Als je bestuur gaat fuseren met een ander bestuur dan is de fusiedatum meestal 1-1-20xx. De begroting voor het komende jaar wil je dan al wel graag in Anago maken. Dit is mogelijk, maar je dient dan rekening te houden met een aantal feiten. Deze feiten hebben we hieronder bij elkaar gezet.
De volgende punten moeten vooraf duidelijk zijn:
- Gebruiken beide besturen op het moment van implementatie dezelfde bronsystemen voor financieel en/of personeel ?
- Wordt er gebruik gemaakt van het bestaande grootboekschema of komt er een nieuw grootboekschema ?
- Blijft de kostenplaatsstructuur hetzelfde ?
- Zijn de financiële administraties al samengevoegd in het bronsysteem?
- Zijn de medewerkers al ingevoerd in de salarisadministratie ?
Indien beide besturen al gebruik maken van Anago
Grootboekschema
Als het grootboekschema gelijk blijft, dan kan een kopie applicatie van een van de besturen worden klaargezet.
In deze applicatie worden de dimensies en data handmatig ingevoerd of met een template ingelezen:
- kostenplaatsen dien je handmatig toe te voegen
- begroting van het huidig jaar kan indien gewenst worden ingelezen (aanleveren van één template met daarin de begroting van beide besturen)
- realisatie kan indien gewenst worden ingelezen (aanleveren van één template met daarin de realisatie t/m de maand van implementatie) Realisatie van de klant wordt dan niet meer dagelijks ingelezen.
- investeringen worden met één template ingelezen
- bekostiging: leerlingaantallen van de nieuwe kostenplaatsen dien je handmatig in te vullen
Bij een nieuw grootboekschema wordt een nieuwe lege applicatie klaargezet.
De volgende templates dien je aan te leveren bij de helpdesk van Anago:
- grootboekschema
- kostenplaatsen (beide besturen in één template)
- begroting (indien gewenst dan beide besturen in één template)
- realisatie (indien gewenst, dan beide besturen in één template)
- vaste activa (beide besturen in één template)
Medewerkers van beide besturen in de applicatie
Er zijn meerdere mogelijkheden om de formatie te begroten:
$stappen$
- Als beide besturen gebruik maken van hetzelfde personele bronsysteem kan de connectie worden aangepast, zodat de medewerkers kunnen worden ingelezen.
- Bij een kopie applicatie kun je de nulstand van de bestaande klant inlezen en de salariskosten voor de nieuwe kostenplaatsen handmatig op een nieuwe grootboekrekening begroten
- Bij een kopie applicatie kun je de medewerkers van de nieuwe kostenplaatsen handmatig invoeren als nieuwe vacature in het scherm Formatie
- Bij een kopie applicatie kunnen de medewerkers van de nieuwe kostenplaatsen met templates worden ingelezen. Hiervoor hebben wij de templates dienstverband, dienstverband huidig, functie, kostendrager, kostenplaats, looncomponent, medewerker, rekeningnummer en loonjournaal. Deze templates moeten gevuld worden vanuit het personele bronsysteem. Als je deze templates inleest, worden de medewerkers van de bestaande klant verwijderd. Je kunt dan een validatie uitvoeren voor de salariskosten van de ingelezen medewerkers. Als deze validatie is afgerond, kunnen we opnieuw voor beide besturen inlezen, de scripts moeten daarvoor worden aangepast. Deze werkwijze heeft gezien het vele werk niet de voorkeur.
$/stappen$