Van historische cijfers naar een onderbouwde begroting
Bij het opstellen van de jaarbegroting kost het kleinste deel van je budget het meeste tijd. De post “overige baten en lasten” — denk dan aan ouderbijdragen, huurinkomsten, kantoorbenodigdheden, verzekeringen — vertegenwoordigt meestal maar een klein deel van de totale begroting. Maar juist hier gaat de meeste tijd in zitten, omdat je elk bedrag apart moet uitzoeken en inschatten.
De Budget Assistent is een hulpmiddel binnen Anago Education dat dit werk makkelijker maakt. Het kijkt naar jouw historische cijfers en doet een onderbouwd voorstel voor deze posten. Zo hoef je niet elke keer zelf een inschatting te maken en uit te leggen hoe je aan een bedrag komt.
In het kort
- De Budget Assistent kijkt naar jouw historie, niet naar een landelijk gemiddelde.
- Je ziet hoe een voorspelling tot stand komt en waarom. En je past het zelf aan als je dat wilt. Jij blijft de baas.
- De Budget Assistent kan niet voor iedere grootboekrekening een voorspelling maken. Kan het niet? Dan begroot je die post gewoon zelf, zoals je altijd deed.
Hoe komt een voorspelling tot stand
De Budget Assistent doorloopt drie stappen.
Leren
De Budget Assistent kijkt eerst naar jouw eigen cijfers van de afgelopen jaren: wat heb je vorig jaar uitgegeven of ontvangen, ging dat de laatste jaren omhoog of omlaag, en is dat bedrag altijd ongeveer hetzelfde of juist wisselend? Daarnaast wordt rekening gehouden met een aantal kenmerken van je school of stichting: hoeveel leerlingen heb je, hoe groot is de school (op basis van wat er vorig jaar in totaal is uitgegeven) en wat voor soort onderwijs geef je. Een grote middelbare school werkt namelijk anders dan een kleine basisschool. En elke verdichting wordt apart bekeken, want verhuur ontwikkelt zich heel anders dan bijvoorbeeld schoonmaakkosten of rente. Alles op één hoop gooien zou die verschillen wegpoetsen.
Kiezen
Voor elke kostenpost probeert de Budget Assistent verschillende rekenmanieren uit, van simpel tot ingewikkeld. Elke manier wordt getest op jaren die het systeem nog niet kent — zo zien we hoe goed een methode de toekomst kan voorspellen, niet hoe goed hij het verleden kan navertellen. De beste methode wordt gebruikt. Zijn twee methodes even goed? Dan kiezen we de simpelste.
Belangrijke regel: de gekozen methode moet minstens zo goed zijn als wat scholen en besturen nu zelf al doen.
Dat toetsen we niet op basis van één gunstig jaar of een toevallige uitschieter. We checken ook of een verschil steeds terugkomt, en niet zomaar geluk was. Vooral bij kleinere groepen scholen kan één opvallend goed jaar er zomaar tussen zitten zonder dat dat normaal is. Dat betekent dat het voor jouw eigen school in een bepaald jaar soms toch anders kan uitpakken dan het totaalbeeld laat zien.
We kijken hierbij naar drie dingen: hoe vaak de Budget Assistent dichterbij de uiteindelijke werkelijkheid zat dan de zelfgemaakte begroting; hoe groot het gemiddelde verschil tussen voorspelling en werkelijkheid is (in euro's en procenten) en of dat verschil groot en stabiel genoeg is om geen toeval te zijn. Pas als een methode op alle drie goed scoort, mag hij echt gebruikt worden.
Voorspellen
De Budget Assistent voorspelt eerst de grote posten — de verdichtingen die bij elke school en elk bestuur op dezelfde manier zijn ingericht. De onderliggende grootboekrekeningen, die per bestuur kunnen verschillen, worden daarna verdeeld op basis van hoe jij dat zelf altijd al deed. Het is dus geen black box, maar een verdeling op basis van je eigen grootboekschema.
