$note$
Wordt dit jouw eerste begrotingsronde in Cogix? Volg je graag het stappenplan voor het opstellen van de begroting in Cogix? Klik dan hier.
$/note$
Instructievideo
Naast de bekostiging, de formatie en de investeringsplanning dien je nog de overige baten (bv. verhuur, detachering, overige baten) en de overige lasten (bv. nascholing, extern personeel, huisvestingslasten, administratielasten, ICT en leermiddelen) te begroten. Deze baten en lasten vul je per grootboekrekening in. De getoonde grootboekrekeningen zijn bij de implementatie ingesteld en besproken met de functioneel beheerder.
Hieronder vind je enkele tips om de invoer van de gegevens te vergemakkelijken:
$stappen$
- Het scherm opent automatisch met de filter Weergave op Invoer. Dit betekent dat je enkel de grootboekrekeningen ziet, die je kunt aanpassen. Als je wisselt naar volledig, zie je de optellingen naar de verdichtingen.
- Je kunt in het scherm per cel een opmerking toevoegen. Dit doe je door met de rechtermuisknop op de cel te klikken, het volgende menu verschijnt:
Of door op de cel te klikken, vervolgens verschijnen boven in de balk de volgende symbolen:
Via deze symbolen kun je de tabel exporteren, een opmerking toevoegen, een opmerking wijzigen en een opmerking verwijderen.
- Je kunt selecteren of gegevens worden getoond op maand of jaarniveau, en voor welke status(sen). Dit doe je door middel van het zetten van een vinkje bij de gewenste combinatie. Via de knop Tonen/verbergen kolommen kun je de weergave van de kolommen in het scherm wijzigen. Onderstaand scherm zal getoond worden. In onderstaand scherm is de eerste status Begroting de goedgekeurde begroting en de tweede status Begroting, de meerjarenbegroting voor de komende jaren.
- Als je kiest voor de rollende prognose (realisatie + de nog resterende maanden van de begroting/prognose), dan kun je deze zelfs aanpassen. Klik hier voor het aanpassen van de rollende prognose.
- Wanneer een grootboekrekening is aangemerkt voor verbijzondering naar kostendrager in het scherm 'Grootboekrekeningen', kun je per kostendrager begroten. Om te begroten op kostendrager klik je op de cel van de grootboekrekening met verbijzondering, voor het gewenste jaar van begroting.
- Wanneer in de cel van de verbijzonderde grootboekrekening is geklikt, opent er een nieuw scherm om de bedragen per kostendrager per jaar in te vullen.
- Wanneer een grootboekrekening is aangemerkt voor verbijzondering naar begrotingsregels in het scherm 'Grootboekrekeningen', kun je specifiek op begrotingsregels begroten. Om te begroten op begrotingsregels klik je op de cel van de grootboekrekening op het groene driehoekje voor het gewenste jaar.
- Wanneer in de cel van de verbijzonderde grootboekrekening is geklikt, opent er een nieuw scherm om de bedragen per begrotingsregel per jaar in te vullen. In dit scherm kun je via de knop ook nieuwe begrotingsregels toevoegen.
- Het is ook mogelijk om een combinatie van verbijzondering naar kostendrager en begrotingsregel te maken. Hiervoor zet je in het scherm Grootboekrekeningen, tabblad Verbijzondering beide vinkjes. Je kunt nu in het scherm verbijzonderen naar begrotingsregel en een begrotingsregel ook specifiek koppelen aan een kostendrager. Als je dit niet doet komt het bedrag automatisch op de standaard begrotingsregel Algemeen:
De uitsplitsing naar begrotingsregel is ook te raadplegen in het scherm Maandrapportage financieel.
- Wanneer je alle gegevens hebt ingevuld kun je (eventueel op verzoek van de functioneel beheerder) het scherm indienen. Klik hiervoor op de knop Indienen Overige baten en lasten. Wanneer het scherm is ingediend, wordt het scherm voor de betreffende kostenplaats bevroren en kan er dus niet meer gemuteerd worden. De functioneel beheerder kan in het scherm Voortgang en goedkeuren begroting zien of de overige baten en lasten per kostenplaats zijn ingediend en vervolgens de ingediende overige baten en lasten goedkeuren of juist afkeuren. Indien de overige baten en lasten worden afgekeurd, kunnen deze voor de betreffende kostenplaats wel weer gemuteerd worden en weer opnieuw worden ingediend.
- Wanneer je meteen het effect van wijzigingen in de administratie (1e tabblad) op de meerjarenbegroting wilt inzien, ga je naar het tabblad Meerjarenbegroting en klik je op de knop Herbereken meerjarenbegroting. De wijzigingen worden ook doorgerekend als je het scherm opslaat.
$/stappen$
$note$
Met de filter Voor/na verdeling is het ook mogelijk om de bedragen na herverdeling in te zien. Let op: als je de filter om zet naar na verdeling, dan kan er niet gemuteerd worden. Dit is puur ter inzicht.
$/note$
Hoogover
Het is ook mogelijk om op hogere niveau kostenplaatsen of zelfs op stichtingsniveau (kostenplaats Alle) prognoses of begrotingen op te stellen. Hiervoor doorloop je de volgende stappen:
$stappen$
- Open het scherm Overige baten en lasten op een hoger niveau kostenplaats, zoals kostenplaats Alle.
