In dit tabblad kunnen de baten en lasten worden herverdeeld. Dit tabblad is verder onderverdeeld in vier tabbladen.
Let op: de wijzigingen die worden aangebracht in dit scherm worden pas doorgerekend in de meerjarenbegroting, wanneer een vinkje is gezet bovenin het scherm, "Doorrekenen herverdeling" (zie afbeelding). Wanneer je daarna het scherm opslaat en verlaat, worden de wijzigingen doorgerekend. Als je dit niet doet, wordt de herverdeling pas in de nacht doorgerekend en is de volgende ochtend zichtbaar.
Het tabblad Baten en lasten van het scherm Herverdeling bestaat uit vier tabbladen. Om een herverdeling in te richten doorloop je de tabbladen in de volgorde zoals ze in het scherm staan. Hieronder vind je per tabblad uitleg terug.
Definitie
Op het eerste tabblad kun je bron- en verdeelsleutels toevoegen. Dit doe je door op de knop Toevoegen sleutel te klikken onder de tabel. Hierna verschijnt er een nieuwe regel die je kunt gaan inrichten. Dit doe je als volgt:
$stappen$
- Geef de sleutel de gewenste naam in de kolom Sleutel. Dit doe je door op de regel te klikken en vervolgens op het potloodje te klikken.
- Hierna ga je in de kolom Type aangeven of je een bron- of verdeelsleutel wilt aanmaken. Met een bronsleutel geef je bijv. aan welk percentage je af gaat romen bij de verschillende kostenplaatsen. Met een verdeelsleutel geef je aan waar het afgeroomde bedrag van de kostenplaatsen naar toe herverdeeld mag worden.
- Vervolgens ga je een niveau instellen. In deze kolom kun je kiezen tussen het niveau Kalenderjaar en Schooljaar. Afhankelijk van wat je gaat afromen selecteer je een van deze niveaus. Het kan bijv. zijn dat je ervoor kiest om op kalenderjaar af te romen, aangezien de begroting ook op kalenderjaar is vastgesteld. Je kunt er ook juist voor kiezen om op schooljaar af te romen, omdat de subsidie bijv. op schooljaar wordt ontvangen. Beide opties zijn mogelijk.
- Hierna geef je, indien je een bronsleutel hebt aangemaakt, aan in de kolom Invoer of je een percentage of een bedrag gaat afromen.
- Het is ook mogelijk om op basis van een rapportagefeit her te verdelen. Deze zou je ook zelf aan kunnen maken, zie hiervoor onderaan de pagina voorbeelden in de instructievideo's. Als je dit wilt, dan kun je in de kolom Rapportagefeit een rapportagefeit selecteren. Hierbij kun je bijv. kiezen uit het totaal aantal leerlingen, een grootboekrekening of een verdichting. Klik op het zwarte vierkantje om te zien welke keuzes er allemaal zijn.
- Als je een rapportagefeit hebt geselecteerd dan moet je ook de relatieve periode invullen. De relatieve periode geeft aan naar welke periode je verwijst. Als je naar het huidige jaar wilt verwijzen dan vul je hier een 0 in, als je naar het voorgaande jaar wilt verwijzen vul je -1 in als je naar het komende jaar of de komende jaren wilt verwijzen vul je 1, 2, 3 etc. in.
- Hierna moet er nog een status geselecteerd worden indien je een rapportagefeit hebt geselecteerd. Hierbij adviseren we altijd om de Prognose te selecteren, dit is namelijk de meest actuele status in Anago.
- Tot slot moet de sleutel waarbij een rapportagefeit geselecteerd is nog geüpdatet worden. Hiervoor selecteer je de betreffende sleutel in de kolom 'Selecteer' en gebruik je vervolgens de knop Update geselecteerde sleutels.
- Als je wil dat de sleutel met rapportagefeit automatisch iedere nacht geüpdatet wordt, zet dan het vinkje in de kolom Updaten.
$/stappen$
Hieronder zie je een voorbeeld van een ingerichte bron- en een ingerichte verdeelsleutel. Bij de verdeelsleutel is er voor gekozen om gebruik te maken van een rapportagefeit:
Bronsleutels
Als je jouw bron- en verdeelsleutel hebt aangemaakt kun je verder met het inrichten van de sleutels. Hiervoor ga je allereerst naar het tabblad Bronsleutels. Let op: als jouw bronsleutel is ingesteld op schooljaar, verzet dan de filter Jaar naar Schooljaar.
