Grootboekrekeningen

Dit scherm bestaat uit diverse tabbladen, welke hieronder worden beschreven.

$note$

Let op! De wijzigingen die worden aangebracht in dit scherm worden pas doorgerekend in de meerjarenbegroting, wanneer een vinkje is gezet bovenin het scherm. Zie hiervoor onderstaande afbeelding. Wanneer je daarna het scherm opslaat, worden de wijzigingen doorgerekend. 

 

$/note$

In een aantal tabbladen zullen rode cellen getoond worden als een grootboekrekening onterecht op inactief is gezet of koppelingen niet goed zijn ingesteld.  Voor uitleg over de rode cellen verwijzen wij naar Rode cellen.

Exploitatie

Uitleg per kolom: 

Kolom	Opmerking
Actief	Een grootboekrekening wordt alleen getoond in de invoerschermen en de rapportages als 'Actief' is aangevinkt.  Let op: Zet een grootboekrekening pas op inactief als dit rekeningnummer meer dan een jaar niet is gebruikt in je financieel systeem. Als je wilt voorkomen dat er toch bedragen op begroot kunnen worden, kun je de betreffende grootboekrekening uitvinken in het tabblad {Per kostenplaats}.
Verdichting	De kolom 'Verdichting' moet aangevinkt zijn. Hiermee voorkom je dat er direct op een verdichting kan worden geboekt. Nieuwe verdichtingen kun je zelf aanmaken.
Hiërarchie	In deze kolom wordt de EFJ verdichting getoond.
Module	De bekostiging, salariskosten en afschrijvingen mbt de investeringen worden berekend aan de hand van het bekostigings-, salaris- en investerinsmodel berekend. Grootboekrekeningen die hierop betrekking hebben dienen gekoppeld te worden aan de module Bekostiging, Salariskosten of Investeringen. Na de koppeling kun je op deze grootboekrekeningen niet handmatig begroten. Als de koppeling met de modules wordt aangepast, worden bekostiging, salariskosten of afschrijvingskosten niet meer doorgerekend naar de meerjarenbegroting en zal de cel roodkleuren. Wijzig dus niet zomaar een koppeling met een module waar een model aan gekoppeld is.
Baten/Lasten	Hier vul je Baten of Lasten in afhankelijk van het grootboekrekeningtype.
Balans/Exploitatie	Hier vul je Balans of Exploitatie in afhankelijk van het grootboekrekeningtype. In het tabblad Exploitatie dient hier Exploitatie te staan.
Personeelskosten	In de kolom 'Personeelskosten' kan  met een vinkje worden aangegeven of een grootboekrekening personeelskosten gerelateerd is. Als een grootboekrekening actief is wordt de grootboekrekening meegenomen in berekeningen en rapportages omtrent personeelskosten. Wil je dat de rapportages in Cogix identiek aan het loonjournaal worden getoond dan dien je alle grootboekrekeningen die in het loonjournaal voorkomen aan te vinken als personeelskosten.
BPF en Label BFP	In de kolom 'BFP' kun je d.m.v een percentage aangeven voor hoeveel procent een bepaalde grootboekrekening in het bestuursformatieplan moet worden meegenomen. Middels een procentuele schatting kun je onderscheid maken tussen het wel of niet meenemen van personeels-/materieelkosten van sommige grootboekrekeningen. In de kolom 'Label BFP' kan een andere naam aan de grootboekrekening worden gegeven, welke alleen getoond wordt in het bestuursformatieplan.  Het Bestuursformatieplan is bestuursspecifiek en wordt daarom niet door Cogix ingericht. Voor een uitgebreide instructie verwijzen wij naar Inrichting bestuursformatieplan. Let op: Als je een percentage BFP aanpast, moet je daarna 'Doorrekenen financieel' aanvinken om het BFP door te rekenen. Als dit vinkje niet wordt gezet, zal de verwerking 's nachts gebeuren.
Negatief	Bij een grootboekrekening die betrekking heeft op baten, dient het vinkje te staan zodat deze bedragen in de invoerschermen en rapportages juist getoond worden.

 

Nieuwe grootboekrekening toevoegen

Als in het bronsysteem een grootboekrekening wordt toegevoegd wordt deze na het inlezen van de realisatie getoond in het scherm 'Nieuwe grootboekrekeningen' onder 'Begrotingsproces'. (dit onderdeel wordt hierna besproken) (zie Nieuwe grootboekrekeningen) 

$note$

Maak alleen handmatig een grootboekrekening aan als je dit grootboeknummer niet in je bronsysteem wilt gebruiken. 

$/note$

Als je een grootboekrekening toch alleen in Cogix wilt gebruiken kun je onderstaande stappen volgen om een grootboekrekening toe te voegen:

$stappen-groen$

1. In het tabblad {Exploitatie} voeg je een nieuw grootboeknummer toe met de knop $hamburger$, welke links in de werkbalk Grootboekrekening te vinden is. Klik op {Nieuw(e) toevoegen}. 
2. Onderaan het scherm wordt een nieuwe regel aangemaakt 'New grootboekrekening'.
3. Klik op deze regel en diverse icoontjes zullen worden getoond. 
4. Klik op $potlood$ en onderstaand scherm wordt geopend:
5. Vul bij Standaardlabel de cijfers van het grootboeknummer (bijv 8000) in. In het veld Lang label vul je het grootboeknummer, '-' en omschrijving (bijv. 8000 - Vergoeding salariskosten) in.
6. Klik op {Opslaan}.
7. Vul vervolgens alle overige kolommen.  
8. De volgorde van tonen kun je aanpassen met $verplaats$, $omhoog$ of $omlaag$. Pas je de volgorde niet aan, dan zal het nachtmodel de volgorde goed zetten.
9. Als alle stappen voor het aanmaken van een grootboekrekening zijn doorlopen moeten, afhankelijk van grootboekrekeningtype, de modellen nog doorgerekend worden. Het is aan te raden tijdens het doorrekenen geen gebruikers in Cogix te laten begroten. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen.

