Index
- Overzicht
- Doel
- Belangrijkste elementen
- Kolommen Meerjarenbegroting aanpassen
- Filters en kolommen instellen
- Instellingen controleren
- Parameters instellen
- Herverdeling controleren
- Bekostiging: aantallen controleren
- Nulstand investeringen inlezen
- Personele realisatie vervroegd inlezen
- Nulstand personeel inlezen
- Overige baten en lasten
- Afslag maken
- Controle modules
- Template verantwoording begroting
- Voorwaarden
- Fouten
- FAQ
- Begrippenlijst
- Metadata
1. Overzicht
Voordat je opnieuw gaat begroten in Anago pas je een aantal instellingen aan en doorloop je een aantal stappen. Dit artikel neemt je hier stap voor stap doorheen, zodat je goed voorbereid aan de nieuwe begrotingsronde begint.
2. Doel
Het doel is om je organisatie klaar te maken voor het opstellen van de nieuwe (meerjaren)begroting: instellingen kloppen, gegevens zijn actueel en parameters staan goed, zodat de berekeningen in Anago aansluiten bij de werkelijkheid.
3. Belangrijkste elementen
De start van een begrotingsronde bestaat uit de volgende onderdelen:
- Kolommen van de Meerjarenbegroting aanpassen
- Filters en kolommen instellen in het scherm Overig
- Instellingen controleren (grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, investeringstypes en functies)
- Parameters instellen en eventuele overrides verwijderen
- Herverdeling controleren en eventueel aanpassen
- Definitieve leerling-/studentenaantallen invullen
- Nulstand investeringen inlezen
- Personele realisatie eventueel vervroegd inlezen
- Nulstand personeel inlezen
- Een afslag maken
- Controle modules uitvoeren
- Template Verantwoording begroting versturen
Let op: als je een koppeling met een extern bronsysteem gebruikt, moeten de koppelingen na afloop van het vorige begrotingsjaar opnieuw ingelezen worden.
Heb je toch behoefte aan extra ondersteuning, denk dan bijvoorbeeld aan het opschonen van de applicatie, instellingen controleren of contactmomenten tijdens de begrotingsronde bekijk dan de ondersteuning die wij bieden of neem meteen contact op met de helpdesk via helpdesk.edu@anago.io
$note$
Let op: Voor AFAS gebruikers dienen de GetConnectoren opnieuw geïmporteerd te worden. Deze vind je hier.
$/note$
Als de begroting door de Raad van Toezicht is goedgekeurd vergeet dan niet de begroting ook in Anago goed te keuren.
4. Kolommen Meerjarenbegroting aanpassen
In het scherm Meerjarenbegroting Financieel pas je de volgorde van de kolommen aan. Dit is voor alle gebruikers zichtbaar, maar kan alleen door de functioneel beheerder worden aangepast.
- De prognose van het lopende jaar kan pas geselecteerd worden nadat de begroting van dat jaar is goedgekeurd.
5. Filters en kolommen instellen
Via het scherm Overig stel je de filters voor alle schermen in, en de kolommen (en bijbehorende teldata) voor het scherm Bekostiging.
- Met een cijfer in de kolom Filter bepaal je welk boek-/schooljaar standaard getoond wordt in de invoer- en rapportageschermen. Schermen openen standaard met het jaar met cijfer één.
- Met de cijfers in de kolom Kolommen bepaal je de volgorde van de bekostiging in het scherm Bekostiging.
INSTELLINGEN
6. Instellingen controleren
Wanneer bij het inlezen een nieuw item wordt toegevoegd (grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, functie of investeringstype), krijg je hiervan een waarschuwing. Maak de benodigde koppelingen, zodat de berekeningen kloppen en de rapportages aansluiten bij het bronsysteem.
Een rode markering bij een instelling geeft aan dat deze niet goed is ingesteld. Een waarschuwing in de kolom Actief betekent dat een regel niet op inactief gezet mag worden, omdat er het afgelopen jaar nog realisatie of begroting op geboekt is.
