerd zijn voor ten minste één hoger niveau kostenplaats. Hier zet je per kostenplaats aan of het begroten op een hoger niveau is toegestaan, afzonderlijk voor de prognose en de begroting. Deze instelling is niet persoonsgebonden.
 

Tabblad Seizoenspatronen

Het tabblad Seizoenspatronen toont het seizoenspatroon dat van toepassing is per grootboekrekening en kostenplaats. Dit is het patroon zoals ingesteld via Instellingen – Grootboekrekeningen. Via het potloodpictogram stel je een afwijkend patroon in voor een specifieke combinatie van kostenplaats en grootboekrekening. Wanneer er een afwijking is ingesteld, kleurt het potloodpictogram oranje.

Toont het tabblad Seizoenspatronen met het toegepaste patroon per grootboekrekening en kostenplaats.

5. Weergave en filters instellen

Boven de hoofdtabel staan filters waarmee je de weergave aanpast. Het scherm opent standaard op de weergave Volledig en op de ingestelde standaard verdichting.

• Kostenplaats – kies de kostenplaats waarop je wilt werken. Alleen zichtbaar als de rij-indeling op Per grootboekrekening staat.
• Gbr-selectie – kies een verdichting om de lijst met grootboekrekeningen in te perken. Alleen zichtbaar als de rij-indeling op Per grootboekrekening staat.
• Grootboekrekening – kies de grootboekrekening waarop je wilt filteren. Alleen zichtbaar als de rij-indeling op Per kostenplaats staat.
• Kostenplaats-selectie – kies een hogere niveau kostenplaats om de lijst in te perken. Alleen zichtbaar als de rij-indeling op Per kostenplaats staat.
• Jaar – kies tussen kalender- en schooljaar. Het scherm opent standaard op het jaar waarop begroot wordt.
• Weergave – kies tussen Volledig en Invoer. Met Volledig zie je naast alle invoerbare grootboekrekeningen ook verdichtingen en rekeningen van andere modules. Met Invoer zie je alleen de grootboekrekeningen waarop je kunt invoeren.
• Voor/na herverdeling – wissel tussen de weergave voor en na herverdeling. Invoer is alleen mogelijk vóór herverdeling.
• Opmerking – kies voor welk jaar de opmerkingskolom getoond wordt. Standaard het eerstvolgende niet-goedgekeurde jaar.

6. Baten en lasten invoeren

Voer bedragen in op de gewenste grootboekrekening en kostenplaats. Je kunt invoeren op jaarniveau of — als je maanden hebt ingeschakeld via Instellingen — op maandniveau. Bij invoer op jaarniveau worden de maanden automatisch verdeeld op basis van het ingestelde seizoenspatroon.

Sla je werk op via de knop Opslaan in de taakbalk. Bij het opslaan worden de transactieregels doorgerekend en wordt de meerjarenbegroting herberekend voor alle kostenplaatsen die je in de sessie hebt aangepast.

Verbijzonderde grootboekrekeningen

Voor grootboekrekeningen die verbijzonderd zijn op kostendrager, klik je op de cel in het hoofdscherm om een detailvenster te openen. In dit venster voer je per kostendrager het bedrag in.

Begrotingsregels

Voor grootboekrekeningen waarvoor begrotingsregels zijn ingeschakeld, klik je op de cel om een detailvenster te openen. Hier splits je het bedrag uit over afzonderlijke posten, elk met een eigen omschrijving. Voeg een nieuwe post toe via de knop Toevoegen begrotingsregel.

7. Meerjarenbegroting invoeren

In het scherm Overige baten en lasten voer je ook de meerjarenbegroting in voor de komende jaren. Per begrotingsjaar kies je zelf of je op jaar- of maandniveau wilt werken. Dit stel je in via Instellingen onder de kolominstellingen voor de meerjarenbegroting.

• Vink een jaar aan op jaarniveau om het totaalbedrag per jaar in te voeren.
• Vink een jaar aan op maandniveau om de maanden van dat jaar uit te klappen en per maand een bedrag in te voeren. Dit is handig voor aflopende regelingen of posten met een wisselend maandpatroon.
• Vink een jaar uit om het te verbergen in de weergave. Het eerstvolgende begrotingsjaar blijft altijd zichtbaar.

