Index
- Overzicht
- Doel
- Belangrijkste elementen
- Seizoenspatroon aanmaken en beheren
- Seizoenspatroon koppelen aan grootboekrekening
- Seizoenspatronen doorrekenen
- Gebruik in Overige baten en lasten
- Override per kostenplaats instellen
- Voorwaarden
- Fouten
- FAQ
- Begrippenlijst
- Metadata
1. Overzicht
In het scherm Instellingen – Grootboekrekeningen is een tab Seizoenspatronen beschikbaar. Hier stel je in hoe een jaarbedrag wordt verdeeld over de maanden van het jaar. Je kunt patronen aanmaken op basis van handmatige wegingen of op basis van realisatiecijfers uit een eerder jaar. Vervolgens koppel je een patroon aan één of meerdere grootboekrekeningen.
Daarnaast biedt dit scherm de mogelijkheid om alle gekoppelde grootboekrekeningen in één keer opnieuw door te rekenen op basis van de ingestelde patronen.
2. Doel
Het doel van dit scherm is om de verdeling van jaarbudgetten over maanden te sturen op basis van realistische seizoenspatronen. Zo sluit de maandverdeling beter aan bij de werkelijkheid dan een vaste verdeling in gelijke delen over het jaar.
3. Belangrijkste elementen
Het scherm bestaat uit twee onderdelen die naast elkaar staan:
- Overzicht van seizoenspatronen – rechts in het scherm. Hier maak je patronen aan, bewerk je ze en stel je de wegingen per maand in.
- Koppeling met grootboekrekeningen – links in het scherm. Hier koppel je een seizoenspatroon aan een grootboekrekening.
Bovenin het scherm staat de knop Doorrekenen seizoenspatronen, waarmee je alle gekoppelde grootboekrekeningen in één keer opnieuw berekent.
4. Seizoenspatroon aanmaken en beheren
Een nieuw seizoenspatroon aanmaken
- Ga naar Instellingen – Grootboekrekeningen en open de tab Seizoenspatronen.
- Klik op de knop Toevoegen seizoenspatroon.
- Er verschijnt een nieuw patroon in de lijst. Klik op het potloodje om het een naam te geven.
- Wil je het patroon baseren op realisatie? Kies dan in de kolom Realisatie het gewenste jaar. Je kunt kiezen uit het huidige jaar en alle eerdere jaren die in de applicatie staan. Zowel kalenderjaren als schooljaren zijn beschikbaar.
- Is het patroon niet op realisatie gebaseerd? Vul dan handmatig de weging per maand in. De weging geeft aan welk deel van het jaarbedrag aan die maand wordt toegekend.
Maandvolgorde
De volgorde van de maanden in de tabel past zich automatisch aan op basis van de instelling kalender- of schooljaar en de taalinstelling.
Een seizoenspatroon verwijderen
Gebruik de knop met het prullenbakje om een seizoenspatroon te verwijderen. Let op: controleer eerst of het patroon nog aan grootboekrekeningen is gekoppeld.
5. Seizoenspatroon koppelen aan grootboekrekening
Koppeling instellen
- Zoek rechts in het scherm de gewenste grootboekrekening op.
- Kies in de kolom Seizoenspatroon het gewenste patroon voor die grootboekrekening.
Koppelen op hoger niveau
Je kunt een koppeling ook instellen op een hoger niveau in de grootboekstructuur. Dit werkt als hulpmiddel: na het opslaan worden alle onderliggende grootboekrekeningen op het laagste niveau automatisch gevuld met hetzelfde patroon. Het hogere niveau zelf wordt daarna weer leeggemaakt.
Welke grootboekrekeningen zijn koppelbaar?
- Grootboekrekeningen op het laagste niveau zijn alleen koppelbaar als ze ook in Overige baten en lasten kunnen worden ingevoerd (invoer is ingeschakeld, module Overige baten en lasten de- centraal is actief).
- Grootboekrekeningen op een hoger niveau zijn altijd koppelbaar, maar dienen alleen als hulpmiddel om de onderliggende niveaus in te vullen.
Geen koppeling?
