Opstellen flexibele rapportages – Cogix Helpcentrum

Onder flexibele rapportages staat een reeks zelf ontwikkelde rapportages waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Een rapportage kan worden aangemaakt in het scherm "Opstellen flexibele rapportages" onder het kopje "Flexibele rapportages".

$note$

Let op: Ieder jaar in januari kan het noodzakelijk zijn om de relatieve periodes aan te passen vanwege de jaarovergang. Dit doe je in het scherm Opstellen flexibele rapportages op het tabblad Opstellen rapportages. Via het potloodje klik je door naar de betreffende rapportages.

$/note$

Rapportagetypes

Er zijn drie mogelijke rapportagetypes:

$stappen$

Een rapport met rapportagefeiten in de rijen en jaren/statussen in de kolommen. Dit rapport geeft voor één kostenplaats een overzicht van feiten per jaar en status. Met status wordt bijv. de begroting, prognose of realisatie bedoeld.
Een rapport met kostenplaatsen of kostendragers in de rijen en rapportagefeiten in de kolommen. Dit rapport geeft voor alle kostenplaatsen of kostendragers onder elkaar een overzicht van door jou in gestelde rapportagefeiten per jaar en status.
Een rapport met rapportagefeiten in de rijen en kostenplaatsen of kostendragers in de kolommen. Dit rapport geeft voor alle kostenplaatsen of kostendragers naast elkaar een overzicht van de gekozen rapportagefeiten voor één jaar.

$/stappen$

Hieronder zie je per rapportage een voorbeeld en een instructievideo waarin Karin je uitlegt hoe een en ander werkt.

Rapport met Rapportagefeiten - Jaren:

Rapport met Kostenplaatsen of Kostendragers - Rapportagefeiten:

Rapport met Rapportagefeiten - Kostenplaatsen of Kostendragers:

Maken rapport met Rapportagefeiten - Jaren

$stappen$

Ga in het scherm 'Opstellen flex rapportages' naar het tabblad 'Rapportages'.
Klik op de knop Toevoegen rapportage.
Geef het rapport met het potloodje de gewenste naam.
Vul in de kolom 'Rijen' Rapportagefeiten in.
Selecteer in de kolom 'Kolommen' Jaren.
Stel via de potloodjes eventueel in welke kostenplaatsen, kostendragers en afslagen in de filters geselecteerd mogen worden in het rapport.
Via het potloodje bij Autorisatie kun je gebruikers autoriseren voor jouw gemaakte rapport. Dit kan ook via het tabblad Autorisatie.
Op het tabblad 'Rapportagefeiten' vind je alle rapportagefeiten waarmee jouw rapport opgebouwd kan worden. Je kunt via de zoekfunctie ook gemakkelijk zoeken naar een rapportagefeit. Via dit tabblad kun je ook eventueel zelf rapportagefeiten opstellen.
Ga naar het tabblad 'Opstellen rapportages' en klik op het potloodje bij het zojuist aangemaakte rapport. Selecteer in de kolom 'Rapportagefeit' de gewenste rapportagefeiten die getoond moeten worden in de rapportage. Hierbij kun je kiezen uit bijvoorbeeld de bekostigingsfeiten, grootboekrekeningen, verdichtingen, leerlingenaantallen, salariscomponenten, FTE's, salariskosten, afschrijvingen, boekwaardes en aanschafwaardes van investeringen.
In de kolom Formule kun je een formule toevoegen aan jouw rapport. Hierbij verwijs je naar rijen door naar het rijnummer te verwijzen in geblokte haakjes. Op deze manier:
Het kan zijn dat je de vinkjes Inputs oprollen of Outputs oprollen nodig hebt indien je een formule toevoegt. In de i'tjes lees je wanneer dit het geval is en vind je ook een concreet voorbeeld terug.
In de kolom 'Stijl' kun je een opmaak selecteren. Hierbij kun je bijvoorbeeld kiezen voor een afrondingsopmaak, een lege regel of een vetgedrukte regel.
In de kolom 'Niet tonen', kun je er voor kiezen om enkele kostenplaatsen niet te tonen in de rapportage specifiek voor die ingestelde regel.
De kolom 'Beschrijving' kan gebruikt worden, als er een andere titel in de rapportage getoond moet worden. Hier kun je de gewenste beschrijving toevoegen, de naam van het rapportagefeit wordt dan niet getoond. Indien hier niks ingevuld wordt, wordt de naam van het rapportagefeit wel getoond in de rapportage. Bij een formule kun je hier de gewenste benaming aan toevoegen:
Ga in hetzelfde scherm naar het tabblad 'Kolommen'. Selecteer hier in de kolom 'Status' de verschillende statussen die je getoond wilt hebben. Hierbij kan gekozen worden uit de statussen Begroting, Prognose, Realisatie en Rollende prognose.
Selecteer in de kolom 'Niveau' of je de status per maand, kalenderjaar, schooljaar, cumulatief (kalenderjaar) of cumulatief (schooljaar) getoond wilt hebben.
Vul in de kolom 'Relatieve periode' in die je getoond wilt hebben. Als je gekozen hebt voor het tonen van een kalenderjaar, dan wordt het huidige jaar getoond als de relatieve periode 0 wordt geselecteerd. Stel het is 2023, dan heeft 2023 als relatieve periode 0, 2022 relatieve periode -1 en 2024 relatieve periode 1.
In de kolom 'Formule' kan een berekening geplaatst worden. Hierbij kunnen statussen van elkaar afgetrokken, bij elkaar opgeteld, vermenigvuldigd of gedeeld worden. Dit kun je toevoegen door te verwijzen naar de rapportagekolom en deze tussen haakjes te plaatsen, bijvoorbeeld [1]-[2].
In het rapport kunnen ook regels verplaats, tussengevoegd en verwijderd worden via de icoontjes. De formules worden automatisch bijgewerkt indien een van de ingestelde rijen wordt verplaatst en een nieuw nummer toegewezen krijgt.
In de kolom 'Stijl' kan wederom een stijl toegepast worden. In de kolom 'Titel' kan een afwijkende titel worden gegeven aan de statussen.