8. Hoger niveau begroten

Gebruikers met autorisatie voor een hoger niveau kostenplaats kunnen overige baten en lasten direct op dat hogere niveau invoeren. Dit zet je aan via het tabblad Hoger niveau in Instellingen. Per kostenplaats stel je afzonderlijk in of dit geldt voor de prognose, de begroting, of beide.

Als het begroten op hoger niveau aanstaat, wordt het ingevoerde bedrag automatisch verdeeld naar de onderliggende kostenplaatsen en grootboekrekeningen. De verdeling werkt als volgt:

• Naar verhouding – als de onderliggende waarden al gevuld zijn, worden ze procentueel aangepast op basis van de nieuwe invoer. De onderlinge verhoudingen blijven zo behouden.
• Evenredig – als de onderliggende waarden leeg of nul zijn, wordt het bedrag gelijk verdeeld over alle onderliggende kostenplaats- en grootboekrekeningcombinaties.

Let op: een gebruiker mag alleen invoeren op een hogere kostenplaats als hij daarvoor geautoriseerd is. De onderliggende laagste niveau kostenplaatsen zijn in dat geval niet meer afzonderlijk wijzigbaar voor andere gebruikers in dezelfde hiërarchie.

Toont het tabblad Hoger niveau in het instellingenscherm, met de vinkjes per kostenplaats voor prognose en begroting.

9. Indienen

Als de overige baten en lasten voor een kostenplaats gereed zijn, dien je deze in via de knop Indienen overige baten en lasten. Na het indienen zijn de velden niet meer wijzigbaar en wordt de kostenplaats als ingediend weergegeven in het scherm Begrotingsproces – Voortgang en goedkeuren.

De knop is zichtbaar voor laagste niveau kostenplaatsen met het vinkje Invoer die nog niet zijn ingediend, en waarbij in dezelfde tak van de hiërarchie nergens op een hoger niveau wordt begroot. Is een kostenplaats al ingediend, dan toont de knop de tekst Ingediend en geeft deze alleen informatie.

Een ingediende kostenplaats kan worden afgekeurd vanuit Begrotingsproces – Voortgang en goedkeuren, waarna de invoer in Overige baten en lasten weer wijzigbaar wordt.

Toont het indienvenster met de bevestigingsopties voor de geselecteerde kostenplaats.

10. Rollende prognose herberekenen

Met de knop Herberekenen rollende prognose herbereken je de prognosemaanden op basis van de ingestelde actie-icoontjes per grootboekrekening. Dit is nodig als er nieuwe realisatiemaanden zijn ingelezen nadat je de actie al had ingesteld, omdat de prognose dan niet automatisch wordt bijgewerkt.

De knop is alleen zichtbaar als er realisatiemaanden zijn in het huidige jaar én de begroting is goedgekeurd. Gebruikers met autorisatie voor kostenplaats Alle kunnen kiezen of zij alleen de geselecteerde kostenplaats herberekenen of alle kostenplaatsen tegelijk.

11. Voorwaarden

• Je hebt de autorisatie Begroting – Overige baten en lasten (schrijven) om wijzigingen te maken.
• Je hebt de autorisatie Begroting – Overige baten en lasten (lezen) om het scherm alleen te raadplegen.
• De kostenplaats is actief en staat open voor invoer.
• Om op een hoger niveau kostenplaats te begroten, heb je autorisatie nodig voor die kostenplaats én moet het begroten op hoger niveau zijn ingeschakeld via het tabblad Hoger niveau in Instellingen.
• De knop Indienen is alleen beschikbaar voor laagste niveau kostenplaatsen met het vinkje Invoer, waarbij in dezelfde hiërarchie nergens op hoger niveau wordt begroot.

12. Fouten

Het scherm toont geen grootboekrekeningen.
→ Controleer of de juiste kostenplaats is geselecteerd in de filter en of de weergave op Invoer of Volledig staat. Controleer ook of de kostenplaats actief is en of je er autorisatie voor hebt.