Wanneer een grootboekrekening niet is gekoppeld aan een seizoenspatroon, of wanneer het patroon leeg is, wordt het jaarbedrag standaard gelijkmatig verdeeld over 12 maanden. Wanneer slechts een of enkele maanden een lege weging hebben, wordt die maand beschouwd als 0 en wordt er niets naar die maand uitgesplitst.
6. Seizoenspatronen doorrekenen
Met de knop Doorrekenen seizoenspatronen bovenin het scherm herbereken je de maandbedragen voor alle grootboekrekeningen die aan een seizoenspatroon zijn gekoppeld. Gebruik deze knop bijvoorbeeld wanneer:
- je nieuwe seizoenspatronen hebt ingesteld;
- je bij een bestaand patroon het realisatiejaar hebt gewijzigd;
- je wilt dat alle gekoppelde grootboekrekeningen direct de actuele verdeling tonen.
Alleen de prognose wordt bijgewerkt. De goedgekeurde begroting blijft ongewijzigd.
7. Gebruik in Overige baten en lasten
Invoer op jaarniveau
Wanneer je in Overige baten en lasten een bedrag invult op jaarniveau voor een grootboekrekening die is gekoppeld aan een seizoenspatroon, wordt het jaarbedrag automatisch verdeeld over de maanden op basis van dat patroon.
Invoer op maandniveau
Vul je een bedrag in op maandniveau, dan wordt het seizoenspatroon niet automatisch toegepast. Je kunt hiermee nog steeds handmatig invoer doen per maand.
Realisatie als basis
Is een patroon gebaseerd op realisatie, dan wordt de verdeling bepaald op basis van de realisatiecijfers van de kostenplaats en kostendrager waarop is ingevoerd.
Rollende prognose
Wanneer je in de rollende prognose invoert op jaarniveau, worden alleen de nog openstaande maanden herverdeeld. De al gerealiseerde maanden worden niet aangepast en het jaartotaal blijft kloppen.
Kalender- en schooljaar
Gebruik je een seizoenspatroon op basis van realisatie van een kalenderjaar voor een grootboekrekening die op schooljaar wordt ingevoerd (of andersom), dan wordt het jaarbedrag gedeeld door 12. Wil je dit voorkomen, koppel de grootboekrekening dan aan een patroon dat hetzelfde type jaar (kalender of schooljaar) hanteert als waarop je invoert.
8. Override per kostenplaats instellen
In Overige baten en lasten, via de tab Instellingen in het detailscherm, kun je voor een specifieke kostenplaats een afwijkend seizoenspatroon instellen. Dit overschrijft de instelling die in Instellingen – Grootboekrekeningen is ingesteld voor de gehele organisatie.
Bovenin dit scherm staat de mededeling: "Het instellen van een seizoenspatroon voor de hele organisatie kan worden gedaan in Instellingen – Grootboekrekeningen. Op het huidige scherm kan een override voor een specifieke kostenplaats worden ingesteld."
Wat zie je in dit scherm?
- Een lijst van grootboekrekeningen met de bijbehorende wegingen per maand.
- Voor sommige grootboekrekeningen zijn dit de handmatig ingestelde wegingen; voor anderen de realisatiecijfers van het gekozen jaar.
- De waarden zijn alleen voor de geselecteerde kostenplaats aanpasbaar in dit scherm.
- De maanden worden getoond in dezelfde volgorde als in het hoofdscherm van Overige baten en lasten.
Override instellen voor een grootboekrekening
- Klik op het potloodje achter de betreffende grootboekrekening en een drilldown zal worden getoond:
- Geef aan hoe de verdeling er voor die kostenplaats uit moet zien
- Sla de override op door op het kruisje te klikken
Het potloodje kleurt oranje wanneer er voor die grootboekrekening daadwerkelijk een override is ingesteld.
Wordt de override geleegd, of teruggezet (dmv het
dan keert het potloodje terug naar de standaardkleur.
De override-kolom is alleen zichtbaar wanneer de geselecteerde kostenplaats op het laagste niveau staat.
Informatiepictogram
Bij grootboekrekeningen die zijn gekoppeld aan een seizoenspatroon op basis van realisatie, staat een i-pictogram. In de toelichting staat vermeld op welk jaar de realisatie is gebaseerd.
Is dit niet gebouwd?
