Opstellen scenario

Index

1. Overzicht
2. Doel
3. Belangrijkste elementen
4. Scenario aanmaken
5. Werken binnen een scenario
6. Bekostiging aanpassen
7. Formatie aanpassen
8. Overige baten en lasten aanpassen
9. Werken met parameters
10. Rapportage raadplegen
11. Rapportages instellen
12. Overige functies
13. Voorwaarden
14. Fouten
15. FAQ
16. Begrippenlijst
17. Metadata

1. Overzicht

In het scherm Opstellen scenario maak en beheer je scenario’s. Een scenario is een aparte werkomgeving waarin je wijzigingen kunt doorvoeren op de begroting, zonder dat dit direct invloed heeft op de bestaande situatie.

Je gebruikt dit scherm om:

• nieuwe scenario’s aan te maken
• autorisaties toe te kennen
• rapportages voor vergelijking in te richten

Vanuit dit scherm werk je verder in de door jou aangemaakte scenario (aanpassingen maken in bekostiging, formatie en parameters).

2. Doel

Het doel van dit scherm is om gecontroleerd alternatieve situaties/scenario's door te rekenen en te vergelijken met de bestaande begroting. Zo kun je onderbouwde keuzes maken voordat je wijzigingen definitief doorvoert.

3. Belangrijkste elementen

Tab: Scenario’s

Hier zie je een overzicht van alle scenario’s waarvoor je geautoriseerd bent.

Belangrijke functies:

• Scenario toevoegen
• Scenario hernoemen
• Scenario activeren/inactiveren
• Kostenplaatsen selecteren
• Scenario verwijderen (indien toegestaan)

Toont een lijst met scenario’s inclusief naam, status (actief/inactief) en actieknoppen (bewerken/verwijderen).

Tab: Autorisatie

Hier stel je per scenario in welke gebruikers toegang hebben en wat zij mogen doen.

Autorisaties:

• Begroting (wijzigingen in bekostiging en formatie)
• Parameters (aanpassen van uitgangspunten)

Toont een tabel met gebruikers en vinkjes voor begroting en parameters.

Tab: Rapportage instellingen

Hier stel je in hoe scenario’s worden vergeleken in rapportages.

Mogelijkheden:

• Meerdere scenario’s naast elkaar tonen
• Verschillen t.o.v. basis inzichtelijk maken
• Standaard rapportage instellen

Toont het configuratiescherm met meerdere kolommen waarin scenario’s geselecteerd zijn en de instelling om een standaard rapportage in te stellen.

4. Scenario aanmaken

1. Ga naar Opstellen scenario
2. Klik op Toevoegen scenario
3. Vul een naam in
4. Selecteer de relevante kostenplaatsen
5. Stel autorisaties in
6. Sla het scenario op

Toont invoervelden voor naam en autorisatie.

Instructievideo – Opstellen scenario

5. Werken binnen een scenario

Na het aanmaken van een scenario kun je wijzigingen doorvoeren in:

• Bekostiging
• Formatie
• Parameters

Deze onderdelen bepalen samen de uitkomst van het scenario.

6. Bekostiging aanpassen

Binnen het scenario kun je ook bekostiging wijzigen, bijvoorbeeld:

• Leerling-/studentenaantallen aanpassen
• Verdeling per kostenplaats wijzigen

Toont tabel met leerlingaantallen per periode en kostenplaats.

Instructievideo – Bekostiging

7. Formatie aanpassen

Binnen een scenario kun je de formatie aanpassen op dezelfde manier als in het reguliere formatie mutatiesscherm, maar dan specifiek voor het scenario.

Wat kun je aanpassen?

1. Bestaande dienstverbanden wijzigen

• FTE per maand aanpassen
• Functie wijzigen
• Schaal en periodiek aanpassen
• Kostenplaats aanpassen
• Kostendrager aanpassen

Toont een tabel met medewerkers, FTE per maand en kolommen voor functie, schaal en kostenplaats.

2. Nieuwe dienstverbanden toevoegen

Je kunt nieuwe dienstverbanden bij bestaande medewerkers, nieuwe medewerkers of vacatures toevoegen.

Voorbeelden:

• Nieuwe docent toevoegen
• Tijdelijke vervanging invoeren
• Uitbreiding formatie

Toont invoerscherm voor medewerker/vacature met velden zoals functie, schaal en FTE.

3. Dienstverband beëindigen

Dit doe je door de FTE waarde te legen via back space of delete.

Toont geleegde FTE waarde bij een bestaande medewerker.

