Beheren
Indienen

Vragen of bevindingen:

Artikelen in deze sectie

Maandrapportage

Index

  1. Overzicht
  2. Doel
  3. Belangrijkste elementen
  4. Indeling van de maandrapportage instellen
  5. Een maandrapportage maken
  6. Exporteren naar Word
  7. Maandrapportages uploaden
  8. Voorwaarden
  9. Fouten
  10. FAQ
  11. Begrippenlijst
  12. Metadata

1. Overzicht

In het scherm Maandrapportage stel je een document samen met de maandrapportages van jouw organisatie. Je kiest zelf voor welke kostenplaats en voor welke maand je het document wilt maken, en je kunt er toelichtingen aan toevoegen. Het document is vervolgens te exporteren naar Word.

Je gebruikt dit scherm om:

  • een maandrapportage samen te stellen voor één of alle kostenplaatsen
  • toelichtingen bij de cijfers toe te voegen
  • het document te exporteren naar Word
  • definitieve documenten weer te uploaden

2. Doel

Het doel van dit scherm is om op een eenvoudige manier een verantwoordingsdocument per maand te maken, zodat de financiële en personele ontwikkelingen overzichtelijk gerapporteerd en toegelicht kunnen worden.

3. Belangrijkste elementen

  • Keuze kostenplaats: maak de rapportage voor alle kostenplaatsen of voor één specifieke kostenplaats
  • Keuze maand: bepaal voor welke maand het document gemaakt wordt
  • Toelichtingen: tekstvelden waarin je de cijfers kunt toelichten
  • Instellingen kolommen: hiermee bepaal je welke kolommen getoond worden in de tabellen
  • Knop Exporteren: hiermee zet je het document om naar Word
  • Knop Documenten: hiermee upload je een definitief (pdf-)bestand

Let op: de maandrapportage wordt altijd getoond voor de standaardafslag. Ook als er in een flexibel rapport een andere afslag is geselecteerd.

 

 

 

4. Indeling van de maandrapportage instellen

De indeling van de toelichting is per organisatie verschillend. Deze indeling stel je zelf in via het scherm Instellingen verantwoordingsrapportages, op het tabblad Maandrapportages. Hier bepaal je welke tekstvelden en grafieken in het document worden opgenomen.

Wil je ook de opmaak van het uiteindelijke Word-bestand aanpassen naar je eigen huisstijl? Dat kan via een aparte instelling voor de opmaak van geëxporteerde rapportages.

Via het scherm Maandrapportage FIN of Maandrapportage PERS kun je daarnaast de kolommen aanpassen. Klik boven in het scherm op Instellingen kolommen en vink de kolommen die je niet wilt zien uit.

 

Nieuwe_UI_HC_Maandrapportage_verantwoording.png

 

5. Een maandrapportage maken

  1. Open het scherm Maandrapportage en kies voor welke kostenplaats je het document wilt maken: alle kostenplaatsen of één specifieke kostenplaats.
  2. Klik op Volgende.
  3. Kies vervolgens voor welke maand je het document wilt maken.
  4. Klik op Klaar.
  5. Afhankelijk van de ingestelde indeling kun je nu één of meerdere toelichtingen toevoegen.
  6. Sla het scherm op zodra alle toelichtingen zijn geschreven.
     

Nieuwe_UI_HC_Maandrapportage_verantwoording2.png

Nieuwe_UI_HC_Maandrapportage_verantwoording3.png

Nieuwe_UI_HC_Maandrapportage_verantwoording4.png

6. Exporteren naar Word

  1. Klik in de balk op de knop Exporteren.
  2. Selecteer in het scherm dat opent het Word-icoon en klik op Exporteer.
  3. Onderin de browser verschijnt de export. Klik hierop om het bestand te openen.
  4. Het Word-bestand heeft nog geen automatisch gevulde inhoudsopgave. Klik op bijwerken, waarna de inhoudsopgave automatisch wordt gevuld met de titels die als kopteksten zijn ingesteld.

Let op: als alle kolommen zijn aangevinkt in de maandrapportage, kan de tabel te breed zijn voor een staande pagina in Word. Pas in dat geval de pagina-indeling aan naar liggend, zodat de tabel goed getoond wordt.

Wil je de export in Word meteen ontvangen in je eigen sjabloon? Stuur dan een Word-bestand met jullie eigen sjabloon naar de helpdesk. Zorg dat het sjabloon bestaat uit:

  • een voorblad
  • een inhoudsopgave
  • een lege pagina

Worden alle kolommen van de maandrapportage getoond? Lever dan een liggend sjabloon aan.

Nieuwe_UI_HC_Maandrapportage_verantwoording5.png

 

7. Maandrapportages uploaden

Een definitief document kun je terugplaatsen in het scherm, zodat het bewaard blijft bij de rapportage.

  1. Klik in de balk op de knop Documenten.
  2. Klik op Toevoegen document.
  3. Vul een omschrijving in.
  4. Klik op de pijl om het bestand toe te voegen en selecteer het bestand.

Let op: het bestand dat je uploadt moet een pdf zijn.

 

Nieuwe_UI_HC_Maandrapportage_verantwoording7.png

 

8. Voorwaarden

  • Autorisatie voor het scherm Maandrapportage
  • Toegang tot de betreffende kostenplaats(en)
  • Een ingerichte indeling in het scherm Instellingen verantwoordingsrapportages

9. Fouten

Inhoudsopgave in Word is leeg
→ Klik op bijwerken zodat de inhoudsopgave automatisch gevuld wordt.

Tabel past niet op de pagina in Word
→ Pas de pagina-indeling aan naar liggend, of vink minder kolommen aan.

Bestand kan niet geüpload worden
→ Controleer of het bestand een pdf is.

10. FAQ

Kan ik de indeling van de toelichting zelf aanpassen?
Ja, dit stel je in via het scherm Instellingen verantwoordingsrapportages.

Kan ik het document ook maken voor één specifieke kostenplaats?
Ja, dit kies je bij het samenstellen van de maandrapportage.

Kan ik een definitief document terugplaatsen in het scherm?
Ja, via de knop Documenten kun je een pdf-bestand uploaden.

11. Begrippenlijst

  • Kostenplaats: onderdeel van de organisatie waarvoor een rapportage wordt gemaakt
  • Toelichting: tekstuele uitleg die aan het rapport wordt toegevoegd
  • Standaardafslag: de variant van de begroting die standaard in de maandrapportage getoond wordt

12. Metadata

  • Scherm: Maandrapportage
  • Module: Begroting – Verantwoording

Verwante artikelen