Bij de inrichting van de applicatie zijn de kostendragers vanuit het financiële personele bronsysteem ingelezen en gekoppeld. Voor de instellingen van de kostendragers is de bron de basis. Wil je dus bijv. een code of omschrijving van een kostendrager aanpassen, doe dit dan in het financiële of personele bronsysteem. Anago neemt de code en omschrijving over uit het bronsysteem. Als er echter een potloodje getoond wordt bij een kostenplaats, betekent dit dat we de omschrijving niet kunnen ophalen uit het bronsysteem. In dit geval kun je omschrijving via het potloodje aanpassen in Anago:
$note$
Let op: een rood veld of een nieuwe kostendrager wordt in de linker menubalk aangeduid met een uitroepteken. Op deze manier kun je altijd zien dat er instellingen in het scherm niet juist staan of er een nieuwe kostendrager ingesteld dient te worden.
$/note$
Instructievideo
Je beheert hier de kostendragers en kunt zelf:
$stappen$
- Een standaard kostendrager invullen. Bij alle mutaties in de formatie zal deze kostendrager automatisch worden ingevuld.
- Nieuwe kostendragers toevoegen.
- Een kostendrager op (in)actief zetten.
- De volgorde van de kostendragers aanpassen. De meest gebruikte kostendragers staan dan bovenaan in alle velden waar je een kostendrager kunt selecteren.
- Een hiërarchie aanbrengen binnen de kostendragers. Bijvoorbeeld alle kostendragers die betrekking hebben op vervanging worden dan opgeteld.
- Kostendragers selecteren die in het bestuursformatieplan getoond dienen te worden.
- Aangeven of een kostendrager in de financiële, personele of alle schermen gekozen kan worden.
- Een kostendrager die betrekking heeft op een korting koppelen aan een looncomponent, zodat de kortingsbedragen stoppen als het dienstverband waar deze korting bijhoort stopt. Let op: de dienstverbanden moeten dan gekoppeld zijn aan deze betreffende kostendrager.
- Salariscomponenten per kostendrager koppelen aan grootboekrekeningen.
- Personele kostendragers koppelen aan financiële kostendragers.
$/stappen$
$note$
Let op: bij een wijziging van begrotingswijze (van niet verbijzonderen naar begroten op kostendrager of van wijzigen naar niet verbijzonderen) gelden onderstaande regels:
Wijzigen van niet verbijzonderen naar begroten op kostendrager
Het begrote bedrag wordt na het instellen van de verbijzonderingen op de kostendrager 'Niet gespecificeerd' geboekt. Dit bedrag kun je per grootboekrekening daarna verdelen over de diverse kostendragers.
Wijzigen van begroten op kostendrager naar niet verbijzonderen
Als je tijdens het begrotingsproces wel hebt begroot op kostendrager, maar dit in de jaren daarna toch niet meer wilt gebruiken, dan kun je dit ook aanpassen. De verbijzonderingen worden dan uitgezet bij de grootboekrekeningen. De begrote bedragen per kostendrager zullen worden opgeteld naar één bedrag op kostendrager 'Niet gespecificeerd'. De overige kostendragers zullen worden geleegd.
$/note$
Hieronder vind je een uitgebreide uitleg van bovenstaande stappen.
1. Standaard kostendrager
Bovenin het scherm staat de optie 'Standaard kostendrager'. Hier kun je bepalen of je een standaard kostendrager wilt gebruiken zodra er een nieuwe medewerker of nieuw dienstverband wordt ingevoerd. Is de Standaard kostendrager niet gevuld, en je vergeet de kostendrager in te vullen bij vacatures of nieuwe dienstverbanden dan worden de salariskosten niet berekend.
2. Nieuwe kostendrager toevoegen
Heb je in het bronsysteem een nieuwe kostendrager toegevoegd, dan dien je deze kostendrager ook in Anago toe te voegen. Bij het inlezen van de realisatie wordt deze kostendrager toegevoegd aan het scherm. Je dient dan nog wel de koppelingen te maken.
Als er (nog) geen realisatie wordt ingelezen, dan kun je met behulp van onderstaande stappen een nieuwe kostendrager toevoegen:
$stappen$
- Klik op de knop Toevoegen kostendrager.
- Onderstaand scherm opent zich:
- Vul in het veld Nummer het nummer van de kostendrager in uit het bronsysteem (bijv. 001 of 12000)
- Vul bij Omschrijving de omschrijving uit het bronsysteem toe van de kostendrager.
- Selecteer bij Hiërarchie onder welke hiërarchie de kostendrager moet vallen, dit zal meestal Alle zijn.
- Zet een vinkje bij Bestuursformatieplan indien het een personele kostendrager betreft.
- Zet een vinkje bij Kopieer FTE naar DI indien de fte's van de medewerker gekopieerd moeten worden naar het veld FTE DI in Formatie.