4. FTE aanpassen over tijd

Je kunt per maand de FTE wijzigen.

Voorbeelden:

• Geleidelijke groei
• Tijdelijke inzet
• Seizoensinvloeden

Toont maandkolommen met FTE-waarden.

5. Dienstverband verwijderen of herstellen

• Verwijderen via prullenbak
• Herstellen via ronde pijltje

Visuele ondersteuning in het scherm

• Gewijzigde waarden worden gemarkeerd
• Basiswaarden blijven zichtbaar via tooltip (informatie als je er overheen gaat met de muis)
• Verwijderde regels blijven herkenbaar

Belangrijk om te weten

• Wijzigingen gelden alleen binnen het scenario
• De originele begroting blijft ongewijzigd
• Je kunt altijd terug naar de oorspronkelijke waarde

Instructievideo – Formatie

8. Overige baten en lasten aanpassen

Naast bekostiging en formatie kun je binnen een scenario ook overige baten en lasten aanpassen. Hiermee kun je financiële wijzigingen doorvoeren die niet direct gekoppeld zijn aan de modules formatie of bekostiging.

Wat kun je aanpassen?

1. Bedragen wijzigen

Je kunt bedragen aanpassen per:

• Grootboekrekening
• Periode (maand of jaar)
• Kostenplaats

Toont een tabel met grootboekrekeningen in de rijen en bedragen per jaar in de kolommen.

2. Nieuwe baten of lasten toevoegen of wijzigen

Je kunt bedragen toevoegen of wijzigen om toekomstige of verwachte situaties te modelleren.

Voorbeelden:

• Extra subsidie
• Nieuwe kostenpost
• Tijdelijke financiering

Toont gewijzigde waarden.

3. Waarden herstellen naar basis

• Door een waarde leeg te maken wordt de oorspronkelijke waarde uit de begroting weer getoond
• Dit maakt het eenvoudig om wijzigingen terug te draaien

Toont teruggedraaide wijziging.

Visuele ondersteuning in het scherm

• Gewijzigde waarden worden oranje gemarkeerd
• Waarden gevuld vanuit een berekende module in Anago worden geel gemarkeerd
• Oorspronkelijke waarden blijven inzichtelijk
• Verschillen met de basis kunnen later in analyse worden bekeken

Belangrijk om te weten

• Wijzigingen gelden alleen binnen het scenario
• De bestaande begroting blijft ongewijzigd
• Deze aanpassingen worden meegenomen bij het doorrekenen van het scenario
• Wijzigingen in geel gemarkeerde cellen worden bij het doorvoeren van een scenario overschreven door de berekening van de betreffende module in Anago

Instructievideo – baten en lasten

9. Werken met parameters

Je kunt parameters aanpassen die invloed hebben op berekeningen, zoals:

• Salarisontwikkelingen
• Bekostigingsbedragen

Je kunt dit per scenario of centraal voor alle scenario's aanpassen. Via het scenario zelf pas je de parameters voor dat specifieke scenario aan.

Toont tabel met parameters per jaar.

Hoe wijzig je parameters?

1. Pas een parameter aan via ‘Mutatie’

• Zoek de parameter die je wilt wijzigen
• Voer een nieuwe waarde in bij de kolom Mutatie

Hiermee overschrijf je de bestaande waarde voor dat jaar of die maand

Toont een cel waarin een bedrag handmatig wordt ingevoerd.

2. Pas een parameter aan via ‘Inflatie’

• Vul een percentage in bij Inflatie
• De waarde wordt automatisch doorgerekend naar volgende jaren

Dit is handig bij meerjarige aanpassingen, omdat de berekening werkt als samengestelde groei (rente-op-rente).
Dit betekent dat elke nieuwe periode wordt berekend op basis van de eerder verhoogde waarde. Hierdoor hoef je niet handmatig elk jaar opnieuw te berekenen en sluit de ontwikkeling beter aan op realistische prijs- of salarisstijgingen.

Toont percentagevelden per jaar.

3. Controleer de scenario-waarde

• De kolom Scenario toont de berekende uitkomst
• Deze waarde is gebaseerd op:
  • Basis (begroting)
  • Mutatie
  • Inflatie %

4. Opslaan van wijzigingen

• Sla het scherm op om de wijzigingen te bewaren
• De aangepaste parameters worden meegenomen in het doorrekenen van het scenario

Extra mogelijkheden

Filteren op mutaties

Je kunt filteren op alleen gewijzigde parameters om snel inzicht te krijgen in wat is aangepast.

Toont gefilterde weergave op enkel mutaties.