$/stappen$

Maken rapport met Kostenplaatsen of Kostendragers - Rapportagefeiten

$stappen$

Ga in het scherm 'Opstellen flex rapportages' naar het tabblad 'Rapportages'.
Klik op de knop Toevoegen rapportage.
Klik op het potloodje en geef het rapport de gewenste naam.
Vul in de kolom 'Rijen' Kostenplaatsen of Kostendragers in.
Selecteer in de kolom 'Kolommen' Rapportagefeiten.
Stel via de potloodjes eventueel in welke kostenplaatsen, kostendragers en afslagen in de filters of rijen geselecteerd/getoond mogen worden in het rapport.
Via het potloodje bij Autorisatie kun je gebruikers autoriseren voor jouw gemaakte rapport. Dit kan ook via het tabblad Autorisatie.
Op het tabblad 'Rapportagefeiten' vind je alle rapportagefeiten waarmee jouw rapport opgebouwd kan worden. Je kunt via de zoekfunctie ook gemakkelijk zoeken naar een rapportagefeit. Via dit tabblad kun je ook eventueel zelf rapportagefeiten opstellen.
Ga naar het tabblad 'Opstellen rapportages' en klik op het potloodje bij het zojuist aangemaakte rapport. Selecteer in de kolom 'Rapportagefeit' de gewenste rapportagefeiten die getoond moeten worden in de rapportage. Hierbij kun je kiezen uit bijvoorbeeld de bekostigingsfeiten, grootboekrekeningen, verdichtingen, leerlingenaantallen, salariscomponenten, FTE's, salariskosten, afschrijvingen, boekwaardes en aanschafwaardes van investeringen.
In de kolom Formule kun je een formule toevoegen aan jouw rapport. Hierbij verwijs je naar rijen door naar het rijnummer te verwijzen in geblokte haakjes. Op deze manier:
Het kan zijn dat je de vinkjes Inputs oprollen of Outputs oprollen nodig hebt indien je een formule toevoegt. In de i'tjes lees je wanneer dit het geval is en vind je ook een concreet voorbeeld terug.
In het rapport kunnen ook regels verplaats, tussengevoegd en verwijderd worden via de icoontjes. De formules worden automatisch bijgewerkt indien een van de ingestelde rijen wordt verplaatst en een nieuw nummer toegewezen krijgt.
Selecteer in de kolom 'Status' de verschillende statussen die je getoond wilt hebben. Hierbij kan gekozen worden uit de statussen Begroting, Prognose, Realisatie en Rollende prognose.
Selecteer in de kolom 'Niveau' of je de status per maand, kalenderjaar, schooljaar, cumulatief (kalenderjaar) of cumulatief (schooljaar) getoond wilt hebben.
Vul in de kolom 'Relatieve periode' in die je getoond wilt hebben. Als je gekozen hebt voor het tonen van een boekjaar, dan wordt het huidige jaar getoond als de relatieve periode 0 wordt geselecteerd. Stel het is 2023, dan heeft 2023 als relatieve periode 0, 2022 relatieve periode -1 en 2024 relatieve periode 1.
In de kolom 'Stijl' kun je een opmaak selecteren. Hierbij kun je bijvoorbeeld kiezen voor een afrondingsopmaak, een lege regel of een vetgedrukte regel.
De kolom 'Titel' kan eventueel gebruikt worden, als er een andere titel in de rapportage getoond moet worden. Hier kun je de gewenste titel toevoegen, de naam van het rapportagefeit wordt dan niet getoond. Indien hier niks ingevuld wordt, wordt de naam van het rapportagefeit wel getoond in de rapportage.