- Zet een vinkje bij FTE onbetaald als je niet wilt dat de medewerkers met FTE's en salariskosten terugkomen in de maandrapportage personeel en in Formatie/Analyse formatie.
- Zet een vinkje bij GGL indien je wilt dat de dienstverbanden van de medewerker met deze kostendrager mee tellen in de berekening van de GGL.
- Zet een vinkje bij Financieel indien het een financiële kostendrager betreft.
- Zet een vinkje bij Personeel indien het een personele kostendrager betreft.
- Zet eventueel een vinkje bij Koppelen indien je een korting wil koppelen aan de kostendrager. Hierdoor wordt de korting ingelezen t/m de einddatum van het betreffende dienstverband. Doe dit alleen als alle kortingen met een apart dienstverband worden aangemerkt in het bronsysteem.
- Klik op Toevoegen.
- Na wijzigingen in de personele kostendragers kun je in het scherm 'Kostendragers' het salarismodel opnieuw laten doorrekenen.
- Heb je wijzigingen of nieuwe kostendragers voor financieel ingevuld, dan dien je financieel nog door te rekenen. Dit kan in het scherm Grootboekrekeningen.
$/stappen$
3. (In)actief
Als je het vinkje in de kolom Actief uitzet en het vakje kleurt rood, dan is op deze kostendrager een bedrag in Meerjarenbegroting - Financieel ingevuld of er zijn bedragen in de realisatie geboekt met deze kostendrager. In dit geval kun je het vinkje Invoer weghalen, waardoor er niet meer ingevoerd kan worden op de kostendrager.
Let op: Bij Raet mag het vinkje bij de kostendrager Regulier niet weggehaald worden!
4. Volgorde kostendragers
Je kunt de volgorde van de kostendragers aanpassen zodat de meest gebruikte kostendragers bovenaan komen te staan. Dit is handig bij het aanmaken van vacatures en nieuwe dienstverbanden.
Om de volgorde aan te passen, volg je onderstaande stappen:
$stappen$
- Klik op de regel van de kostendrager die je wilt verplaatsen. Onderstaande icoontjes zullen worden getoond.
- Klik op de dubbele pijl om een tweede scherm te openen. Klik een kostendrager aan waar je de te verplaatsen kostendrager boven of onder wilt zetten.
- Om een kostendrager één regel naar boven of naar onder verplaatsen, klik je ook op de kostendrager, maar dan op pijl omhoog of omlaag.
$/stappen$
5. Hiërarchie aanbrengen
Je kunt een aantal kostendragers samenvoegen tot één niveau hoger. Dit niveau, maar ook de onderliggende kostendragers, kan geselecteerd worden in de rapportages.
Om een hiërarchie aan te brengen volg je onderstaande stappen:
$stappen$
- Doorloop de bovenstaande stappen voor het aanmaken van een nieuwe kostendrager.
- De kostendragers die onder de nieuwe verdichting/hiërarchie vallen, dien je te koppelen aan deze verdichting.
- Klik in de kolom Hiërarchie op de filterknop en selecteer de nieuwe kostendrager.
$/stappen$
$note$
Let op: Maak altijd een nieuwe kostendrager aan om als hoger niveau hiërarchie in te stellen. Door een bestaande kostendrager hiervoor te gebruiken, kun je data/medewerkers kwijt raken. Daarnaast wordt de koppeling op Per salariscomponent hierdoor geleegd.
$/note$
6. Bestuursformatieplan
Het bestuursformatieplan kent een eigen bestuursspecifieke inrichting. Door een vinkje uit te zetten in de kolom BFP zullen de salariskosten met deze kostendrager(s) niet meegenomen worden in de berekeningen van de salariskosten.
7. Financiële en/of personele kostendrager
Als je overige inkomsten en/of uitgaven begroot op kostendrager dan zet je bij de betreffende kostendrager(s) alleen een vinkje in de kolom Financieel. Deze kostendragers kunnen dan niet geselecteerd worden in het scherm Formatie en in de personele rapportages.
8. Koppelen kortingen
Anago laat de kortingsbedragen altijd automatisch doorlopen naar de toekomst, ongeacht het einde dienstverband. Als de dienstverbanden die betrekking hebben op verlof worden geboekt met een kostendrager, dan kun je de korting laten stoppen als het verlof stopt.
Volg onderstaande stappen om de kortingen bij einde dienstverband te laten stoppen:
$stappen$
- Zet een vinkje in de kolom Koppelen
- Er wordt dan een potloodje getoond in de kolom Looncomponent.
- Klik op het potloodje, er wordt een tweede scherm geopend.
- Vink het bijbehorende Salariscomponent aan.
- Ga uit het scherm met de knop Ok.
