In deze module is het mogelijk om workflows te beheren. Een workflow is een bak met werk (taken) die is onderverdeeld in verschillende fasen. Zo kan een workflow bijvoorbeeld het begrotingsproces zijn met als fasen 'Opstellen kadernota', 'Opstarten Begrotingsproces Anago' en 'Invoer leerlingaantallen' tot aan de laatste fase 'Goedkeuren begroting'.
Aan de fase 'Opstarten Begrotingsproces Anago', kunnen vervolgens taken worden gekoppeld die door personen moeten worden uitgevoerd. Denk voor deze fase aan taken als 'Controle parameters' of 'Inlezen 0-standen'. Wanneer alle taken uit een fase zijn afgerond, kan de workflow naar de volgende fase gaan.
Het beheren van een workflow
De beheerder kan nieuwe workflows aanmaken voor allerlei processen, financieel en non-financieel. Dus naast workflows voor begroting ook voor maand-, kwartaal- en jaarafsluiting. Maar ook voor zaken als verloningen of zelfs onderhoud gebouwen. Als het proces maar in fasen is in te delen en fasen taken bevatten.
De taakeigenaren kunnen in het systeem aangeven of een taak is afgerond. Dit doen ze eenvoudig door een vinkje te zetten. Wanneer alle taken behorend bij een huidige fase zijn afgerond, bestaat er de mogelijkheid deze fase af te ronden. De workflow bevindt zich daarna in de volgende fase. Op deze manier kan de voortgang van een workflow bijgehouden worden.
De historie van een workflow (bijvoorbeeld wie er wanneer de workflow heeft aangemaakt, of wie er wanneer een bepaalde fase afgerond heeft) wordt bijgehouden.
De applicatie bestaat hoofdzakelijk uit 3 schermen.
- Workflowoverzicht: een overzicht van alle workflows. Hier wordt met kleuren aangegeven welke workflows extra aandacht nodig hebben in verband met naderende (of gemiste) deadlines. Door op een workflow te klikken, zie je meer details. Je krijgt daardoor goed inzicht in de voortgang binnen de huidige fase, de bijbehorende taken en algemene informatievelden van deze workflow.
- Taakbeheer: een overzicht van alle (openstaande) taken gesorteerd op naderende deadline. Wanneer een deadline nadert, verandert de kleur van de taak. Door op een taak te klikken, zie je meer details (informatievelden) die bij die taak horen.
- Sjablonen: een workflow zou snel aangemaakt kunnen worden middels een sjabloon. In dit scherm kunnen bestaande sjablonen bekeken en aangepast worden. Tevens kunnen nieuwe sjablonen worden aangemaakt.
Hieronder vind je de instellingen stapsgewijs terug die gemaakt moeten worden voordat Workflow en taken gebruikt kan worden:
Bij het aanmaken van een workflow heb je de keuze om zelf een workflow op te bouwen met fasen en taken of om te kiezen voor een reeds bestaand sjabloon. Wij raden deze laatste optie aan, zeker omdat een o.b.v. een sjabloon aangemaakte workflow nog naar wens kan worden aangepast. Dit scheelt dus tijd.
Instellingen
Voordat je kunt starten met Workflow en taken, dien je een aantal instellingen te maken/doorlopen:
$stappen$
- Voeg medewerkers toe en autoriseer ze: klik hier voor de instellingen.
- Maak één of meerdere sjablonen aan (deze stap is optioneel): klik hier voor de instellingen.
- Maak workflows, fasen en taken: klik hier voor de instellingen.
$note$
Let op: Workflow en taken is een extra module die los afgenomen kan worden. Voor meer informatie neem contact op met onze Salesmanager Gary Meijer via 088-9900811.
$/note$