Met het scherm Formatie mutaties kun jij snel de FTE's van medewerkers aanpassen, zonder het doorklikken via een medewerker naar de dienstverbanden, zoals je wellicht gewend was via het scherm Formatie overzicht. Om dit scherm te vernieuwen met de meest recente personeelsgegevens uit het personele bronsysteem, is ook het inlezen van de nulstand personeel noodzakelijk.
Instructievideo
$note$
Sla aan het eind van jouw sessie altijd het scherm op via de knop ! Via de knop Tussentijds opslaan worden de salariskosten niet doorgerekend, waardoor het effect van jouw mutaties niet zichtbaar wordt in bijv. het scherm Formatie overzicht. Als je opslaat via de knop
worden de salariskosten doorgerekend en zichtbaar in de rapportages en het scherm Formatie overzicht. Hierdoor kun je meteen het effect zien op bijv. de meerjarenbegroting.
$/note$
De grootste voordelen van dit extra scherm zijn dan ook:
- Snel mutaties doorvoeren, zoals:
- FTE's aanpassen
- Dienstverbanden stopzetten
- Dienstverbanden laten door lopen
- Inzicht in de dienstverbanden van medewerkers in één overzicht
- Splitsing naar kostenplaats en/of kostendrager
- Tussentijds opslaan zonder lang te wachten
In dit artikel vind je de volgende uitleg terug:
- Aanpassen bestaande dienstverbanden
- Toevoegen nieuwe dienstverbanden/vacatures
- Aanpassen functie/schaal/periodiek
- Opslaan
- Gebruik scherm Formatie overzicht
- Instellingen
- Sortering
- Indienen formatie
Aanpassen bestaande dienstverbanden
Je kunt in het scherm eenvoudig bestaande dienstverbanden aanpassen door:
- FTE's weg te halen met de knop delete of backspace
- FTE's te vullen voor in een cel een FTE waarde in te voeren
- FTE's wijzigen door in een cel de FTE waarde aan te passen
Je vult dit in in de specifieke maand waarin je de wijziging wil doorvoeren. Let op: Gebroken maand wijzigingen kun je niet via dit scherm doorvoeren en zullen via het scherm Formatie overzicht verwerkt dienen te worden.
Afhankelijk van de door jou gemaakte instellingen kun je ook dienstverbanden zien die medewerkers van jouw kostenplaats hebben op andere kostenplaatsen. Deze dienstverbanden kun je wel inzien, maar niet wijzigen als je hier niet de juiste autorisatie voor hebt. Zie hiervoor het kopje Instellingen.
$note$
Anago voert op basis van jouw wijzigingen op de achtergrond de benodigde aanpassingen door. Als je bijv. FTE's weghaalt, vult Anago automatisch een einddatum in bij het betreffende dienstverband. Als je juist FTE's wijzigt, voegt Anago een nieuw dienstverband toe en een einddatum bij het bestaande dienstverband. Deze wijzigingen zijn zichtbaar bij de medewerkers in het tweede scherm (na doorklikken) in bijv. het scherm Formatie overzicht.
$/note$
Toevoegen nieuwe dienstverbanden/vacatures
Nieuw dienstverband toevoegen
Je kunt bij een bestaande medewerker een dienstverband toevoegen. Hiervoor klik je op het plusje achter de naam van de medewerker. Er opent een tweede scherm en klik dan op . Naam, functie, schaal, periodiek, kostenplaats en kostendrager worden overgenomen. Eventueel kunnen deze aangepast worden. Je hoeft enkel de FTE in de betreffende maand in te vullen.
Afhankelijk van de door jou gemaakte instellingen kun je ook dienstverbanden zien die medewerkers van jouw kostenplaats hebben op andere kostenplaatsen. Deze dienstverbanden kun je wel inzien, maar niet wijzigen als je hier niet de juiste autorisatie voor hebt. Zie hiervoor het kopje Instellingen.
Nieuwe medewerker/vacature toevoegen
Om een medewerker of vacature toe te voegen klik je op . Onderaan het scherm wordt een nieuwe lege gele regel getoond. Je kunt meteen tekst intypen. Selecteer in de kolom Functie, Schaal en Periodiek de juiste gegevens en vul bij de maand van de start van dit dienstverband het aantal FTE in. De FTE's worden doorgetrokken naar de komende jaren.
