Onder flexibele rapportages staat een reeks zelf ontwikkelde rapportages waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Een rapportage kan worden aangemaakt in het scherm "Opstellen flexibele rapportages" onder het kopje "Flexibele rapportages".
$note$
Let op: Ieder jaar in januari dienen de periodes aangepast te worden vanwege de jaarovergangupdate. Afhankelijk van welk type rapport je hebt gemaakt, doe je dit in het scherm Opstellen flexibele rapportages op het tabblad Rapport Type I - kolom, Rapport Type II - regel en/of Rapport Type III - regel.
$/note$
Rapportagetypes
Er zijn drie mogelijke rapportagetypes:
$stappen$
- Een rapport van Type I geeft voor één kostenplaats een overzicht van feiten per jaar en status. Met status wordt een begroting, prognose of realisatie bedoeld.
- Een rapport van Type II geeft voor alle kostenplaatsen onder elkaar een overzicht van feiten per jaar en status. Feiten kunnen componenten zijn van bepaalde baten en lasten.
- Een rapport van Type III geeft voor alle kostenplaatsen naast elkaar een overzicht van de gekozen feiten voor één jaar.
$/stappen$
Hieronder zie je per type een voorbeeld en een instructievideo waarin Karin je uitlegt hoe een en ander werkt.
Type I rapportagemodel: 
Type II rapportage: 
Type III rapportage: 
Maken rapport type I
$stappen$
- Ga in het scherm 'Opstellen flex rapportages' naar het tabblad 'Nieuwe rapporten'.
- Klik op de knop Toevoegen nieuwe rapportage.
- Vul in de kolom 'Rapportage' de gewenste naam van de flexibele rapportage in.
- Selecteer in de kolom 'Type' het rapportagetype, in dit geval Type I.
- Vul in de kolom 'Beschrijving' eventueel een beschrijving van de flexibele rapportage in.
- Zet een vinkje bij 'Alle' om alle kostendragers mee te nemen in de rapportage.
- Ga naar het tabblad 'Rapport Type I - regel'. Selecteer in de kolom 'Rapportagefeit' de gewenste rapportagefeiten die getoond moeten worden in de rapportage. Hierbij kun je kiezen uit bijvoorbeeld de bekostigingsfeiten, grootboekrekeningen, verdichtingen, leerlingenaantallen, salariscomponenten, FTE's, salariskosten, afschrijvingen, boekwaardes en aanschafwaardes van investeringen.
- In de kolom 'Stijl' kun je een opmaak selecteren. Hierbij kun je bijvoorbeeld kiezen voor een afrondingsopmaak, een lege regel of een vetgedrukte regel.
- In de kolom 'Niet tonen', kun je er voor kiezen om enkele kostenplaatsen niet te tonen in de rapportage.
- De kolom 'Beschrijving' kan gebruikt worden, als er een andere titel in de rapportage getoond moet worden. Hier kun je de gewenste beschrijving toevoegen, de naam van het rapportagefeit wordt dan niet getoond. Indien hier niks ingevuld wordt, wordt de naam van het rapportagefeit wel getoond in de rapportage.
- Ga naar het tabblad 'Rapport Type I - kolom'. Selecteer hier in de kolom 'Status' de verschillende statussen die je getoond wilt hebben. Hierbij kan gekozen worden uit de statussen Begroting, Prognose, Realisatie en Rollende prognose.
- Selecteer in de kolom 'Niveau' of je de status per maand, boekjaar of schooljaar getoond wilt hebben.
- Vul in de kolom 'Relatieve periode' in die je getoond wilt hebben. Als je gekozen hebt voor het tonen van een boekjaar, dan wordt het huidige jaar getoond als de relatieve periode 0 wordt geselecteerd. Stel het is 2019, dan heeft 2019 als relatieve periode 0, 2018 relatieve periode -1 en 2020 relatieve periode 1.
- In de kolom 'Definitie' kan een berekening geplaatst worden. Hierbij kunnen statussen van elkaar afgetrokken, bij elkaar opgeteld, vermenigvuldigd of gedeeld worden. Dit kun je toevoegen door te verwijzen naar de rapportagekolom en deze tussen haakjes te plaatsen, bijvoorbeeld [1]-[2].
- In de kolom 'Stijl (laag 4)' kan wederom een stijl toegepast worden. In de kolom 'Titel' kan een afwijkende titel worden gegeven aan de statussen.
- Vergeet tot slot niet de autorisaties voor de rapportage toe te kennen, dit kan in het tabblad 'Autorisatie'.