 $/stappen-groen$

Verbijzondering

Als je begroot op kostendrager/project kun je hier voor de betreffende grootboekrekening de verbijzondering toevoegen. Voor een uitgebreide instructie verwijzen wij naar Begroten op kostendrager

 

Per kostenplaats

In dit scherm kun je eventueel grootboekrekeningen uitvinken per kostenplaats. De grootboeknummers worden weergegeven voor alle kostenplaatsen, voor de module die is geselecteerd in de filter. Een vinkje achter een grootboeknummer geeft aan dat dit grootboeknummer actief is voor de bijbehorende kostenplaats. 

Met de filter boven in het scherm kun je de module wijzigen die wordt weergeven. Ook is het mogelijk om in de lijst met grootboekrekeningen te zoeken door middel van het $omlaag$ rechts bovenin de kolom 'Gbr'.

Balans

Het tabblad {Balans} toont op dit moment alleen nog de EFJ verdichtingen die gebruikt worden voor de continuïteitsparagraaf. In de toekomst zullen wij de balansrekeningen gaan inlezen en zal dit tabblad verder worden gevuld. 

  

Per feit

De bekostiging wordt berekend aan de hand van feiten. In deze tabel koppel je feiten aan grootboekrekeningen. Je kunt alleen een grootboekrekening selecteren als deze in het tabblad 'Exploitatie' is gekoppeld aan de module Bekostiging. Klik in de gewenste cel van de kolom 'Grootboekrekening' en selecteer de juiste rekening in de drilldown.

Voor wijzigingen in dit scherm moet zowel financieel als bekostiging doorgerekend worden. Vink hiervoor {Doorrekenen financieel} en {Doorrekenen bekostiging} aan. Sla het scherm op. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen.

Niet koppelen

In de kolom {Niet koppelen} kun je dmv het vinkje aangeven dat een feit niet getoond mag worden in het scherm 'Leerlingaantallen en overige kerncijfers'. 

$note$

Let op: Als een feit niet gekoppeld is, wordt de bekostiging niet via het bekostigingsmodel berekend en zult je dit handmatig moeten begroten. De grootboekrekening waar je op wilt gaan begroten dien je te koppelen aan de module 'Overige financieringsstromen decentraal/centraal'.

$/note$

Bij onjuiste koppelingen  in de tabbladen op het scherm 'Grootboekrekeningen' zullen een rode cellen worden getoond. 

t=0

Als je werkt met t=0 dan kun kun in de kolom {t=0} de feiten aanvinken die je wilt toerekenen op t=0. Tevens geef je aan op welke grootboekrekening de afroming kan worden geboekt. (voor het instellen van t=0 verwijzen wij naar t=0)

Ook hier geldt dat tijdens het doorrekenen het wenselijk is om geen gebruikers te laten begroten in Cogix.

Per salariscomponent

In dit scherm koppel je grootboekrekeningen aan Cogix salaris componenten per kostendrager. 

 Als er wijzigingen m.b.t. de salariskosten hebben plaatsgevonden, dan moet, naast doorrekenen financieel ook doorrekenen salaris worden aangevinkt. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen.

Ook hier geldt dat tijdens het doorrekenen het wenselijk is om geen gebruikers te laten begroten in Cogix.

Niet koppelen

In de kolom {Niet koppelen} kun je d.m.v het vinkje aangeven dat een salariscomponent niet gekoppeld mag/hoeft te worden aan een grootboekrekening.  

$note$

Let op: Als een salariscomponent niet gekoppeld is, wordt deze salariscomponent niet via het salarismodel berekend en niet getoond in de rapportages. De kolom 'Niet koppelen' zal rood zijn. Als je één kostendrager wel koppelt zal de rode cel niet worden getoond en worden voor deze ene kostendrager de loonkosten wel berekend.

$/note$

 Per investeringstype

In dit scherm worden de investeringstypes gekoppeld aan afschrijvingstermijnen en grootboekrekeningen. 

Met de knop $hamburger$ in de werkbalk van de grafiek kun je een nieuw investeringstype toevoegen. Als je hierop klikt, kun je doorklikken op Nieuw(e) toevoegen.

 

Niet koppelen

In de kolom {Niet koppelen} kun je d.m.v het vinkje aangeven dat op een investeringstype niet begroot kan worden.   

$note$

Let op: Als een investeringstype niet gekoppeld is, worden oude investeringen ook niet berekend en getoond in de rapportages. 

$/note$

Als er wijzigingen m.b.t. de investeringen hebben plaatsgevonden, dan moet, naast doorrekenen financieel ook doorrekenen investeringen worden aangevinkt. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen.

Ook hier geldt dat tijdens het doorrekenen het wenselijk is om geen gebruikers te laten begroten in Cogix.