Grootboekrekeningen
Nieuwe grootboekrekeningen uit het bronsysteem worden pas opgehaald zodra er realisatie op geboekt is. Koppel ze aan een hiërarchie en module en sla het scherm op. Wil je alvast begroten op een nieuwe grootboekrekening zonder realisatie, dan kun je deze ook handmatig aanmaken.
- Vul alleen het standaard label met de code van de kostenplaats; de omschrijving voeg je toe aan het lange label.
- Wil je grootboekrekeningen laten verwijderen? Dit kan alleen als er geen historie of toekomstige bedragen meer op staan.
Kostenplaatsen
Bij een wijziging in de kostenplaatsstructuur kun je een kostenplaats toevoegen, uitzetten of de invoer uitzetten.
Kostendragers
Nieuwe financiële en personele kostendragers worden automatisch toegevoegd bij het inlezen van de realisatie. Komen de personele kostendragers niet overeen met de financiële, koppel deze dan aan elkaar. Koppel nieuwe personele kostendragers ook aan de looncomponenten en grootboekrekeningen waarop de salariskosten geboekt worden.
Functies
Nieuwe functies worden toegevoegd zodra de personele realisatie wordt ingelezen, onder de functiecategorie OP. Koppel ze aan de juiste functiecategorie en controleer of alle functies onder de juiste hiërarchie hangen.
Tip: nieuwe functies die nog niet in het bronsysteem staan, kun je zelf handmatig toevoegen. Voor oude functies kun je de invoer uitzetten, zodat ze niet meer gebruikt kunnen worden voor nieuwe vacatures of taakstellingen.
Investeringstypes
Nieuwe investeringstypes worden bij het inlezen van de nulstand investeringen toegevoegd aan de categorie Overig. Koppel ze aan de juiste categorie en grootboekrekening.
Daarnaast wordt de melding ook getoond als er een instelling fout ingesteld staat. Deze foute instelling kan herkend worden aan een rood veld dat getoond wordt.
Voor alle instellingen geldt: een waarschuwing in de kolom 'Actief' geeft aan dat deze regel niet op inactief mag worden gezet omdat er het afgelopen jaar nog realisatie of begroting op is geboekt. Negeer je deze waarschuwing dan kunnen er afwijkingen ontstaan met het bronsysteem. Op deze pagina wordt meer uitleg gegeven over het oplossen van de uitroeptekens.
7. Parameters instellen
Iedere wijziging in wet- en regelgeving wordt tijdens de begrotingsronde binnen 7 werkdagen doorgevoerd in de parameters. Bij iedere update ontvang je hierover een mail.
Aandachtspunten:
- Controleer of de WhK-premie voor het huidige jaar is ingevuld in de override.
- Is het bestuur eigenrisicodrager geworden? Pas dan de parameters vervangingsfonds aan.
- Controleer of het percentage reservering sociale premies nog klopt.
- Bij een stijging van pensioenpremies: overweeg de bekostiging navenant te verhogen, Lees dit artikel over wat de wijzigigen van het nieuwe pensioenstelsel kunnen betekenen voor de begroting van de pensioenlast.
- Voorlopige bekostigingsbedragen zijn later in het jaar bekend; tot die tijd kun je met eigen verwachtingen werken.
$note$
TIP: Wil je tijdens de begrotingsronde geen aanpassing meer van de parameters dan kun je zowel de parameters van de bekostiging als de salarisparameters vastzetten. Klik hier voor meer informatie.
$/note$
8. Herverdeling controleren
Controleer of voor zowel de bron- als de verdeelsleutels alle jaren gevuld zijn. Is het allocatiemodel gewijzigd? Pas dan ook de bijbehorende sleutels aan.
Op deze pagina vind je uitleg over hoe je het allocatiemodel kunt instellen/aanpassen in het scherm Herverdeling in Anago. Onderaan de pagina staan ook een aantal voorbeeldpagina's uitgewerkt waarop je instructievideo's terug kunt vinden.
$note$
TIP: Als je wilt dat een sleutel gekoppeld aan een rapportagefeit, automatisch iedere nacht geüpdatet wordt, zet dan het vinkje bij Updaten.