$/stappen$
Maken rapport type II
$stappen$
- Ga in het scherm 'Opstellen flex rapportages' naar het tabblad 'Nieuwe rapporten'.
- Klik op de knop Toevoegen nieuwe rapportage.
- Vul in de kolom 'Rapportage' de gewenste naam van de flexibele rapportage in.
- Selecteer in de kolom 'Type' het rapportagetype, in dit geval Type II.
- Vul in de kolom 'Beschrijving' eventueel een beschrijving van de flexibele rapportage in.
- Zet een vinkje bij 'Alle' om alle kostendragers mee te nemen in de rapportage.
- Ga naar het tabblad 'Rapport Type II - regel'. Selecteer in de kolom 'Rapportagefeit' de gewenste rapportagefeiten die getoond moeten worden in de rapportage. Hierbij kun je kiezen uit bijvoorbeeld de bekostigingsfeiten, grootboekrekeningen, verdichtingen, leerlingenaantallen, salariscomponenten, FTE's, salariskosten, afschrijvingen, boekwaardes en aanschafwaardes van investeringen.
- Selecteer in de kolom 'Status' de verschillende statussen die je getoond wilt hebben. Hierbij kan gekozen worden uit de statussen Begroting, Prognose, Realisatie en Rollende prognose.
- Selecteer in de kolom 'Niveau' of je de status per maand, boekjaar of schooljaar getoond wilt hebben.
- Vul in de kolom 'Relatieve periode' in die je getoond wilt hebben. Als je gekozen hebt voor het tonen van een boekjaar, dan wordt het huidige jaar getoond als de relatieve periode 0 wordt geselecteerd. Stel het is 2019, dan heeft 2019 als relatieve periode 0, 2018 relatieve periode -1 en 2020 relatieve periode 1.
- In de kolom 'Stijl' kun je een opmaak selecteren. Hierbij kun je bijvoorbeeld kiezen voor een afrondingsopmaak, een lege regel of een vetgedrukte regel.
- In de kolom 'Breedte' kun je eventueel een afwijkende breedte voor de kolom instellen.
- De kolom 'Titel' kan eventueel gebruikt worden, als er een andere titel in de rapportage getoond moet worden. Hier kun je de gewenste titel toevoegen, de naam van het rapportagefeit wordt dan niet getoond. Indien hier niks ingevuld wordt, wordt de naam van het rapportagefeit wel getoond in de rapportage.
- Vergeet tot slot niet de autorisaties voor de rapportage toe te kennen, dit kan in het tabblad 'Autorisatie'.
$/stappen$
Maken rapport type III
$stappen$
- Ga in het scherm 'Opstellen flex rapportages' naar het tabblad 'Nieuwe rapporten'.
- Klik op de knop Toevoegen nieuwe rapportage.
- Vul in de kolom 'Rapportage' de gewenste naam van de flexibele rapportage in.
- Selecteer in de kolom 'Type' het rapportagetype, in dit geval Type III.
- Ga naar het tabblad 'Rapport Type III - regel'. Selecteer in de kolom 'Rapportagefeit' de gewenste rapportagefeiten die getoond moeten worden in de rapportage. Hierbij kun je kiezen uit bijvoorbeeld de bekostigingsfeiten, grootboekrekeningen, verdichtingen, leerlingenaantallen, salariscomponenten, FTE's, salariskosten, afschrijvingen, boekwaardes en aanschafwaardes van investeringen.
- In de kolom 'Stijl' kun je een opmaak selecteren. Hierbij kun je bijvoorbeeld kiezen voor een afrondingsopmaak, een lege regel of een vetgedrukte regel.
- De kolom 'Beschrijving' kan eventueel gebruikt worden, als er een andere titel in de rapportage getoond moet worden. Hier kun je de gewenste beschrijving toevoegen, de naam van het rapportagefeit wordt dan niet getoond. Indien hier niks ingevuld wordt, wordt de naam van het rapportagefeit wel getoond in de rapportage.
- Vergeet tot slot niet de autorisaties voor de rapportage toe te kennen, dit kan in het tabblad 'Autorisatie'.
$/stappen$
Verwijderen flexibele rapportage
$stappen$
- Ga naar het scherm Opstellen flexibele rapportages.
- Ga naar het tabblad Nieuwe rapporten.
- Klik op de betreffende rapportage in de kolom Rapportage.
- Klik op het rode kruisje en bevestig.
$/stappen$
$note$
Let op: Als je een eigen rapportagefeit aanmaakt zorgt er dan voor dat je geen , maar een . gebruikt in de definitie van jouw rapportagefeit!
$/note$