Voorspel overige baten en lasten

Index

1. Overzicht
2. Doel
3. Belangrijkste elementen
4. Stap 1: Instellingen controleren
5. Stap 2: Te voorspellen jaar
6. Stap 3: Kostenplaatsen selecteren
7. Stap 4: Voorspelling genereren
8. Voorwaarden
9. Fouten
10. FAQ
11. Begrippenlijst
12. Metadata

1. Overzicht

In het scherm Voorspel overige baten en lasten haal je een AI-gegenereerde voorspelling op voor de overige baten en lasten van het komende begrotingsjaar. De voorspelling wordt per grootboekrekening en kostenplaats gegenereerd en is daarna zichtbaar in het scherm Overige baten en lasten.

Je gebruikt dit scherm om:

• te zien voor welk jaar een voorspelling beschikbaar is
• te selecteren voor welke kostenplaatsen je een voorspelling wilt genereren
• de voorspelling te starten met één klik op de knop

2. Doel

Het doel van het scherm Voorspel overige baten en lasten is om snel en eenvoudig een voorspelling op te halen voor het komende begrotingsjaar. Dit bespaart tijd bij het handmatig invullen van de begroting voor overige baten en lasten en geeft een goed startpunt voor het begrotingsproces.

3. Belangrijkste elementen

In het scherm Voorspel overige baten en lasten vind je de volgende elementen terug:

• Toelichting stap 1 – een beschrijving van de instellingen die relevant zijn voor de kwaliteit van de voorspelling, zoals welke grootboekrekeningen worden meegenomen.
• Te voorspellen jaar stap 2 – toont het jaar waarvoor de voorspelling wordt gegenereerd. Dit is doorgaans het eerste nog niet-goedgekeurde begrotingsjaar.
• Kostenplaatsenlijst stap 3 – een lijst van alle actieve kostenplaatsen waarvoor jij geautoriseerd bent, met de mogelijkheid om deze aan- of uit te vinken.
• Knop Voorspel overige baten en lasten stap 4 – start de voorspelling voor de geselecteerde kostenplaatsen.

4. Stap 1: Instellingen controleren

De voorspelling wordt alleen gegenereerd voor grootboekrekeningen die voldoen aan een aantal basisinstellingen. Controleer daarom vóórdat je een voorspelling ophaalt of de volgende instellingen correct staan:

• De vinkjes Actief en Invoer staan aan voor de grootboekrekeningen die je wilt voorspellen.
• De hiërarchie van grootboekrekeningen is correct ingericht. Dit wordt gebruikt bij het opstellen van de voorspelling.
• Grootboekrekeningen uit andere modules (zoals bekostiging of formatie) worden niet voorspeld. Deze zijn niet wijzigbaar in Overige baten en lasten.
• Grootboekrekeningen die via een herverdeling worden berekend, worden bij voorkeur niet voorspeld. Zet het vinkje Invoer uit voor deze rekeningen als dat mogelijk is.

5. Stap 2: Te voorspellen jaar

Het scherm toont automatisch het jaar waarvoor een voorspelling beschikbaar is. Dit is in de meeste gevallen het eerste nog niet-goedgekeurde begrotingsjaar (kalenderjaar). Je hoeft hier verder niets in te stellen.

Als er geen jaar wordt getoond, is de voorspelling voor dat moment nog niet beschikbaar. De knop in stap 4 is dan uitgeschakeld.

6. Stap 3: Kostenplaatsen selecteren

Selecteer de kostenplaatsen waarvoor je een voorspelling wilt genereren. De lijst toont alle actieve kostenplaatsen waarvoor jij geautoriseerd bent.

• Vink individuele kostenplaatsen aan of gebruik de hogere niveaus om meerdere kostenplaatsen tegelijk aan- of uit te vinken.
• De voorspelling wordt altijd op laagste kostenplaatsniveau gegenereerd. Hogere niveaus dienen alleen als hulpmiddel bij de selectie.
• Zolang geen enkele kostenplaats is aangevinkt, is de knop in stap 4 uitgeschakeld.

We raden aan om de voorspelling in één keer voor alle kostenplaatsen op te halen (stichtingsniveau), zodat de voorspelling een volledig beeld geeft.

7. Stap 4: Voorspelling genereren

Klik op de knop Voorspel overige baten en lasten om de voorspelling te starten. De voorspelling wordt direct opgehaald voor de geselecteerde kostenplaatsen.

