In het scherm Nulstand Foleta is het mogelijk om voor een of meerdere kostenplaatsen een nulstand personeel in te lezen op basis van de koppeling met Foleta. Hiervoor zal er allereerst een koppeling met Foleta gelegd moeten worden, indien je hier meer informatie over wilt ontvangen, neem dan contact op met onze helpdesk. Het inlezen van de Nulstand Foleta is toegevoegd aan Anago om te voorkomen dat dubbel invoer gedaan moet worden, zowel in Foleta als in Anago.
Instellingen
Voordat er gestart kan worden met het inlezen van de Nulstand personeel op basis van Foleta, moeten er een aantal instellingen gemaakt worden. Indien deze instellingen al gemaakt zijn, kunnen deze stappen overgeslagen worden.
$stappen$
- Ga naar het scherm Kostenplaatsen onder het kopje Instellingen.
- Zet op het eerste tabblad de vinkjes Foleta indien er een koppeling gemaakt moet worden tussen de financiële kostenplaats en een Foleta kostenplaats:
- Ga vervolgens naar het tabblad Foleta kostenplaats.
- Maak hier de koppeling tussen de Foleta kostenplaatsen en de financiële kostenplaatsen:
- Sla het scherm op.
- Ga vervolgens naar het scherm Kostendragers onder het kopje Instellingen.
- Maak op het tabblad Foleta aanstellingstypes eventueel de koppeling tussen aanstellingstypes en kostendragers in Anago. De dienstverbanden met dat specifieke aanstellingstype worden dan automatisch gekoppeld aan de gekoppelde kostendrager:
- Sla het scherm op.
$/stappen$
Nulstand Foleta
Nu alle instellingen zijn ingesteld/nagelopen, kan de nulstand Foleta ingelezen gaan worden. Hierbij is het van belang dat Foleta volledig en juist gevuld is. In Foleta moet bijvoorbeeld het HRM id van een medewerker ten alle tijde juist worden ingevuld en overeenkomen met het personele bronsysteem, zodat Anago de medewerkers uit Foleta kan matchen met medewerkers uit het personele bronsysteem. Daarnaast dienen ook altijd de aanstellingstypes en eventueel de kostendragers, indien gewenst, volledig gevuld te zijn.
Doorloop voor het inlezen van de Nulstand Foleta de volgende stappen:
$stappen$
- Lees allereerst de Nulstand personeel op basis van het personele bronsysteem in. Dit doe je zodat het actuele medewerkerbestand beschikbaar is in Anago. Ga hiervoor naar het scherm Nulstand personeel onder het kopje Begrotingsproces en doorloop de stappen.
- Als de nulstand personeel op basis van het personele bronsysteem is ingelezen en doorgerekend, ga je de ingelezen Foleta dienstverbanden controleren. Dit kan via het scherm Formatie, tabblad Foleta dienstverbanden. De medewerkers en dienstverbanden uit Foleta worden automatisch iedere nacht uitgelezen uit Foleta en ingelezen in Anago.
- Ga vervolgens naar het scherm Nulstand Foleta. Dit scherm is ook terug te vinden onder het kopje Begrotingsproces.
- In dit scherm kun je daadwerkelijk de nulstand op basis van Foleta gaan inlezen. Hierbij heb je bij stap 2 de mogelijkheid om het huidige of het volgende schooljaar te selecteren.
- Daarnaast heb je de keuze mogelijkheid om voor één, meerdere of alle kostenplaatsen de nulstand op basis van Foleta in te lezen:
- Klik vervolgens op de knop Inlezen nulstand Foleta.
- Het is hierbij ook mogelijk om meerdere kostenplaatsen na elkaar in te lezen, hierbij hoeft er tussendoor niet opgeslagen te worden.
$/stappen$
Effect nulstand Foleta
Wat is het effect van een nulstand Foleta en welke situaties doen zich voor?
$stappen$
- Na het inlezen van een nulstand Foleta krijgen lopende dienstverbanden uit het personele bronsysteem een einddatum in Anago. Stel je leest een nulstand in op basis van schooljaar 2022/2023, dan krijgen lopende dienstverbanden in Anago vanuit het personele bronsysteem de einddatum 31-07-2022 mee.
- Bij medewerkers met een startdatum na bijvoorbeeld 01-08-2022, indien de nulstand Foleta voor schooljaar 2022/2023 is ingelezen, wordt het dienstverband vanuit het personele bronsysteem automatisch op inactief gezet.
- Bij medewerkers met aanstellingen vanuit Foleta, zie je de dienstverbanden uit het personele bronsysteem terugkomen en uit Foleta. Hierbij zie je het onderscheidt, doordat het veld Aanstellingstype gevuld zal zijn. Daarnaast zal ook de code van de dienstverbanden anders zijn, waarbij een de medewerkercode van het personele bronsysteem bevat en een de medewerkercode vanuit Foleta.
- Indien er een nieuwe medewerker/vacature is toegevoegd in Foleta die (nog) bestaat in Anago, dan wordt deze nieuwe medewerker/vacature ook als nieuwe medewerker/vacature aangemaakt in Anago. Let er hierbij wel op dat het niet mogelijk om een functie/schaal/periodiek op te nemen in Foleta. Deze nieuwe medewerker/vacature wordt hierdoor in Anago als inactief weergegeven. Zet hiervoor de filter Medewerkerselectie op Alle in het scherm Formatie en voeg alsnog de functie, schaal en periodiek toe voor de nieuwe medewerker/vacature.
- Indien je de nulstand Foleta ongedaan wilt maken, kan er een nieuwe nulstand personeel ingelezen worden op basis van het personele bronsysteem. Let er hierbij wel op dat hierbij geen onderscheidt in kostenplaats aangebracht kan worden, de nulstand moet dus voor alle kostenplaatsen opnieuw ingelezen worden.