Vergeet je een van de variabelen in te vullen, dan worden de lege velden rood gekleurd als waarschuwing. Vul deze velden als nog in.
Mutaties verwijderen
Aangemaakte vacatures of wijzigingen bij een medewerker kun je verwijderen door te klikken op het prullenbakje te klikken. Onderstaande melding wordt dan getoond.
Alleen de in Anago aangemaakte dienstverbanden en medewerkers/vacatures zijn te verwijderen. De dienstverbanden en medewerkers die vanuit het personele bronsysteem zijn ingelezen, kunnen niet verwijderd worden.
Aanpassen functie/schaal/periodiek
Via het scherm Formatie mutaties is het ook mogelijk om de functie, schaal en periodiek aan te passen. Dit kan eenvoudig door op het veld te klikken en de gewenste functie, schaal en/of periodiek te selecteren.
$note$
Het aanpassen van de functie, schaal en/of periodiek kan niet in een specifieke maand doorgevoerd worden. Als je dit wilt dan pas je deze gegevens het beste aan via het scherm Formatie overzicht. Indien je toch via het scherm Formatie mutaties de gegevens aanpast geldt het volgende:
De wijziging gaat op medewerkerniveau in per de eerst getoonde maand (aug/sep of jan) in het scherm of per de maand van de startdatum van het dienstverband waarvoor de mutatie wordt doorgevoerd. Het laatste geldt indien de startdatum van het dienstverband na de eerst getoond maand in het scherm ligt.
$/note$
Opslaan
Het opslaan van het scherm kan zoals je gewend bent via deze knop . Als je via deze optie het scherm opslaat, worden ook meteen alle wijzigingen doorgerekend in de salariskosten. Door de complexe berekeningen in Anago, zal dit enkele minuten kosten, afhankelijk van het aantal wijzigingen dat je hebt doorgevoerd. Vergelijkbaar met het opslaan in het scherm Formatie overzicht.
Via de knop Tussentijds opslaan kun je tussentijds je wijzigingen vastleggen, zonder dat deze meteen doorrekenen in de salariskosten van de medewerkers:
Dit opslaan gaat dus vele malen sneller! Het is dus verstandig om tussendoor via deze knop jouw wijzigingen op te slaan.
Wij adviseren om via de knop op te slaan nadat je alle wijzigingen hebt doorgevoerd. Op deze manier worden alle wijzigingen ook meteen doorgerekend en zijn de bijbehorende salariskosten zichtbaar in de verschillende rapportages en in het scherm Formatie overzicht. Doe je dit niet en sla je enkel op via de knop Tussentijds opslaan, dan worden de salariskosten pas doorgerekend als je handmatig de salariskosten doorrekent of met het nachtmodel.
$note$
Sla dus altijd op het eind van jouw sessie op via de knop om de salariskosten door te rekenen!
$/note$
Gebruik scherm Formatie overzicht
Het scherm Formatie overzicht (voorheen Formatie) blijft behouden, maar waarom? Het scherm Formatie mutaties is gemaakt om snel FTE's aan te kunnen passen etc. Er zijn echter nog bepaalde wijzigingen/acties die je via het oude vertrouwde scherm zal moeten uitvoeren.
Het betreft onderstaande acties:
- Gebroken maand mutaties doorvoeren (start of eind van dienstverband niet op 1e of laatste dag van de maand)
- Muteren van FTE's DI en ODV
- Aanpassen van kortingsbedragen
- Aanpassen van bruto/netto toelages
- Aanpassen overige medewerker gegevens
- Aanpassen van functie/schaal/periodiek per een specifieke maand
Daarnaast zijn er bepaalde inzichten via het scherm te verkrijgen die niet in het nieuwe scherm zijn verwerkt. Het betreft onderstaande inzichten/overzichten:
- Salariskosten per medewerker
- Uitsplitsing naar functiecategorie
- Effect op de meerjarenbegroting
- Bruto-netto fte's
- Aangemaakte dienstverbanden
- Pensioengerechtigden komende 5 jaar
Het scherm Formatie mutaties is zo simpel mogelijk gehouden, om eenvoudig en snel veel mutaties te kunnen doorvoeren. Om deze reden worden bovenstaande acties/inzichten/overzichten niet ondersteund en blijft het oude scherm behouden.