Na het genereren:

• Zijn de voorspelde bedragen zichtbaar in de kolom Voorspelling in het scherm Overige baten en lasten. Deze kolom wordt automatisch ingeschakeld als dit nog niet het geval was.
• Worden de kostenplaatsen in het scherm automatisch uitgevinkt, zodat het scherm klaar is voor eventueel nieuw gebruik.

De voorspelling is uitsluitend bedoeld als voorstel ter ondersteuning van de gebruiker. Controleer de bedragen altijd zorgvuldig voordat je ze gebruikt. Aan de voorspelde bedragen kunnen geen rechten worden ontleend. De inhoud is gegenereerd met behulp van AI-technologie. Klik door op de bedragen om de toelichting/onderbouwing te analyseren.

Instructievideo – Voorspel overige baten en lasten

8. Voorwaarden

• De aanvullende module Budget Assistent wordt afgenomen.
• Je hebt autorisatie voor het scherm Voorspel overige baten en lasten.
• Er is een voorspelling beschikbaar voor het te begroten jaar. Dit wordt jaarlijks ingesteld uiterlijk voor eind augustus.
• Je hebt autorisatie voor ten minste één kostenplaats.

9. Fouten

Er wordt geen jaar getoond bij stap 2.
→ De voorspelling is nog niet beschikbaar voor het komende begrotingsjaar. Dit wordt jaarlijks beschikbaar gesteld uiterlijk per eind augustus.

De knop Voorspel overige baten en lasten is uitgeschakeld.
→ Controleer of er een jaar wordt getoond bij stap 2 én of er minimaal één kostenplaats is aangevinkt bij stap 3. Zijn beide gevuld, dan is de knop beschikbaar.

Een kostenplaats staat niet in de lijst.
→ Controleer of je voor die kostenplaats geautoriseerd bent en of de kostenplaats actief is in de applicatie.

De voorspellingskolom is na het genereren niet zichtbaar in Overige baten en lasten.
→ De kolom Voorspelling wordt automatisch ingeschakeld na het ophalen. Controleer of het filter in Overige baten en lasten op Kalenderjaar en Voor herverdeling staat. De kolom is alleen zichtbaar op jaarniveau. De kolom is ook handmatig aan of uit te vinken via de knop Instellingen.

10. FAQ

Moet ik de voorspelling elk jaar opnieuw ophalen?
Ja. De voorspelling wordt niet automatisch gegenereerd. Je haalt zelf een voorspelling op via dit scherm, op het moment dat dit voor jou het beste past in het begrotingsproces.

Kan ik een voorspelling ophalen voor slechts één kostenplaats?
Ja. Je kunt per voorspellingsactie zelf kiezen voor welke kostenplaatsen je een voorspelling genereert. We raden aan om dit in één keer voor alle kostenplaatsen te doen, zodat de kolom Voorspelling een volledig beeld geeft.

Kan ik de voorspelling verversen als er gegevens zijn gewijzigd?
Ja. Als er na het ophalen relevante gegevens zijn veranderd, zoals leerlingenaantallen of realisatiecijfers, kun je via dit scherm een nieuwe voorspelling ophalen voor de gewenste kostenplaatsen. De nieuwe voorspelling vervangt de eerdere.

Wat gebeurt er met de voorspelling na het goedkeuren van de begroting?
De voorspelling is na goedkeuring niet meer zichtbaar in Overige baten en lasten. Je kunt de voorspelling wel nog terugvinden en vergelijken in het scherm Analyse voorspelling.

Wordt de voorspelling ook gebruikt in scenarioplanning?
Nee. De voorspelling is alleen beschikbaar in Overige baten en lasten en in Analyse voorspelling.

11. Begrippenlijst

• Budget Assistent – de AI-functionaliteit in Anago waarmee voorspellingen worden gegenereerd voor overige baten en lasten.
• Voorspelling – een AI-gegenereerde schatting van de overige baten en lasten voor het komende begrotingsjaar, gebaseerd op historische realisatie en kenmerken van de organisatie/locatie.
• Voorspelbare grootboekrekening – een grootboekrekening die in aanmerking komt voor een voorspelling: de rekening behoort tot de module Overige baten en lasten, is actief en heeft het vinkje Invoer aan staan in het scherm Grootboekrekeningen.
• Kostenplaats – de organisatorische eenheid waaraan kosten worden toegerekend, bijvoorbeeld een afdeling of locatie.
• Kalenderjaar – een begrotingsjaar van januari tot en met december. De Budget Assistent ondersteunt op dit moment alleen voorspellingen op kalenderjaarniveau.

12. Metadata

• Scherm: Voorspel overige baten en lasten
• Module: Begrotingsproces