Werken met maanden (salariskosten)

Voor salariskosten werk je per maand in plaats van per jaar. Dit geeft meer detail in de berekening. Je kunt hierbij via de Maand filter een maand selecteren om het overzicht te verkleinen.

Toont het tab Salariskosten gefilterd op een specifieke maand.

Belangrijk om te weten

• Zonder autorisatie kun je parameters alleen bekijken
• Wijzigingen gelden alleen binnen het scenario
• De basisinstellingen blijven ongewijzigd

Instructievideo – Scenario parameters

10. Rapportages raadplegen

Je kunt via de knop Rapportage in het scenario gaan kijken wat voor effect de wijzigingen die je hebt gemaakt in het scenario hebben op:

• de bekostiging
• de salariskosten
• de meerjarenbegroting

Hierbij kun je zelf een rapportage selecteren waar je op gaat inzoomen. Je kunt bijv. het scenario vergelijken met de begroting (basis) of met een ander scenario. Je leest hieronder hoe je dit instelt.

Toont de rapportage die een vergelijking maakt tussen de begroting en het scenario in de meerjarenbegroting.

11. Rapportages instellen

Je kunt rapportages instellen om scenario’s te vergelijken. Dit doe je via het scherm Opstellen scenario.

Voorbeelden:

• Scenario vs basis
• Meerdere scenario’s naast elkaar

Toont meerdere kolommen met scenario’s en verschillen.

Hoe stel je rapportages in?

1. Ga naar tab ‘Rapportage instellingen’

Open binnen Opstellen scenario de tab Rapportage instellingen.

2. Voeg een nieuwe rapportage-instelling toe

• Klik op Toevoegen rapportage instelling
• Geef de rapportage een naam

Toont invoerveld voor naam van de rapportage.

3. Selecteer de scenario’s

• Kies per kolom welk scenario je wilt tonen
• Je kunt meerdere scenario’s naast elkaar zetten

Laat je een kolom leeg, dan kun je een verschillenkolom tonen

Toont meerdere kolommen waarin per kolom een scenario geselecteerd wordt.

4. Stel vergelijking in

• Voeg bijvoorbeeld toe:
  • Scenario A
  • Scenario B
  • Verschil

Zo zie je direct de impact van wijzigingen

5. Kies eventueel een standaard rapportage

• Selecteer een rapportage als standaard
• Deze wordt automatisch geladen in rapportageschermen

Waar gebruik je deze rapportages?

De ingestelde rapportages worden gebruikt in de scenariomodule op de volgende plaatsen:

• Analyse schermen
• Meerjarenbegroting
• Scenario vergelijkingen

Belangrijk om te weten

• Je ziet alleen scenario’s waarvoor je autorisatie hebt
• Je kunt meerdere instellingen naast elkaar gebruiken

Instructievideo – Rapportage instellingen

12. Overige functies

Knop Instellingen

Voor persoonlijke instellingen van het scherm.

Toont de knop instellingen en de instellingen die gemaakt kunnen worden voor de tab Formatie.

Knop Kopiëren

Om alle ingevoerde wijzigingen in een scenario te kopiëren naar een nieuw scenario.

Toont de knop Kopiëren en wat je hierbij kunt instellen.

Knop Legen

Om alle ingevoerde wijzigingen in een scenario te verwijderen.

Toont de knop Legen en wat je hierbij kunt instellen.

Instructievideo’s - Overig

13. Voorwaarden

• Autorisatie voor scenarioplanning
• Autorisatie voor begrotingsschermen (bekostiging, formatie en overige baten en lasten)
• Toegang tot kostenplaatsen

14. Fouten

Scenario niet zichtbaar
→ Geen autorisatie

Geen resultaten in rapportage
→ Scenario niet doorgerekend

Wijzigingen niet zichtbaar
→ Scenario niet opgeslagen

15. FAQ

Kan ik meerdere scenario’s tegelijk gebruiken?
Ja, deze kun je vergelijken via rapportages.

Kan ik een scenario kopiëren?
Ja, via de kopieerfunctie binnen scenario’s.

Wat gebeurt er als ik een scenario verwijder?
Het scenario en bijbehorende instellingen worden verwijderd.

16. Begrippenlijst

• Scenario: alternatieve begrotingsvariant
• Formatie: personeelsinzet (FTE en kosten)
• Bekostiging: inkomsten gebaseerd op aantallen
• Parameters: uitgangspunten voor berekeningen

17. Metadata

• Scherm: Opstellen scenario
• Module: Scenarioplanning