$/stappen$

Maken rapport met Rapportagefeiten - Kostenplaatsen of Kostendragers

$stappen$

Ga in het scherm 'Opstellen flex rapportages' naar het tabblad 'Rapportages'.
Klik op de knop Toevoegen rapportage.
Klik op het potloodje en geef het rapport de gewenste naam.
Vul in de kolom 'Rijen' Rapportagefeiten in.
Selecteer in de kolom 'Kolommen' Kostenplaatsen of Kostendragers.
Stel via de potloodjes eventueel in welke kostenplaatsen, kostendragers en afslagen in de filters of rijen geselecteerd/getoond mogen worden in het rapport.
Via het potloodje bij Autorisatie kun je gebruikers autoriseren voor jouw gemaakte rapport. Dit kan ook via het tabblad Autorisatie.
Op het tabblad 'Rapportagefeiten' vind je alle rapportagefeiten waarmee jouw rapport opgebouwd kan worden. Je kunt via de zoekfunctie ook gemakkelijk zoeken naar een rapportagefeit. Via dit tabblad kun je ook eventueel zelf rapportagefeiten opstellen.
Ga naar het tabblad 'Opstellen rapportages' en klik op het potloodje bij het zojuist aangemaakte rapport. Selecteer in de kolom 'Rapportagefeit' de gewenste rapportagefeiten die getoond moeten worden in de rapportage. Hierbij kun je kiezen uit bijvoorbeeld de bekostigingsfeiten, grootboekrekeningen, verdichtingen, leerlingenaantallen, salariscomponenten, FTE's, salariskosten, afschrijvingen, boekwaardes en aanschafwaardes van investeringen.
In de kolom Formule kun je een formule toevoegen aan jouw rapport. Hierbij verwijs je naar rijen door naar het rijnummer te verwijzen in geblokte haakjes. Op deze manier:
Het kan zijn dat je de vinkjes Inputs oprollen of Outputs oprollen nodig hebt indien je een formule toevoegt. In de i'tjes lees je wanneer dit het geval is en vind je ook een concreet voorbeeld terug.
In het rapport kunnen ook regels verplaats, tussengevoegd en verwijderd worden via de icoontjes. De formules worden automatisch bijgewerkt indien een van de ingestelde rijen wordt verplaatst en een nieuw nummer toegewezen krijgt.
In de kolom 'Stijl' kun je een opmaak selecteren. Hierbij kun je bijvoorbeeld kiezen voor een afrondingsopmaak, een lege regel of een vetgedrukte regel.
De kolom 'Beschrijving' kan eventueel gebruikt worden, als er een andere titel in de rapportage getoond moet worden. Hier kun je de gewenste beschrijving toevoegen, de naam van het rapportagefeit wordt dan niet getoond. Indien hier niks ingevuld wordt, wordt de naam van het rapportagefeit wel getoond in de rapportage.