Instellingen
Onder de knop Instellingen kun je aangeven of je bepaalde extra gegevens wel of niet wil terugzien in het scherm:
Deze instellingen zijn persoonsgebonden en worden bewaard als je het scherm opslaat. De volgende instellingen zijn te maken:
- Wel/niet tonen van voorgaande maanden
- Wel/niet tonen dienstverbanden op andere kostenplaatsen
- Wel/niet tonen van informatiemeldingen
Hieronder zal toelichting gegeven worden op de instellingen. De instellingen zijn aan en uit te zetten door het vinkje te zetten of juist weg te halen:
Toon voorgaande maanden
Door het vinkje hier aan te zetten, worden er extra maanden getoond in het hoofdscherm. Als je een kalenderjaar selecteert op het hoofdscherm, zullen ook de maanden augustus/september t/m december van het voorgaande kalenderjaar getoond worden.
Als je een schooljaar/studiejaar selecteert op het hoofdscherm, zullen ook de maanden januari t/m augustus/september getoond worden.
Hierdoor kun je gemakkelijk aflopende contracten inzien en laten doorlopen in het scherm.
Toon dienstverbanden andere kostenplaatsen
Door dit vinkje aan te zetten zie je ook de dienstverbanden van medewerkers op andere kostenplaatsen. Als je bijv. kostenplaats A geselecteerd heb, zie je alle dienstverbanden van medewerkers die op kostenplaats A werkzaam zijn. Daarnaast zie je ook de extra dienstverbanden van medewerkers die op kostenplaats A werkzaam zijn indien zij eveneens een dienstverband op een andere kostenplaats hebben.
$note$
Let op: Een gebruiker die enkel geautoriseerd is voor kostenplaats A zal geen dienstverbanden die op andere kostenplaatsen geregistreerd staan kunnen muteren!
$/note$
Toon informatiemeldingen
Als het vinkje aan staat krijg je i'tjes te zien bij dienstverbanden, die attenderen je op de gevolgen van specifieke wijzigingen bij een dienstverband. Advies is om het vinkje niet weg te halen. Mogelijke meldingen zijn:
- Wanneer de startdatum van een c-dienstverband vóór de eerst getoonde maand ligt: "Dit dienstverband start eerder dan de getoonde periode, namelijk op <startdatum-dv>. Als je de kostenplaats/kostendrager van dit dienstverband wijzigt, gaat deze wijziging in per startdatum. Wil je de wijziging later laten ingaan, voeg dan een nieuwe regel toe."
- Wanneer het dienstverband verlof FTE bevat: "Dit dienstverband bevat verlof FTE. Bij het verlengen van dit dienstverband, wordt de verlof FTE ook verlengd. Bij beëindigen van dit dienstverband, wordt de verlof FTE ook beëindigd. Een wijziging in de verlof FTE moet worden doorgevoerd via het scherm Begroting - Formatie overzicht."
Sortering
Onder de knop Sortering kun je instellen hoe je de dienstverbanden op het hoofdscherm wilt sorteren.
De sortering is zo gemaakt, dat je aan kunt geven op basis van welk veld je eerst wil sorteren, op basis van welk veld als volgende en daarop volgend. Dit kan op deze manier ingesteld worden:
Hierbij heb je de keuze uit de volgende opties:
- Medewerker
- Kostenplaats
- Kostendrager
- Startdatum
Deze instellingen zijn persoonsgebonden en blijven bewaard als je het scherm hebt opgeslagen.
Indienen formatie
Het indienen van de formatiebegroting kan enkel via het scherm Formatie overzicht. Het scherm Formatie mutaties is zo simpel mogelijk gehouden om zo eenvoudig te werken en de performance zo snel mogelijk te laten zijn. Ga dus naar het scherm Formatie overzicht om de formatiebegroting van jouw kostenplaats(en) in te dienen.
Als de formatiebegroting van een kostenplaats is ingediend, kunnen er ook via het scherm Formatie mutaties geen mutaties meer doorgevoerd worden. De dienstverbandregels van deze kostenplaats zullen hierdoor wit getoond worden en niet te wijzigen zijn.