$/note$
9. Bekostiging: aantallen controleren
- Controleer en pas zo nodig de definitieve leerling-/studentenaantallen aan.
- Gebruik je een herverdeling van de bekostiging over meerdere locaties onder één RIO-nummer? Richt dan de herverdeling voor alle jaren en verdeelsleutels in.
- Is er sprake van een hoofd- en nevenvestiging waarbij je de bekostiging over meerdere locaties wilt verdelen? Doorloop dan de stappen die hiervoor bedoeld zijn.
10. Nulstand investeringen inlezen
- De nulstand voor investeringen kan op ieder moment en meerdere keren worden ingelezen.
- Nieuwe investeringstypes worden hierbij automatisch ingelezen, maar moeten nog gekoppeld worden.
Let op: voor sommige bronsystemen is het (nog) niet mogelijk om activa via een koppeling in te lezen. In dat geval kun je een sjabloon invullen en naar de helpdesk mailen.
11. Personele realisatie vervroegd inlezen
Normaal gesproken wordt de personele realisatie automatisch op de eerste van de maand ingelezen. Wil je eerder aan de slag, dan kan dat vanaf de 15e van de maand, mits de loonverwerking al heeft plaatsgevonden.
- Controleer of de personele verloning in het bronsysteem al heeft plaatsgevonden.
- Start het inlezen van de realisatie.
- Wacht tot de berekening is afgerond en sla op.
- Het vinkje bij de huidige maand wordt automatisch gezet.
- Controleer in de maandrapportage of het inlezen goed is verlopen.
- Je kunt daarna de nulstand personeel inlezen.
12. Nulstand personeel inlezen
Met het inlezen van de nulstand personeel maak je het scherm Formatie weer actueel. De realisatie van de laatste maand wordt hierbij gekopieerd naar dit scherm.
- Bij het inlezen van de nulstand van augustus worden reiskosten niet meegenomen, omdat deze in augustus niet worden uitbetaald.
- We adviseren om na het inlezen van de nulstanden, en vóór het invoeren van wijzigingen, eerst een afslag te maken.
- Nieuwe personele kostenplaatsen koppel je aan een financiële kostenplaats.
- Nieuwe functies koppel je aan een functiecategorie.
Let op: het inlezen van de nulstand kan enige tijd duren. Doe dit bij voorkeur als er geen andere gebruikers actief zijn. Zolang de berekening nog loopt, zie je hiervan een melding in de rapportages.
INSTELLEN BRUTO-NETTO FTE (Alleen voor AFAS-klanten)
Het is mogelijk om naast de bruto ook de netto FTE's zichtbaar te maken. Hiervoor moeten door de helpdesk een aantal zaken worden ingericht. Vraag bij de salarisadministratie na welke looncomponenten voor de registratie van de verloven worden gebruikt. Daarnaast willen we graag weten of de kortingsbedragen berekent dienen te worden of dat ze nog op de oude manier ingelezen dienen te worden vanuit het loonjournaal. Wil je de verloven koppelen aan één specifieke kostenplaats (bv een bovenschoolse kostenplaats) geef dat dan ook even door aan onze helpdesk.
Meer informatie vind je op deze pagina van het helpcentrum.
$note$
Let op: geef dit tijdig door aan de helpdesk zodat zij alles kunnen instellen voordat je de nulstand personeel gaat inlezen.
$/note$
13. Overige baten en lasten
- Cijfers van een bepaald jaar kunnen gekopieerd worden naar het nieuw toegevoegde begrotingsjaar.
- Je kunt een indexatie per grootboekrekening opnemen.
- Ben je geautoriseerd voor meerdere kostenplaatsen? Dan kun je de lay-out van het scherm aanpassen, bijvoorbeeld om voor één grootboekrekening in één keer bedragen voor alle kostenplaatsen in te vullen.OVERIGE BATEN EN LASTEN - Kopieer overige baten en lasten naar 2031
Wist je dat we vanaf augustus 2026 een voorspelling kunnen maken van de Overige baten en lasten voor 2027.
