Instructievideo
Indien er een koppeling met het financieel systeem is geregeld, wordt de financiële realisatie iedere nacht ingelezen. De gegevens worden standaard getoond t/m de laatste volledige voorgaande maand. De functioneel beheerder kan eventueel de gegevens van de lopende maand zichtbaar maken.
Je opent het scherm als volgt:
$stappen$
- Als je het scherm opent zal onderstaand scherm worden getoond.
- Vink een maand aan en klik op klaar.
- De maandrapportage zal geopend worden.
Standaard
Op het tabblad zie je de maandrapportage financieel per verdichting. Door de filter Hiërarchie aan te passen, kun je ook de grootboekrekeningen inzichtelijk maken. Op dit tabblad kun je filteren op een kostenplaats of kostendrager.
Het scherm is door de functioneel beheerder in te stellen voor alle gebruikers, maar kan ook gebruikersafhankelijk aangepast worden. De functioneel beheerder kan via Instellingen kolommen de instellingen voor alle gebruikers maken op dit tabblad:
Op het tabblad Standaard (persoonsgebonden) kunnen eigen persoonsgebonden afwijkende instellingen gemaakt worden.
Je kunt op beide tabbladen het volgende instellen:
$stappen$
- In de kolom status kun je selecteren of je de Realisatie, Begroting, Prognose of Rollende prognose wilt tonen.
- In de kolom Maand/Cumulatief/Jaar kun je aangeven op welk niveau je de status wilt tonen.
- In de kolom Relatieve periode kun je aangeven welke maand, cumulatief niveau of jaarniveau je wilt zien. Indien je 0 invult, geef je aan dat je de huidige maand getoond wilt hebben, cumulatief t/m de huidige maand en het huidige jaar wilt tonen.
- In de kolom Afslag kan je eventueel een specifieke afslag selecteren die getoond wordt voor de regel die je ingesteld hebt. Hierdoor kun je bijv. de huidige situatie vergelijken met een afslag.
- In de kolommen met Verschil kun je aangeven tussen welke rijen je een verschil wil berekenen en of het een procentueel of absoluut verschil betreft. Dit kan op deze manier:
- Met de kolom Scheidingslijn kun je aangeven dat er een scheidingslijn tussen twee kolommen komt te staan.
- Met de kolom Titel zorg je ervoor dat je een titel kunt instellen. Dit is alleen noodzakelijk indien er een verschil ingesteld staat. In andere gevallen is het een optie om een afwijkende titel in te stellen, maar dit is niet noodzakelijk.
$/stappen$
De instellingen van de verschillende kolommen kan er bijv. zo uit komen te zien:
Het scherm wordt dan naar wens bijgewerkt en ziet er bijv. zo uit:
Op deze manier kun je flexibel naar eigen wens de maandrapportage opbouwen.
$note$
Boekingsregels
Het is nog steeds mogelijk om door te klikken op alle bedragen. Indien er ook boekingsregels ingelezen zijn, is het ook mogelijk om door te klikken naar de boekingsregels:
$/note$
$note$
Begrotingsregels
Het is mogelijk om in de prognose/begrotingskolom door te klikken naar begrotingsregel als dit op deze manier is ingevoerd in het scherm Overige baten en lasten. Hiervoor klik je in het hoofdscherm door op het bedrag op de grootboekrekening. Vervolgens klik je nogmaals door op het bedrag in het tweede scherm dat zich opent. Het scherm dat zich opent ziet er als volgt uit indien er niet verbijzonderd is naar kostendrager:
Indien er wel verbijzonderd is naar kostendrager ziet het scherm er als volgt uit:
Bovenstaande voorbeelden zijn op het laagste kostenplaatsniveau. Als je op een hoger niveau doorklikt, zal je ook een uitsplitsing naar begrotingsregels per kostenplaats terugzien:
$/note$
$note$
Toelichting
De toelichting van voorgaande maand wordt automatisch bij het vrijgeven van een nieuwe realisatiemaand doorgezet naar deze nieuw vrijgegeven maand.
$/note$
Per kostenplaats
Op het tabblad Per kostenplaats, kun je naar eigen wens alle of meerdere kostenplaatsen naast elkaar inzichtelijk maken. Dit ziet er als volgt uit:
Via de knop Selecteer kostenplaatsen kun je zelf bepalen welke kostenplaatsen je naast elkaar inzichtelijk wil maken. Hierbij zit er een beperking op op basis van de ingestelde autorisatie. Je ziet dus alleen de kostenplaatsen waarvoor jouw gebruiker geautoriseerd is. Dit ziet er als volgt uit:
Door het vinkje Automatisch onderliggend aanvinken aan te zetten, worden de onderliggende kostenplaatsen die gekoppeld zijn aan een hogere hiërarchie meteen mee aangevinkt.
Via de knop Instellingen kolommen is het voor de functioneel beheerder ook mogelijk om de instellingen van het tabblad Per kostenplaats naar wens in te stellen. Dit werkt op dezelfde manier als beschreven onder het kopje Standaard. De instellingen kunnen er als volgt uit zien:
$note$
Ook hier is het mogelijk om door te klikken op alle bedragen. Indien er ook boekingsregels ingelezen zijn, is het ook mogelijk om door te klikken naar de boekingsregels:
Hetzelfde geldt voor de begrotingsregels:
$/note$
Per kostendrager
Op het tabblad Per kostendrager, kun je naar eigen wens alle of meerdere kostendragers naast elkaar inzichtelijk maken. Dit ziet er als volgt uit:
Via de knop Selecteer kostendragers kun je zelf bepalen welke kostendragers je naast elkaar inzichtelijk wil maken. Hierbij zit er een beperking op, waardoor er maximaal 20 kostendragers geselecteerd kunnen worden. Dit omdat dit anders ten kosten van de performance gaat. Dit ziet er als volgt uit:
Door het vinkje Automatisch onderliggend aanvinken aan te zetten, worden de onderliggende kostendragers die gekoppeld zijn aan een hogere hiërarchie meteen mee aangevinkt.
Via de knop Instellingen kolommen is het voor de functioneel beheerder ook mogelijk om de instellingen van het tabblad Per kostendrager naar wens in te stellen. Dit werkt op dezelfde manier als beschreven onder het kopje Standaard. De instellingen kunnen er als volgt uit zien:
$note$
Ook hier is het mogelijk om door te klikken op alle bedragen. Indien er ook boekingsregels ingelezen zijn, is het ook mogelijk om door te klikken naar de boekingsregels:
Hetzelfde geldt voor de begrotingsregels:
$/note$