Index
- Overzicht
- Doel
- Belangrijkste elementen
- Afslag maken
- Autorisatie instellen
- Voorwaarden
- Fouten
- FAQ
- Begrippenlijst
- Metadata
1. Overzicht
In het scherm Afslag maken maak je een kopie van de gegevens op een bepaald moment, een zogenoemde afslag. Zo kun je bijvoorbeeld vóór de start van het begrotingsproces of na het definitief afronden van de begroting vastleggen hoe de gegevens er op dat moment uitzagen.
Je gebruikt dit scherm om:
- een nieuwe afslag aan te maken
- afslagen te verwijderen
- gebruikers te autoriseren voor het inzien van een afslag
De afslagen die je in dit scherm aanmaakt, zijn vervolgens in rapportages te selecteren om gegevens van verschillende momenten met elkaar te vergelijken.
2. Doel
Het doel van dit scherm is om op ieder gewenst moment een vaste momentopname van de gegevens te bewaren. Zo kun je later altijd terugzien hoe de situatie op dat moment was, ook als er daarna nog wijzigingen zijn doorgevoerd.
3. Belangrijkste elementen
Dit scherm bestaat uit twee tabbladen:
- Afslag: hier maak je een afslag aan en beheer je bestaande afslagen
- Autorisatie: hier bepaal je welke gebruikers welke afslag mogen inzien
In elke rapportage zijn in het filter alleen de afslagen zichtbaar waarvoor je als gebruiker bent geautoriseerd. In het scherm Personele mutaties basis afslag kun je op eenvoudige wijze verschillen tussen medewerkers en dienstverbanden tussen verschillende afslagen vergelijken.
- Er kunnen maximaal 13 afslagen worden gemaakt
Let op: ieder jaar worden in augustus alle oude (2 jaar en ouder) en inactieve afslagen verwijderd.
4. Afslag maken
Op het tabblad Afslag maak en beheer je de afslagen.
Stappenplan
- Klik op de knop Toevoegen afslag.
- Er opent een nieuw scherm.
- Geef de afslag een naam.
- Geef eventueel een omschrijving mee, bijvoorbeeld de datum waarop de afslag is gemaakt. Zo weet je altijd op welk moment de afslag is vastgelegd.
- Klik op het potloodje om gebruikers te autoriseren voor deze afslag.
- Klik op de knop Toevoegen.
- Sla het scherm op.
- De afslag wordt aangemaakt. Dit kan enige tijd in beslag nemen, tot ongeveer een half uur.
-
Afslag verwijderen
- Klik op het prullenbakje achter de afslag die je wilt verwijderen.
- Je krijgt een melding waarin gevraagd wordt of je zeker weet dat je de afslag wilt verwijderen.
- Klik op Verwijderen om de afslag definitief te verwijderen.
5. Autorisatie instellen
Op het tabblad Autorisatie beheer je per gebruiker en per afslag wie toegang heeft.
- Een afslag is op dit tabblad alleen zichtbaar als op het tabblad Afslag het vinkje actief bij deze afslag staat.
- Een vinkje achter een gebruiker onder een bepaalde afslag zorgt ervoor dat deze gebruiker geautoriseerd is om die afslag in te zien.
6. Voorwaarden
- Autorisatie voor het scherm Afslag maken
- Toegang tot de betreffende afslag om deze in rapportages te kunnen raadplegen
7. Fouten
Afslag niet zichtbaar in de rapportage
→ Je bent niet geautoriseerd voor deze afslag, of het vinkje "actief" staat niet aan op het tabblad Afslag.
Afslag is nog niet beschikbaar
→ Het aanmaken van een afslag kan tot een half uur duren.
Afslag is verdwenen
→ Oude (2 jaar en ouder) en inactieve afslagen worden ieder jaar in augustus automatisch verwijderd.
8. FAQ
Hoeveel afslagen kan ik maken?
Je kunt maximaal 13 afslagen maken.
Wanneer maak ik het beste een nieuwe afslag?
Bijvoorbeeld vóór de start van het begrotingsproces, na het definitief afronden van de begroting, of na het inlezen van de nulstand personeel.
Kan ik een afslag verwijderen?
Ja, via het prullenbakje bij de afslag. Je krijgt eerst een melding ter bevestiging, daarna is de afslag definitief verwijderd.
Wie ziet mijn afslag in een rapportage?
Alleen gebruikers die op het tabblad Autorisatie voor die afslag zijn aangevinkt.
9. Begrippenlijst
- Afslag: een kopie van de gegevens op een bepaald moment
- Autorisatie: het recht van een gebruiker om iets in te zien
- Nulstand personeel: het inlezen van de actuele personeelsgegevens
10. Metadata
- Scherm: Afslag maken
- Module: Begrotingsproces