De knop Indienen is niet zichtbaar.
→ De knop is alleen zichtbaar voor laagste niveau kostenplaatsen met het vinkje Invoer die nog niet zijn ingediend. Controleer ook of er in dezelfde hiërarchie op hoger niveau begroot wordt — in dat geval is de knop niet beschikbaar.

De knop Herberekenen rollende prognose is niet zichtbaar.
→ De knop verschijnt alleen als er realisatiemaanden zijn ingelezen in het huidige jaar én de begroting is goedgekeurd.

Invoervelden zijn niet wijzigbaar.
→ Controleer of de kostenplaats al is ingediend. Is dat het geval, dan zijn de velden geblokkeerd. De kostenplaats kan worden afgekeurd via Begrotingsproces – Voortgang en goedkeuren om de invoer weer open te zetten. Controleer ook of er in dezelfde hiërarchie op hoger niveau wordt begroot door een andere gebruiker.

13. FAQ

Kan ik een begrotingsjaar verbergen in de meerjarenbegroting?
Ja. Via Instellingen vink je een jaar uit onder de kolominstellingen voor de meerjarenbegroting. Het jaar verdwijnt dan uit de weergave. Het eerstvolgende begrotingsjaar blijft altijd zichtbaar.

Kan ik de meerjarenbegroting op maandniveau invoeren?
Ja, voor alle begrotingsjaren. Via Instellingen zet je per jaar het vinkje op maandniveau. De maanden van dat jaar worden dan zichtbaar op het hoofdscherm en zijn afzonderlijk in te vullen.

Hoe stel ik in op welke grootboekrekening-selectie het scherm opent?
Via Instellingen stel je een standaard verdichting in. Het scherm opent dan automatisch op die verdichting. De instelling is persoonsgebonden.

Waar vind ik de instelling voor hoger niveau begroten?
In het instellingenscherm, onder het tabblad Hoger niveau. Dit tabblad is alleen zichtbaar als je geautoriseerd bent voor ten minste één hoger niveau kostenplaats.

Wat gebeurt er met mijn ingevulde actie als ik handmatig een maandwaarde aanpast?
Als je handmatig een waarde invult in de rollende prognose, wordt de actie voor die grootboekrekening automatisch leeggemaakt. Dit geldt ook voor hogere niveaus.

Kan ik de begroting na het indienen nog wijzigen?
Niet direct. Een ingediende kostenplaats moet eerst worden afgekeurd via Begrotingsproces – Voortgang en goedkeuren. Daarna is de invoer in Overige baten en lasten weer wijzigbaar.

14. Begrippenlijst

• Grootboekrekening (gbr) – de rekening waarop een bedrag wordt geboekt, bijvoorbeeld nascholing of verhuur.
• Verdichting – een samenvatting van meerdere grootboekrekeningen op een hoger niveau, bijvoorbeeld alle huisvestingslasten samen.
• Standaard verdichting – de verdichting waarop het scherm automatisch opent bij het starten. In te stellen via Instellingen, persoonsgebonden.
• Kostenplaats – de organisatorische eenheid waaraan kosten worden toegerekend, bijvoorbeeld een afdeling of locatie.
• Meerjarenbegroting (MJB) – de begroting voor meerdere toekomstige jaren. Per jaar in te stellen op jaar- of maandniveau.
• Rollende prognose – een actuele verwachting voor het lopende jaar, opgebouwd uit realisatiemaanden en prognosemaanden.
• Seizoenspatroon – de verdeling van een jaarbedrag over de maanden op basis van een vooraf ingesteld patroon.
• Verbijzonderde grootboekrekening – een grootboekrekening waarbij het bedrag verder uitgesplitst wordt per kostendrager.
• Begrotingsregel – een afzonderlijke post binnen een grootboekrekening, met een eigen omschrijving en bedrag.
• Herverdeling – het doorrekenen van bedragen naar andere kostenplaatsen op basis van een verdeelsleutel. Invoer is alleen mogelijk vóór herverdeling.

15. Metadata

• Scherm: Overige baten en lasten
• Module: Begrotingsproces