$/stappen$
9. Salariscomponenten koppelen
In dit tabblad zijn bij de inrichting de kostendragers gekoppeld aan de Anago salariscomponenten en aan de grootboekrekeningen. Indien er een nieuwe kostendrager is toegevoegd, kun je deze koppeling gaan instellen voor de nieuwe kostendrager. Je kunt door middel van de knop Koppeling overnemen van eerste kolom, de standaard instellingen overnemen. Deze knop werkt alleen op het moment dat de gehele kolom van de kostendrager leeg is. Anders kun je handmatig wijzigingen doorvoeren.
Als je wijzigingen in dit tabblad hebt aangebracht, dan moet het salarismodel en financieel gedraaid worden voordat dit zichtbaar wordt. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen. Hierbij geldt dat tijdens het doorrekenen het wenselijk is om geen gebruikers te laten begroten in Anago.
$note$
Let op: Als een salariscomponent niet gekoppeld is, wordt deze salariscomponent niet via het salarismodel berekend en niet getoond in de rapportages. De kolom 'Niet koppelen' zal rood zijn. Als je één kostendrager wel koppelt zal de rode cel niet worden getoond en worden voor deze ene kostendrager de loonkosten wel berekend.
$/note$
10. Personele kostendragers koppelen aan financiële kostendragers.
Op dit tabblad kun je personele kostendragers koppelen aan financiële kostendragers. Hierdoor worden de bedragen in de begroting (niet goedgekeurd) en prognose die begroot zijn op personele kostendragers omgezet naar financiële kostendragers in de maandrapportage financieel. Hierdoor kun je gemakkelijk de realisatie met de begroting/prognose vergelijken. De koppeling maak je als volgt:
$note$
Let op: Na het maken van de koppeling moet financieel nog doorgerekend worden. Na het doorrekenen van financieel zie je het effect, maar alleen in de maandrapportage financieel. De rest van de schermen blijft ongewijzigd!
$/note$
Uitleg per kolom:
| Kolom | Opmerking |
| Kostendrager | Hier worden de Ingelezen kostendragers personeel getoond. Toevoegen van financiële kostendragers kan handmatig. |
| Actief | Kostendrager is actief of indien uitgevinkt inactief. |
| Invoer | Aanvinken voor kostendragers die betrekking hebben op de formatie, voor financiële kostendragers geen vinkje zetten. Als deze kostendrager niet geselecteerd mag worden bij het invullen van de formatie, zet je het vinkje uit. |
| Hiërarchie | Standaard hiërarchie is 'Alle'. |Als je meerdere hiërarchieën gebruikt, dan kun je dit aanpassen. |
| Bestuursformatieplan | Als je de gegevens mbt een kostendrager wilt tonen in het BFP, dan vink je deze kolom aan. |
| Kopieer FTE naar bapo | In de kolom 'Kopieer fte naar bapo' geef je middels het vinkje aan dat de FTE die betrekking heeft op BAPO in de medewerker administratie in de kolom BAPO wordt getoond. (Dit wordt bij de inrichting van de applicatie al gedaan). |
| FTE onbetaald | 'FTE onbetaald' bepaalt of een dienstverband met die specifieke kostendrager wel (aangevinkt) of niet wordt meegenomen in het salarismodel. Als je 'FTE onbetaald' aanvinkt bij een kostendrager, is het noodzakelijk om na opslaan van het scherm ook het Salarismodel te draaien, zodat alle gegevens correct worden doorgerekend. |
| GGL | Wanneer 'GGL', is aangevinkt in de laatste kolom, worden medewerkers gerelateerd aan die kostendrager meegenomen in de berekening voor de 'Gewogen Gemiddelde Leeftijd' (dit is bijvoorbeeld niet het geval voor vervangingsdienstverbanden). |
| Financieel | Aanvinken als het een financiële kostendrager betreft |
| Personeel | Zet in deze kolom een vinkje als de kostendrager ook bij de formatie getoond dient te worden. |
| Koppelen | Anago laat de kortingsbedragen altijd automatisch doorlopen naar de toekomst, ongeacht het einde dienstverband. Als de dienstverbanden die betrekking hebben op verlof worden geboekt met een kostendrager, dan kun je de korting laten stoppen als het verlof stopt. (zie uitleg Korting) Zet dan een vinkje in deze kolom |
| Looncomponent | Hier koppel je het betreffende kortingslooncomponent |
Wijzigen van niet verbijzonderen naar begroten op kostendrager
Het begrote bedrag wordt na het instellen van de verbijzonderingen op de kostendrager 'Niet gespecificeerd' geboekt. Dit bedrag kun je per grootboekrekening daarna verdelen over de diverse kostendragers.
Wijzigen van begroten op kostendrager naar niet verbijzonderen
Als je tijdens het begrotingsproces wel hebt begroot op kostendrager, maar dit in de jaren daarna toch niet meer wilt gebruiken, dan kun je dit ook aanpassen. De verbijzonderingen worden dan uitgezet bij de grootboekrekeningen. De begrote bedragen per kostendrager zullen worden opgeteld naar één bedrag op kostendrager 'Niet gespecificeerd'. De overige kostendragers zullen worden geleegd.