Aan het einde van de begrotingsronde wordt een document ter goedkeuring en vaststelling van de meerjarenbegroting naar het College van Bestuur en de Raad van Toezicht gestuurd. Vanaf nu heb je de mogelijkheid om dit document te genereren uit Cogix.
De indeling van de toelichting is bestuursspecifiek. Deze indeling maak je zelf in het scherm Instellingen verantwoordingsrapportages. Klik hier om de indeling van het document (tekstvelden en grafieken) te selecteren.
Je kunt de opmaak van het Word bestand aanpassen naar je eigen opmaak. Klik dan hier voor extra uitleg.
$note$
Het is helaas niet mogelijk om de lege regels standaard in dit bestand te verbergen. Als workaround kun je de verdichtingen die niet gebruikt worden op inactief zetten. Ga hiervoor haar het scherm Grootboekrekeningen en haal het vinkje in de kolom Actief weg. 
$/note$
Dit scherm biedt tevens de mogelijkheid om het door de Raad van Toezicht ondertekende document weer te uploaden.
In de instructievideo hieronder laat Karin zien hoe een en ander werkt.
Hieronder volgt stapsgewijs een uitleg:
$stappen$
- Ga eerst naar het scherm Instellingen begroting om de indeling van het document in te stellen.
- Als je daarna het scherm Begroting en toelichting opent kun je de keuze maken of je het document wilt maken voor de Stichting (Alle) of voor een kostenplaats. (Gebruikers kunnen alleen voor de kostenplaats waarvoor zij autorisatie hebben gegevens gaan invullen).
- Selecteer de kostenplaats en klik op Klaar.
- Afhankelijk van de gekozen indeling kun je toelichting(en) toe gaan voegen.
- Als je alle toelichtingen hebt geschreven, sla je het scherm op.
- Je kunt het document vervolgens exporteren als Wordbestand. Klik op hiervoor op Exporteren (a4 met pijl).
- Het door de Raad van Toezicht getekende bestand kun je weer uploaden door op de knop Documenten in de balk te klikken.
- Klik op Toevoegen nieuw document.
- Vul een omschrijving in
- Klik op de pijl en er zal een tweede scherm open waarin je het bestand kunt kiezen. Let op, je kunt alleen een pdf bestand uploaden.
$/stappen$
Wanneer het scherm Begroting en toelichting volledig naar wens is ingericht, kan het scherm geëxporteerd worden naar Word. Dit kan door middel van onderstaande stappen:
$stappen$
- Klik op het export icoontje boven in beeld.
- Er opent een nieuw scherm. Selecteer in dit scherm het Word icoontje en klik op Exporteer.
- Onderin de browser zal de export komen te staan. Klik op de export, zodat deze wordt geopend.
- Het Wordbestand heeft nog niet automatisch een inhoudsopgave. Klik hiervoor op bijwerken, hierna zal de inhoudsopgave automatisch gevuld worden met de titels die ingesteld zijn als kopteksten.
$note$
Wil je de export in Word meteen in jouw template ontvangen? Stuur dan een Wordbestand met de template van jouw bestuur naar helpdesk@cogix.nl. Zorg er hierbij voor dat de template bestaat uit de volgende drie pagina's:
$stappen$
- Een voorblad;
- Een automatische inhoudsopgave;
- Een lege pagina.
$/stappen$
$/note$