9. Voorwaarden
- De module Overige baten en lasten moet actief zijn.
- Je hebt autorisatie voor Instellingen – Grootboekrekeningen.
- Om een seizoenspatroon te koppelen aan een grootboekrekening op het laagste niveau, moet invoer voor die grootboekrekening zijn ingeschakeld in Overige baten en lasten.
- De override-functie per kostenplaats is alleen beschikbaar wanneer de geselecteerde kostenplaats op het laagste niveau staat.
10. Fouten
Seizoenspatroon heeft geen effect op de maandbedragen na koppelen
→ Het patroon wordt pas toegepast bij nieuwe invoer op jaarniveau. Gebruik de knop Doorrekenen seizoenspatronen om bestaande grootboekrekeningen direct bij te werken.
Potloodje voor override is niet beschikbaar
→ De geselecteerde kostenplaats is geen laagste niveau. Selecteer een kostenplaats op het laagste niveau om een override in te stellen.
Grootboekrekening is niet koppelbaar aan een seizoenspatroon
→ De grootboekrekening heeft geen invoer ingeschakeld in Overige baten en lasten, of de module is niet actief. Controleer de instellingen van de grootboekrekening.
11. FAQ
Wat gebeurt er als ik geen seizoenspatroon koppel aan een grootboekrekening?
Dan wordt het jaarbedrag standaard gelijkmatig verdeeld over 12 maanden.
Kan ik een patroon aanmaken op basis van eerdere realisatiecijfers?
Ja. Bij het aanmaken of bewerken van een seizoenspatroon kun je in de kolom Realisatie een jaar kiezen. De verdeling wordt dan gebaseerd op de werkelijke cijfers van dat jaar.
Wat gebeurt er als ik een weging op maandniveau handmatig aanpas in Overige baten en lasten?
De handmatige invoer overschrijft de patroonverdeling voor die maand. Het seizoenspatroon wordt daarna niet automatisch opnieuw toegepast. Je kunt nog steeds handmatig per maand invoeren.
Moet ik na het wijzigen van een realisatiejaar iets doen?
Ja. Na het wijzigen van het realisatiejaar bij een patroon, gebruik je de knop Doorrekenen seizoenspatronen om de maandbedragen van alle gekoppelde grootboekrekeningen bij te werken.
Kan ik voor dezelfde grootboekrekening een afwijkende verdeling instellen per kostenplaats?
Ja. Via de tab Instellingen in het detailscherm van Overige baten en lasten kun je per kostenplaats een override instellen.
Wordt een seizoenspatroon ook meegenomen bij het doorvoeren van een scenario?
Ja. Wanneer grootboekrekeningen via 'Doorvoeren scenario' worden gewijzigd, worden de seizoenspatronen ook doorgevoerd.
12. Begrippenlijst
Seizoenspatroon – Een verdeling van een jaarbedrag over de maanden van het jaar, uitgedrukt in wegingen per maand. Een patroon kan handmatig worden ingevoerd of worden gebaseerd op realisatiecijfers.
Weging – Het aandeel van een maand in het totale jaarbedrag. De som van alle wegingen samen bepaalt hoe het jaarbedrag wordt verdeeld.
Realisatie – De werkelijk geboekte bedragen in een eerder jaar, gebruikt als basis voor de maandverdeling in een seizoenspatroon.
Grootboekrekening – Een post in de financiële administratie waarop inkomsten of uitgaven worden vastgelegd.
Kostenplaats – Een organisatorische eenheid waaraan kosten en opbrengsten worden toegerekend, bijvoorbeeld een locatie of afdeling.
Override – Een afwijkende instelling die de standaardinstelling voor de gehele organisatie overschrijft, in dit geval per kostenplaats.
Doorrekenen seizoenspatronen – De actie waarmee alle gekoppelde grootboekrekeningen opnieuw worden berekend op basis van de actuele seizoenspatronen.
Rollende prognose – Een prognose waarbij de toekomst voortdurend wordt bijgesteld op basis van de meest recente informatie, waarbij gerealiseerde periodes vaststaan.
13. Metadata
Scherm: Instellingen – Grootboekrekeningen (tab: Seizoenspatronen)
Module: Instellingen