- Klik boven in de balk op de knop Hoger niveau.
- Het volgende scherm opent, waarin je kunt aangeven dat je de prognose of de begroting of beide wilt gaan opstellen op hoger niveau:
- Het is niet mogelijk om op kostenplaats Alle en bijv. op sectorniveau een prognose/begroting op te stellen. Indien je een van de twee keuzes maakt, is de andere optie niet meer te selecteren. Je maakt dus of op sectorniveau/tussenniveau een prognose/begroting of op stichtingsniveau.
- Als je jouw keuze hebt gemaakt en het scherm verlaat, zal je zien dat de Prognose op kostenplaats Alle aanpasbaar is:
- Vervolgens kun je op verdichtingsniveau of op grootboekrekeningniveau wijzigingen gaan aanbrengen. Deze wijzigingen werken door naar onderliggende grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Hieronder staat uitgewerkt hoe deze bedragen exact doorgezet/verdeeld worden.
- Het is ook mogelijk om acties op hoger niveau in de Rollende prognose per grootboekrekening of verdichting te vullen. Dit wordt automatisch gekopieerd naar onderliggende kostenplaatsen.
$/stappen$
$note$
Voor eindgebruikers die geautoriseerd zijn voor een laagste niveau kostenplaats is het niet mogelijk om wijzigingen in de prognose of begroting aan te brengen op het moment dat het vinkje bij Hoger niveau ingesteld staat.
Voor een functioneel beheerder is het bijv. wel mogelijk om nog aanpassingen op een lager niveau te maken. Deze actie wordt echter weer overschreven op het moment dat er een wijziging wordt gemaakt op een hoger niveau kostenplaats.
Door de vinkjes weer weg te halen bij Hoger niveau, kunnen er weer prognoses en begrotingen gemaakt worden op het laagste niveau kostenplaats door eindgebruikers.
$/note$
Verdeling bij invoer op hoger niveau
Dit geldt voor de volgende situaties:
$stappen$
- Indien er op een grootboekrekening op hoger niveau invoer wordt gedaan, hoe dit doorgezet wordt naar onderliggende kostenplaatsen.
- Indien er op een verdichting op hoger niveau invoer wordt gedaan, hoe dit doorgezet wordt naar onderliggende grootboekrekeningen en kostenplaatsen.
- Indien er op een verbijzonderde grootboekrekening invoer wordt gedaan, hoe dit doorgezet wordt naar onderliggende kostendragers en kostenplaatsen.
$/stappen$
Situatie 1
Er staan geen gegevens ingevoerd, na het invoeren van het bedrag worden de bedragen evenredig op het lagere niveau verdeeld:
| Situatie voor invoer | Situatie na invoer | |
| 3.1.1 | leeg | 4000 (invoer) |
| 8000 | leeg | 1000 |
| 8001 | leeg | 1000 |
| 8002 | leeg | 1000 |
| 8003 | leeg | 1000 |
Situatie 2
Er staat 0 ingevoerd, na het invoeren van het bedrag worden de bedragen evenredig op het lagere niveau verdeeld:
| Situatie voor invoer | Situatie na invoer | |
| 3.1.1 | 0 | 4000 (invoer) |
| 8000 | 0 | 1000 |
| 8001 | 0 | 1000 |
| 8002 | 0 | 1000 |
| 8003 | 0 | 1000 |
Situatie 3
Er staan geen gegevens en 0 ingevoerd, na het invoeren van het bedrag worden de bedragen evenredig op het lagere niveau verdeeld:
| Situatie voor invoer | Situatie na invoer | |
| 3.1.1 | 0 | 4000 (invoer) |
| 8000 | leeg | 1000 |
| 8001 | 0 | 1000 |
| 8002 | 0 | 1000 |
| 8003 | 0 | 1000 |
Situatie 4
Er staan gegevens ingevoerd, na het invoeren van het bedrag worden de bedragen in verhouding op het lagere niveau verdeeld:
| Situatie voor invoer | Situatie na invoer | |
| 3.1.1 | 100 | 1000 (invoer) |
| 8000 | 10 | 100 |
| 8001 | 20 | 200 |
| 8002 | 30 | 300 |
| 8003 | 40 | 400 |
Situatie 5
Er staan gegevens, geen gegevens en 0 ingevoerd, na het invoeren van het bedrag worden de bedragen evenredig op het lagere niveau verdeeld:
| Situatie voor invoer | Situatie na invoer | |
| 3.1.1 | 30 | 3000 (invoer) |
| 8000 | 10 | 1000 |
| 8001 | 20 | 2000 |
| 8002 | leeg | leeg |
| 8003 | 0 | 0 |
Meerjarenbegroting
Wanneer je meteen het effect van wijzigingen in Overige baten en lasten op de meerjarenbegroting wilt inzien, klik je op de knop Herbereken meerjarenbegroting. Wanneer je daarna naar het tabblad Meerjarenbegroting gaat, zie je de gewijzigde meerjarenbegroting. De wijzigingen worden ook doorgerekend als je het scherm opslaat.
$note$
Op dit tabblad is het ook mogelijk om op een hoger niveau kostenplaats te filteren, bijv. op sector- of RIO-niveau.
$/note$