Workflow - Overzicht workflows

Aanmaken workflows

$stappen$

1. Ga naar het scherm Overzicht workflows.
2. Klik op de knop {+Toevoegen nieuwe workflow}
3. Vul alle velden in, waarbij het veld Workflow sjabloon optioneel is.
4. Als alle velden ingevuld zijn, verschijnt de knop {+Voeg toe} Klik hierop om de workflow aan te maken:
5. Er verschijnt nu een nieuwe workflow in de regel. Klik op 'Details' om de workflow verder in te zien en aan te passen:
6. Het detailscherm is verdeeld in 3 delen: Informatie over de workflow, informatie over de verschillende fasen van de workflow en informatie over de taken in de verschillende fasen. Velden kunnen naar wens worden aangevuld of aangepast.

$/stappen$

Aanmaken en/of aanpassen Fasen

$stappen$

1. Indien gekozen is voor een sjabloon zullen verschillende fasen zichtbaar zijn.
2. Indien je geen sjabloon hebt gekozen kan je een fase aanmaken door op de daarvoor bestemde knop te drukken.
3. De fasen kunnen worden aangepast. Zo kan de naam of deadline worden aangepast door de cel te muteren.
4. Indien je een 'fase eindverantwoordelijke' kiest zal deze persoon een e-mail krijgen zodra de deadline nadert.
5. Ook kan de volgorde van de fase worden aangepast of een fase kan zelfs worden verwijderd. Klik hiervoor op de kolom met het nummer van de fase:
6. Let op: de nummering past zich pas aan zodra het scherm wordt verlaten!

$/stappen$

Aanmaken en aanpassen Taken

$stappen$

1. Het onderste deel van het detailscherm geeft informatie over de taken. Indien gekozen is voor een sjabloon staan ook hier al diverse taken in.
2. Indien je geen sjabloon hebt gekozen kan je een taak aanmaken door op de daarvoor bestemde knop te drukken.
3. Taken horen bij een bepaalde fase. Je kan slechts de taken bekijken van de geselecteerde fase. Gebruik hiervoor het filter “Fase” of selecteer een fase met de muis in de tabel met de fasen. Nu zie je verschillende taken.
4. Taken kunnen op dezelfde manier als een fase worden aangepast, verplaatst of verwijderd.
5. Vul in ieder geval de deadline en “Taak eigenaar” in. Deze persoon is verantwoordelijk voor tijdige uitvoer van de taak en zal een e-mail ontvangen indien de deadline nadert.
6. Taken kunnen in dit scherm ook worden afgerond middels het vinkje. Dat kan handig zijn voor de Beheerder/workfloweigenaar om e.e.a. op te schonen. Een taakeigenaar kan zijn taken alleen afronden in het scherm “Taakoverzicht.
7. Middels het potloodje kunnen extra details worden ingevuld voor iedere taak. Hier kan bijvoorbeeld ook een startdatum worden ingegeven. Deze startdatum wordt gebruikt in het rapport “Taak Planning” maar is niet verplicht voor de werking van de verdere module. TIP!: Startdatums van alle taken kunnen door de beheerder heel snel worden ingevuld in ditzelfde rapport “Taak planning”.

$/stappen$

Aan de slag en afronden fase

$stappen$

1. Workflow, Fasen en Taken zijn nu gereed. Alle taakeigenaren zijn aangemaakt en gekoppeld aan hun taken. Taakeigenaren kunnen bij de schermen Taakbeheer (hier kunnen zij taken inzien en afronden) en Taakplanning (hier wordt per week aangegeven welke taken moeten worden afgerond).
2. Indien een taak 1 week voor de deadline nog niet is afgerond wordt een email verstuurd naar de taakeigenaar. De fase eindverantwoordelijke krijgt 14 dagen voor de deadline van de fase een email. De workfloweigenaar krijgt 21 dagen voor de deadline van de workflow een email. Deze instellingen is alleen door de helpdesk aan te passen.
3. In het scherm 'Overzicht Workflows' wordt de status van de workflow bijgehouden. Indien taken worden afgerond zal het percentage gereed worden aangepast. Indien alle taken van één fase zijn afgerond dient een fase handmatig te worden overgezet naar de volgende fase. Er verschijnt in dat geval een icoontje in de kolom 'afronden fase'. Klik hierop om af te ronden. De huidige fase wordt getoond in de kolom 'Fase'.

$/stappen$