Bij elke voorspelling legt de Budget Assistent ook in “gewone” taal uit waarom: bijvoorbeeld omdat het aantal leerlingen is veranderd, omdat de kosten de afgelopen jaren al stegen, of omdat de bekostiging is aangepast. Je krijgt dus niet alleen een getal, maar ook het waarom erbij — zodat je zelf kunt beoordelen of dat voor jouw school klopt.
Een voorbeeld
Neem de verdichting huisvestingslasten op een basisschool. De afgelopen jaren bewoog deze post rond de €47.500, met een lichte stijgende trend. Je hebt zelf voor komend jaar €50.000 begroot.
De Budget Assistent kijkt naar jouw meerjaren gemiddelde, weegt de trend in jouw historie mee, en houdt rekening met het aantal leerlingen, de totale schoolomvang en de onderwijssoort. Uitkomst: een voorstel van €48.900, met de toelichting “in lijn met uw meerjaren gemiddelde, licht opwaartse trend meegewogen”.
Je ziet zowel je eigen €50.000 als het voorstel van €48.900 naast elkaar. Overnemen, aanpassen of laten staan is jouw keuze.
Jij houdt de regie
De Budget Assistent is een hulpmiddel, geen automatisch besluit. Elke voorspelling is zichtbaar, controleerbaar en aanpasbaar. Je kunt een voorgestelde waarde altijd overschrijven en handmatig begroten blijft op elk moment mogelijk. Waar het systeem onvoldoende zekerheid heeft over een voorspelling, laat het die bewust weg in plaats van een onbetrouwbaar getal te tonen.
Niet elke verdichting wordt voorspeld en dat is een bewuste keuze
De Budget Assistent voorspelt niet blindelings elke verdichting. Voordat een verdichting wordt meegenomen, moet die aan twee voorwaarden voldoen.
Voorwaarde 1: is er genoeg historie om iets van te leren?
Voor verdichtingen waarover nog te weinig vergelijkbare gevallen bekend zijn om betrouwbaar te trainen, doet de Budget Assistent bewust geen voorstel: je ziet dan geen voorstel staan. We laten liever niks zien dan een voorspelling die niet goed genoeg onderbouwd is.
Voorwaarde 2: is de methode aantoonbaar betrouwbaar op ongeziene jaren?
Deze voorwaarde is strenger. Voor sommige verdichtingen lukt dit namelijk niet — bijvoorbeeld als een post vooral verandert door iets dat helemaal niets met jouw school te maken heeft. Dan maakt het niet uit hoeveel jaren aan cijfers je hebt, want de oorzaak zit ergens anders. Voor dit soort posten laat de Budget Assistent bewust geen voorstel zien: je begroot dit dan zelf, niet omdat er "te weinig data" is, maar omdat deze post nu eenmaal moeilijk te voorspellen is.
Alleen als beide voorwaarden is voldaan, krijg je een voorstel te zien. In alle andere gevallen zie je niets, en begroot je die post gewoon zelf, zoals je altijd deed.
Wat is de huidige status van de Budget Assistent
In de huidige fase richt de Budget Assistent zich op de post overige baten en lasten, voor het primair en voortgezet onderwijs. Andere onderdelen van de begroting (bekostiging, personeel, investeringen) blijven vooralsnog buiten beeld, net als MBO en HBO.
Dat is een bewuste, gefaseerde keuze. Naarmate er meer historische gegevens beschikbaar komen, van meer scholen en over meer jaren, breidt de dekking van de Budget Assistent zich uit naar meer onderwijssoorten en naar verdichtingen die nu nog op de bredere, minder toegespitste inschatting draaien. Sommige verdichtingen zullen naar verwachting nooit voorspeld worden. Niet omdat er te weinig cijfers zijn, maar omdat de reden achter die kosten gewoon niets met jouw school te maken heeft.
Kortom
De Budget Assistent neemt je het rekenwerk op de kleinere begrotingsposten niet uit handen door het te automatiseren maar door het te onderbouwen met jouw eigen cijfers, getest op wat echt werkt, met een uitleg erbij. Kan dat goed onderbouwd worden? Dan krijg je een voorstel. Kan dat nog niet? Dan doe je het gewoon zelf, zoals je altijd deed.