Op dit tabblad kun je aan gaan geven welk bedrag/percentage er afgeroomd gaat worden. Dit doe je door in de regel Afromen het gewenste percentage/bedrag in te vullen bij de betreffende kostenplaatsen. Dit zal er zoals onderstaande afbeelding uit moeten komen te zien.
Indien er gebruik is gemaakt van een rapportagefeit kun je aanvinken voor welke kostenplaatsen dit bedrag afgeroomd mag worden.
$note$
Bij een jaarovergang wordt de invoer/instellingen van de bronsleutels automatisch gekopieerd van het laatste zichtbare school-/kalenderjaar naar het nieuwe school-/kalenderjaar dat wordt toegevoegd bij de jaarovergang.
$/note$
Verdeelsleutels
Vervolgens ga je naar het tabblad Verdeelsleutels. Hier geef je aan aan welke kostenplaats(en) het afgeroomde bedrag/percentage uiteindelijk toebedeeld mag worden. Let op: als jouw verdeelsleutel is ingesteld op schooljaar, verzet dan de filter Jaar naar Schooljaar.
Als je er voor hebt gekozen om handmatig een verhouding in te vullen, dan kun je dit doen door een verhouding in te vullen in de rij Weging. Vervolgens zet je een vinkje bij de betreffende kostenplaatsen in de rij Toepassen. Hierna zal de rij Procentueel automatisch gevuld worden. Hierbij wordt de verdeling berekend op basis van de verhouding die jij hebt ingevuld. Als je bij twee kostenplaatsen een 1 hebt ingevuld, dan zal dit 50% per kostenplaats zijn. Zie onderstaande afbeelding met een voorbeeld van één kostenplaats die het volledige bedrag toebedeeld krijgt:
Mocht je gebruik maken van een rapportagefeit dan kun je vinkjes zetten bij de betreffende kostenplaatsen in de rij Toepassen. Aan de hand van het rapportagefeit en de vinkjes die jij zet zal de onderlinge weging berekend worden en omgezet worden naar een percentage.
$note$
Bij een jaarovergang wordt de invoer/instellingen van de verdeelsleutels automatisch gekopieerd van het laatste zichtbare school-/kalenderjaar naar het nieuwe school-/kalenderjaar dat wordt toegevoegd bij de jaarovergang.
$/note$
Herverdelen
Tot slot ga je op het laatste tabblad aangeven van welke grootboekrekening de afdracht plaats vindt en op welke grootboekrekening de herverdeling berekend moet worden. Dit doe je op het tabblad Herverdelen. Hiervoor doorloop je de volgende stappen:
$stappen$
- Voeg een nieuwe regel toe met de knop Toevoegen verdeelregel
- Geef de verdeelregel te naam die jij wilt. Dit doe je door op de regel te klikken in de kolom Verdeelregel en vervolgens op het potloodje te klikken.
- Vervolgens selecteer je een grootboekrekening waarover het bedrag/percentage afgeroomd mag gaan worden in de kolom Bron Gbr.
- Hierna selecteer je de grootboekrekening waarover de herverdeling berekend mag worden in de kolom Verdeel Gbr. Dit kan dezelfde grootboekrekening zijn, maar kan ook een andere grootboekrekening zijn. Als je dezelfde grootboekrekening selecteert, dan zien bijv. directeuren het bedrag dat overblijft voor hun kostenplaats. Als je een andere grootboekrekening selecteert, dan is voor bijv. de directeuren zichtbaar welk bedrag wordt afgestaan aan bijv. het bestuurskantoor.
- Vervolgens selecteer je de door jou aangemaakt bronsleutel in de kolom Bronsleutel.
- En tot slot selecteer je de door jou aangemaakt verdeelsleutel in de kolom Verdeelsleutel.
$/stappen$
Tip: Als je niet wilt dat er handmatig bedragen worden ingevoerd op de grootboekrekening waarop de herverdeling wordt berekend, dan kun je in het scherm Grootboekrekeningen het vinkje in de kolom Invoer uitzetten. De grootboekrekening wordt dan niet getoond in het scherm Overige baten en lasten, maar wel in de Meerjarenbegroting.
$note$
Let op: Als je een herverdeling maakt met een eigen rapportagefeit dat er geen , maar een . gebruikt wordt in de definitie van jouw rapportagefeit!
$/note$
Voorbeeld herverdelingen
Bekijk onderstaand enkele specifieke voorbeelden van herverdelingen/herverdeelregels: