Naast de bekostiging, de formatie en de investeringsplanning dien je nog de overige baten (bv. verhuur, detachering, overige baten) en de overige lasten (bv. nascholing, extern personeel, huisvestingslasten, administratielasten, ICT en leermiddelen) te begroten. Deze baten en lasten vul je per grootboekrekening in. De getoonde grootboekrekeningen zijn bij de implementatie ingesteld en besproken met de functioneel beheerder.
$note$
Let op: dit scherm toont de cijfers vóór herverdeling. Op het tabblad Meerjarenbegroting worden de cijfers na herverdeling getoond.
$/note$
Hieronder vind je enkele tips om de invoer van de gegevens te vergemakkelijken:
$stappen-groen$
- Controleer, afhankelijk van de wijze van begroten of het School-/Boekjaar goed staat. Het geselecteerde jaar wordt namelijk overgenomen in de kolom 'Opmerking' en zal voor die periode ook bewaard blijven.
- Via de knop {Tonen/verbergen kolommen} kun je de weergave van de kolommen in het scherm wijzigen. Onderstaand scherm zal getoond worden. In onderstaand scherm is de eerste status Begroting de goedgekeurde begroting en de tweede status Begroting, de meerjarenbegroting voor de komende jaren.
-
Je kunt selecteren of gegevens worden getoond op maand of jaarniveau, en voor welke status(sen). Dit doe je door middel van het zetten van een vinkje bij de gewenste combinatie. De realisatie toont gegevens uit het verleden. De prognose wordt alleen in het huidige jaar getoond (bij een goedgekeurde begroting). Je kunt een totaal bedrag per jaar invullen, maar ook een totaal bedrag met een verdeling per maand.
Als je op een cel in de kolom Realisatie klikt, dan opent een tweede scherm met een specificatie van het bedrag tot op boekingsniveau. De realisatie wordt 's nachts ingelezen vanuit het financiële bronsysteem. - Als je kiest voor de rollende prognose (realisatie + de nog resterende maanden van de begroting/prognose), dan kun je deze zelfs aanpassen. Klik hier voor het aanpassen van de rollende prognose.
- Wanneer een grootboekrekening is aangemerkt voor verbijzondering in het scherm 'Grootboekrekeningen', kun je per kostendrager begroten. Om te begroten op kostendrager klik je op de cel van de grootboekrekening met verbijzondering, voor het gewenste jaar van begroting. In onderstaande afbeelding is als voorbeeld de grootboekrekening '4301 - Verbijzondering genomen.
- Wanneer in de cel van de verbijzonderde grootboekrekening is geklikt, opent er een nieuw scherm om de bedragen per kostendrager per jaar in te vullen.
- Wanneer je alle gegevens hebt ingevuld kun je (eventueel op verzoek van de functioneel beheerder) het scherm indienen. Klik hiervoor op de knop {Indienen bekostiging}. Wanneer het scherm is ingediend, kun je de gegevens van het begrotingsjaar NIET meer wijzigen, de gegevens van de toekomstige jaren kunnen altijd gewijzigd worden.
-
Wanneer je meteen het effect van wijzigingen in de administratie (1e tabblad) op de meerjarenbegroting wilt inzien, klik je op de knop {Herbereken meerjarenbegroting}. Wanneer je daarna naar het tabblad {Meerjarenbegroting} gaat, zie je de gewijzigde meerjarenbegroting. De wijzigingen worden ook doorgerekend als je het scherm opslaat.
$/stappen$