Klik hier voor meer informatie.
AFSLAG MAKEN
In dit scherm kun je op ieder moment een afslag (kopie) maken. Bijvoorbeeld vóór het starten van het begrotingsproces of als de begroting definitief afgerond is. Op deze manier kun je ingevoerde gegevens van een bepaald moment altijd terugzien. In elke rapportage staan in het filter de afslagen waarvoor je als gebruiker bent geautoriseerd. In het scherm "Personele mutaties basis afslag" kunnen verschillen tussen medewerkers en dienstverbanden van medewerkers tussen verschillende afslagen gemakkelijk vergeleken worden.
Voor meer informatie over het maken van een afslag, klik hier.
CONTROLE MODULES
Tot slot kun je nog een controle uitvoeren of de berekeningen uit de module Bekostiging, Formatie en Inesteringen naar de juiste grootboekrekeningen worden doorgezet.
Ga hiervoor naar Begrotingsproces - Controle modules. Meer uitleg vind je op deze pagina.
14. Afslag maken
Een afslag is een kopie van de op dat moment ingevoerde gegevens. Maak bijvoorbeeld een afslag vóór het starten van het begrotingsproces, of zodra de begroting definitief is afgerond. In rapportages kun je afslagen waarvoor je geautoriseerd bent altijd terugzien en met elkaar vergelijken.
15. Controle modules
Voer tot slot een controle uit of de berekeningen uit de modules Bekostiging, Formatie en Investeringen naar de juiste grootboekrekeningen worden doorgezet.
16. Verantwoording begroting
Je kunt de verantwoording en toelichting van de begroting rechtstreeks in Anago opstellen. Wijzigen de cijfers van de meerjarenbegroting, dan hoef je alleen de tekst aan te passen: tabellen hoef je niet apart over te nemen.
Wil je de export in je eigen huisstijl ontvangen? Stuur dan een sjabloon aan met een voorblad, een automatische inhoudsopgave en een lege pagina.
17. Voorwaarden
- Autorisatie voor de begrotingsschermen die je wilt aanpassen
- Autorisatie als functioneel beheerder voor het aanpassen van kolomvolgorden en systeeminstellingen
- Toegang tot de betreffende kostenplaatsen
18. Fouten
Nieuw item verschijnt niet in rapportages
→ De benodigde koppeling (hiërarchie, module of categorie) is nog niet gemaakt.
Instelling toont een rode markering
→ De instelling is niet volledig of onjuist ingericht; controleer de koppelingen.
Nulstand personeel bevat geen reiskosten
→ Dit is normaal bij het inlezen van de nulstand van augustus, omdat er dan geen reiskosten worden uitbetaald.
Personele realisatie kan niet vervroegd worden ingelezen
→ De loonverwerking in het bronsysteem heeft nog niet plaatsgevonden.
19. FAQ
Wanneer kan ik de prognose van het lopende jaar selecteren in de Meerjarenbegroting?
Pas nadat de begroting van dat jaar is goedgekeurd.
Kan ik de nulstand meerdere keren inlezen?
Ja, de nulstand investeringen en personeel kunnen op ieder moment opnieuw ingelezen worden.
Wat gebeurt er als ik een waarschuwing bij een instelling negeer?
Dan kunnen er afwijkingen ontstaan tussen Anago en het bronsysteem.
Kan ik tijdens de begrotingsronde voorkomen dat parameters wijzigen?
Ja, je kunt zowel de bekostigings- als de salarisparameters vastzetten.
20. Begrippenlijst
- Afslag: een kopie van de op dat moment ingevoerde gegevens
- Nulstand: het actueel maken van een scherm met de laatst bekende realisatie
- Herverdeling: het verdelen van bedragen over kostenplaatsen via een verdeelsleutel
- Override: een handmatige aanpassing op een standaard parameterwaarde
- Parameters: uitgangspunten die gebruikt worden voor de berekeningen
21. Metadata
- Scherm: Begrotingsproces
- Module: Start en afronding begrotingsproces