Als verschillende kostenplaatsen een bepaald bedrag in een verhouding afdragen naar bovenschools, dan kun je dit als volgt inrichten:
$stappen$
- Ga naar het scherm Herverdeling.
- Ga naar het tabblad Baten en lasten.
- Voeg met de knop Toevoegen sleutel, twee nieuwe sleutels toe.
- Geef de sleutels een naam in de kolom Sleutel door op de sleutel te klikken en vervolgens op het potloodje.
- Vul vervolgens in het Standaard label de gewenste naam in en klik op Opslaan. Doe dit voor beide sleutels.
- Selecteer bij type voor één sleutel het type Bronsleutel en voor de andere sleutel het type Verdeelsleutel.
- Selecteer voor beide sleutels of de herverdeling op kalender- of schooljaar ingesteld moet worden in de kolom Niveau.
- Selecteer vervolgens bij jouw type Bronsleutel in de kolom Invoer Bedrag.
- Selecteer bij jouw Verdeelsleutel in de kolom Rapportagefeit een feit aan de hand waarvan de verhouding van de afdracht berekend moet worden. Dit kunnen bijv. de leerlingenaantallen of de rijksbijdragen zijn. Selecteer dit feit door op de filterknop te klikken:
- Vul vervolgens de kolom Relatieve periode in. Je kunt hier voor de leerlingenaantallen bijv. -1 invullen, dan wordt er gekeken naar de leerlingenaantallen van de oktobermaand van vorig jaar. Bij de rijksbijdragen kan als relatieve periode 0 ingevuld worden, dan zal er gekeken worden naar de rijksbijdragen van 2020 voor 2020 en 2021 voor 2021 en verder.
- Selecteer in de kolom Status de status Prognose.
- Als het goed is ziet je scherm er nu als volgt uit:
- Zet vervolgens nog een vinkje in de kolom Selecteer voor jouw verdeelsleutel en klik op de knop Update geselecteerde sleutels
- Ga vervolgens naar het tabblad Bronsleutels en selecteer jouw bronsleutel. Let op als jouw herverdeling op schooljaar is, wissel dan eerst de filter Jaar naar schooljaar.
- Op dit tabblad kun je instellen welk bedrag er herverdeeld moet worden naar bovenschools per kalender- of schooljaar. Dit doe je door in de rij Afromen een negatief bedrag in te voeren bij de bijv. de kostenplaats Bestuurskantoor:
- Ga vervolgens naar het tabblad Verdeelsleutels en selecteer jouw verdeelsleutel. Let op als jouw herverdeling op schooljaar is, wissel dan eerst de filter Jaar naar schooljaar.
- Je zult nu bedragen/aantallen zien staan in de rij Weging. Dit zijn bijv. de leerlingenaantallen zoals ingevoerd in het scherm Bekostiging. Zet vervolgens vinkjes bij de kostenplaatsen die mee wegen in de afroming in de rij Toepassen. Vervolgens wordt de onderlinge verhouding omgerekend naar percentages:
- Ga tot slot naar het tabblad Herverdelen en klik op de knop Toevoegen verdeelregel.
- Geef deze regel weer de gewenste naam door te klikken op het potloodje.
- Selecteer een grootboekrekening waarop de afdracht zichtbaar moet worden in de kolom Verdeel Gbr door op de filterknop te klikken:
- Selecteer tot slot in de kolommen Bron- en Verdeelsleutel de door jou aangemaakte bron- en verdeelsleutel. Jouw verdeelregel zou er zo uit moeten komen te zien:
$/stappen$
$note$
Let op: De verhouding van de verdeelsleutel wordt niet automatisch bijgewerkt. Eens in de zoveel tijd, bijv. voor het definitief goedkeuren van de begroting, zal de verdeelsleutel geüpdatet moeten worden. Zie voor de instructie stap 13.
$/note$