In dit scherm is het mogelijk om een projectbegroting en/of prognose op te stellen. Let op dit is een extra af te nemen module. De projecten worden automatisch ingelezen indien er een koppeling is met het financiële bronsysteem. Dit zelfde geldt ook voor de projectbegroting en/of prognose indien deze aanwezig is in het bronsysteem. Op dit moment is er een koppeling met de projectmodule van Afas en ExactFinancials.
Administratie
Op dit tabblad kun je de projectbegroting en/of prognose per project raadplegen en aanpassen. Je kunt hier bestaande projecten selecteren of een nieuw project aanmaken.
Toevoegen Project
$stappen$
- Klik op de knop 'Toevoegen project'. Onderstaand scherm opent zich:
- Vul bij 'Code' de code, eventueel uit het bronsysteem, in. Dit veld is verplicht indien 'Omschrijving' niet is ingevuld.
- Vul in het veld 'Omschrijving' de omschrijving van het project in. Dit veld is verplicht indien 'Code' niet is ingevuld.
- Selecteer bij 'Hiërarchie' de hiërarchie waaronder het project valt. Dit is een verplicht veld.
- Vul bij 'Kostenplaats' de kostenplaats van het project in. Dit veld is niet verplicht.
- Vul bij 'Kostendrager' de kostendrager van het project in. Dit veld is niet verplicht.
- Vul bij 'Begindatum' de begindatum van het project in. Dit veld is niet verplicht.
- Vul bij 'Geplande einddatum' de geplande einddatum van het project in. Dit veld is niet verplicht.
- Vul bij 'Werkelijke einddatum' de werkelijke einddatum van het project in. Dit veld is niet verplicht.
- Vul bij 'Projectleider' de projectleider van het project in. Dit veld is niet verplicht.
- Vul bij 'Opdrachtgever' de opdrachtgever van het project in. Dit veld is niet verplicht.
- Klik vervolgens op de knop 'Toevoegen'.
$/stappen$
In het scherm zie de stamgegevens van het geselecteerde project terug, en deze kunnen ook op dit scherm worden aangepast:
Opstellen/aanpassen Projectbegroting en/of prognose
Vervolgens kan je een projectbegroting op het geselecteerde project maken. Dit kan op Kalender/School/Studiejaar, afhankelijk van de filter.
De begroting kan gevuld worden op basis van begrotingsregels. Je kan een nieuwe begrotingsregel toevoegen d.m.v. de knop 'Toevoegen begrotingsregel'. De omschrijving van de begrotingsregel kan worden aangepast d.m.v. het rood omrande tekentje: .
Het is verplicht om een kostensoort, kostenplaats en kostendrager te selecteren voor de betreffende begrotingsregel. Kostenplaats en Kostendrager worden automatisch gevuld op basis van de stamgegevens van het project. Vervolgens kan de begroting gevuld worden. Wanneer er op jaarniveau begroot wordt, worden automatisch de maanden van het jaar gevuld en andersom.
De ingevulde getallen worden ook automatisch verwerkt in de project begroting/prognose:
Instellingen kolommen
De kolommen die zichtbaar zijn, zijn in te stellen via 'Instellingen kolommen' door functioneel beheerders.
$stappen$
- Klik op 'Instellingen kolommen' en het instellingen scherm opent.
- In de kolom 'Status' kan de status ingesteld worden, er kan gekozen worden tussen Begroting, Prognose, Realisatie of Rollende prognose.
- In de kolom 'Jaar' kan het jaar ingesteld worden. De jaren die geselecteerd kunnen worden zijn afhankelijk van de status: bijv. bij realisatie kunnen alleen de jaren geselecteerd worden waarop al gerealiseerd is.
- In de kolom niveau kan je kiezen tussen 'Maand' en 'Jaar' niveau. Wanneer je op maandniveau wil begroten, kan je kiezen voor 'Maand'. Wanneer je op jaarniveau wil begroten kan je kiezen voor 'Jaar'.
$/stappen$
Meerjarenbegroting
Wanneer je meteen het effect van wijzigingen in de projecten op de meerjarenbegroting wilt inzien, klik je op de knop Herbereken meerjarenbegroting. De kostensoorten moeten dan wel aan een grootboekrekening gekoppeld zijn en het vinkje doorzetten naar grootboekrekening bij projectinstellingen aangevinkt zijn. Wanneer je daarna naar het tabblad Meerjarenbegroting gaat, zie je de gewijzigde meerjarenbegroting. Dit zowel 'Per jaar' als 'Per kostenplaats'