In dit scherm beheer je de kostenplaatsen. Je kunt kostenplaatsen toevoegen, wijzigen of op inactief zetten.
Standaard kostenplaats instellen
Als controller heb je toegang tot alle kostenplaatsen. Tijdens gesprekken kan het lastig zijn dat een nieuw scherm steeds opent met de eerste kostenplaats. Je kunt dit aanpassen door een kostenplaats te selecteren bij Standaard kostenplaats. De geselecteerde kostenplaats zal dan in alle schermen als eerste getoond worden. Met de filter kun je de kostenplaats natuurlijk tussentijds wel wijzigen. Deze functionaliteit is alleen instelbaar voor een gebruiker die een autorisatie heeft voor alle kostenplaatsen.
Kostenplaats
Je kunt per kostenplaats aangeven of deze inactief is vanaf een specifiek schooljaar door het vinkje uit te zetten in de kolom 'Actief' (Inactieve kostenplaatsen kunnen niet meer geselecteerd worden en worden niet meer getoond in de rapportages en invoerschermen). Wil je nog wel dat de kostenplaats zichtbaar is in jouw rapportages, maar mogen er geen dienstverbanden aan gekoppeld worden, zet dan het vinkje Invoer uit.
Ook is het mogelijk per kostenplaats de hiërarchie in te voeren in de kolom 'Hiërarchie'. D.m.v. de hiërarchie kun je bv meerdere kostenplaatsen aan een sectie/cluster toekennen.
Voor het berekenen van de bekostiging en de salariskosten, dient het onderwijstype geselecteerd te worden. Als een kostenplaats geen bekostiging ontvangt, selecteer dan alleen een onderwijstype voor de salariskosten.
Wanneer er een vinkje staat in de kolom 'BRIN', betekent dit dat de regel een BRIN kostenplaats betreft. (twee kostenplaatsen die onder één brinnummer vallen bij DUO)
Vinkjes in de kolom 'Impulsgebied' geven aan of een kostenplaats wel of geen impulsgebied is (dit heeft betrekking op de bekostiging). In de laatste kolom geeft een vinkje aan of de kostenplaats DI kosten betreft.
Als je bij een kostenplaats geen onderwijstype invult in de kolom Onderwijstype bekostiging en/of Onderwijstype salariskosten kun je deze kostenplaats niet selecteren in het scherm Bekostiging en/of Formatie.
$note$
Let op! Wanneer je kostenplaatsen 'inactief' maakt! Er kan een rode cel in de kolom Actief verschijnen als in de Meerjarenbegroting - Financieel gegevens zijn opgenomen in de jaren -1 tot +5 t.o.v van het huidige jaar. Voor een instructie voor het verwijderen van een kostenplaats verwijzen wij naar de pagina Kostenplaats verwijderen.
$/note$
Nieuwe kostenplaats aanmaken
$stappen$
- Klik op de knop Toevoegen kostenplaats. Onderstaand scherm opent zich:
- Vul bij nummer het nummer uit het bronsysteem van de kostenplaats in. Dit kan bijv. 01 zijn of 12AB.
- Vul in het veld Omschrijving de naam van de kostenplaats in. Bijv. de Delta.
- Selecteer bij Hiërarchie de hiërarchie waaronder de kostenplaats valt. Dit zal meestal Alle zijn.
- Vul bij Onderwijstype bekostiging het onderwijstype voor de bekostiging in (bijv. SBO) indien van toepassing.
- Vul bij Onderwijstype salariskosten het onderwijstype waarvan de CAO geldt voor de kostenplaats (bijv. PO) indien van toepassing.
- Zet het vinkje BRIN indien het een kostenplaats betreft waaronder twee andere kostenplaatsen vallen die gezamenlijk bekostiging ontvangen (zie kopje BRIN kostenplaatsen voor meer informatie).
- Zet het vinkje Invoer correctie t=o indien voor jouw bestuur t=0 ingericht is en gehanteerd wordt.
- Klik door op het $potlood$ bij autorisatie om gebruikers te autoriseren voor de nieuwe kostenplaats.
- Klik vervolgens op de knop Toevoegen.
- Wanneer je de nieuwe kostenplaats vervolgens wilt gaan gebruiken voor de bekostiging of medewerker administratie, moet binnen het scherm 'Kostenplaatsen' ook het tweede tabblad worden ingericht. Onder het kopje 'Bijzondere bekostigingen' verderop deze pagina vind je hiervan de uitleg.
- Indien het bronsysteem HR2Day of Raet is en de personele en financiële kostenplaatsen niet gelijk aan elkaar zijn, dan kan op het tabblad 'Personele kostenplaats' de vertaaltabel ingesteld worden. Onder het kopje 'Personele kostenplaats' verderop deze pagina vind je de uitleg hierover.
- Nieuw toegevoegde kostenplaatsen worden na het opslaan van dit scherm automatisch gekoppeld aan alle grootboekrekeningen. Je kunt dit controleren in het scherm 'Grootboekrekeningen', op het tabblad 'Per kostenplaats'.
$/stappen$
BRIN kostenplaatsen
Wanneer er sprake is van BRIN kostenplaatsen, moet dat in dit tabblad aangegeven worden. Onderstaande afbeelding weergeeft een geel gearceerde BRIN kostenplaats, welke actief is en behoort tot Fictia, het hoogste hiërarchie niveau van deze organisatie. Vervolgens is met een vinkje aangegeven dat dit een BRIN kostenplaats betreft, evenals een impulsgebied.
De Aquamarijn en de Aventurijn (de twee regels onder de BRIN) zijn de vestigingen die onder hetzelfde BRIN vallen. Dit is aangegeven door in de kolom Hiërarchie 'BRIN' te selecteren (de naam die aan de BRIN kostenplaats is gegeven in dit voorbeeld). Deze vestigingen krijgen geen vinkje in de BRIN kolom, en zijn als impulsgebied aangemerkt.
De bekostiging wordt vervolgens voor de BRIN kostenplaats uitgerekend. Leerlingenaantallen worden per kostenplaats ingevoerd, en vervolgens automatisch opgeteld naar de BRIN kostenplaats. Vervolgens verdeelt Cogix de bekostiging weer per locatie op basis van een verdeelsleutel.
$note$
Let op: Wanneer er een BRIN kostenplaats is opgevoerd, dient elk feit aan een verdeelsleutel te worden gekoppeld. Wanneer dit niet gebeurd komen de baten niet op de kostenplaats terecht. Het koppelen van de feiten aan een verdeelsleutel kan worden gedaan in het scherm Herverdelen bekostiging onder het onderdeel 'Begrotingsproces'.
$/note$
Bijzondere bekostigingen
In dit tabblad kun je per kostenplaats aangeven of een bepaalde bekostigingsregeling van toepassing is, middels het zetten van een vinkje. Door middel van de kolom 'Actief' kan een bekostigingsregel worden geactiveerd.
Onderstaande bekostigingen worden vanwege de complexiteit (berekening en verschillende teldatums) niet meer ondersteund in Cogix:
$stappen$
- Eerste opvang vreemdelingen
- Toename asielzoekerskinderen
- Nieuwkomers
$/stappen$
Personele kostenplaats
Op dit tabblad kan de vertaaltabel verwerkt worden, indien de kostenplaatsen financieel en personeel niet aan elkaar gelijk zijn. Dit is vaak het geval bij de bronsystemen HR2Day en Raet en af en toe bij Afas. Je kunt de vertaaltabel als volgt instellen:
$stappen$
- Klik op de knop Toevoegen kostenplaats personeel.
- Onderstaand scherm opent zich:
- Vul bij Nummer het nummer van de kostenplaats uit het personele bronsysteem in (bijv. 12AB of 135600).
- Vul bij de Omschrijving de benaming van de kostenplaats uit het personele bronsysteem in.
- Selecteer bij Kostenplaats Cogix een financiële kostenplaats uit Cogix waarop de medewerkers ingelezen moeten worden.
- Let op: na het maken van deze koppeling, moet de personele realisatie opnieuw ingelezen worden. Hierna worden de FTE's en salariskosten pas zichtbaar in de maandrapportage personeel. Hierna kan er een nieuwe nulstand personeel ingelezen worden.
$/stappen$
Autorisatie
In dit tabblad kun je de gebruikers autoriseren voor één of meerdere kostenplaatsen.
Instructievideo