Voordat je opnieuw gaat begroten in Anago dien je een aantal instellingen aan te passen en een aantal stappen te volgen. Onderstaande punten worden per onderdeel en stapsgewijs besproken.
- Aanpassen kolommmen Meerjarenbegroting financieel
- Instellen filters en kolommen Overig
- Instellingen grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, investeringstypes en functies controleren
- Parameters instellen, evt overrides verwijderen
- Herverdeling controleren en evt. aanpassen
- Definitieve leerling-/studentenaantallen invullen
- Nulstand investeringen inlezen
- Vervroegd inlezen personele realisatie
- Nulstand personeel inlezen
- Template mailen voor verantwoording begroting
$note$
Let op: Voor AFAS gebruikers dienen de GetConnectoren opnieuw geïmporteerd te worden. Deze vind je hier.
$/note$
INRICHTING
In het scherm Meerjarenbegroting Financieel kun je de volgorde van de kolommen van de Meerjarenbegroting aanpassen. De prognose van 2025 kan pas geselecteerd worden als de begroting 2025 is goedgekeurd. Deze instelling is voor alle gebruikers zichtbaar en alleen door de functioneel beheerder aan te passen. Klik op om de volgorde aan te passen.
INSTELLEN FILTERS EN KOLOMMEN
Via het scherm Overig kun je de filters (voor alle schermen) en de kolommen en bijbehorende teldata voor het scherm Bekostiging instellen.
- Op dit tabblad kun je in de kolom Filter door middel van een cijfer aangeven welk boek-/schooljaar worden getoond in de filters in de invoer- en rapportageschermen. De schermen openen standaard met het jaar met de één.
- Met de cijfers in de kolom Kolommen geef je de volgorde aan van de bekostiging in het scherm Bekostiging.
INSTELLINGEN
Er wordt een waarschuwing getoond als bij het inlezen van de instellingen (grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, functies en investeringstypes) een nieuw item is toegevoegd. Je dient dan nog wel de benodigde koppelingen te maken, om ervoor te zorgen dat de juiste berekeningen worden gemaakt en de rapportages aansluiten met het bronsysteem.
Daarnaast wordt de melding ook getoond als er een instelling fout ingesteld staat. Deze foute instelling kan herkend worden aan een rood veld dat getoond wordt.
Voor alle instellingen geldt: een waarschuwing in de kolom 'Actief' geeft aan dat deze regel niet op inactief mag worden gezet omdat er het afgelopen jaar nog realisatie of begroting op is geboekt. Negeer je deze waarschuwing dan kunnen er afwijkingen ontstaan met het bronsysteem. Op deze pagina wordt meer uitleg gegeven over het oplossen van de uitroeptekens.
PARAMETERS
We zullen ook dit jaar weer tijdens de begrotingsronde iedere wijziging van wet- en regelgeving in de parameters doorvoeren. We begrijpen dat het voor sommige klanten vervelend is dat hierdoor cijfers tussentijds wijzigen. Voor iedere update ontvang je een mail en zullen we een was-wordt tabel op het helpcentrum plaatsen. Je kunt de aanpassingen hier vinden.
$note$
TIP: Wil je tijdens de begrotingsronde geen aanpassing meer van de parameters dan kun je zowel de parameters van de bekostiging als de salarisparameters vastzetten. Let er dan wel op dat je in alle tabbladen voor de bekostiging de parameters per onderwijstype en voor de salarisparameters alle tabbladen aanpast. Met de filter Anago/Override kun je alleen de Anago parameters of de ingevoerde overrides inzichtelijk maken. Dit kan gemakkelijker zijn voor het kopiëren en plakken van de overrides.
$/note$
Verder dien je rekening te houden met de volgende punten:
- Is de WhK premie voor 2024 ingevuld in de override? (parameter Whk afdracht) De premie voor 2025 wordt pas in december door de belastingdienst verzonden.
- Is het bestuur eigenrisicodrager geworden? Zo ja, pas dan de parameters vervangingsfonds verplicht/vrijwillig aan. (0%)
- Controleer of het percentage Reservering sociale premies nog klopt. Pas het indien nodig aan bij de parameter Sociale premie.
- Een eventuele stijging van de pensioenpremies is nog niet bekend. Als je echter een ABP stijging wilt opnemen is ons advies om ook de bekostiging te verhogen. De stijging van het ABP is budgetneutraal. Je kunt er dus voor kiezen om de premies apart op te hogen (bijvoorbeeld het ABP jaarloon als je verwacht dat dat stijgt) of je kunt ervoor kiezen om de gehele salariskosten met een percentage op te hogen (parameter Percentage loonstijging).
- In september/oktober 2024 zullen de de voorlopige bedragen basisbekostiging 2025 voor het PO bekend gemaakt worden. De definitieve bedragen 2024 voor de bekostiging PO worden in juli/augustus verwacht. Je kunt al eerder met eigen verwachtingen werken via de overrides.
HERVERDELING
Controleer of voor zowel de bron- als de verdeelsleutels alle jaren zijn gevuld. Is het allocatiemodel gewijzigd, pas dan ook de daarbij behorende sleutels aan.
Op deze pagina vind je uitleg over hoe je het allocatiemodel kunt instellen/aanpassen in het scherm Herverdeling in Anago. Onderaan de pagina staan ook een aantal voorbeeldpagina's uitgewerkt waarop je instructievideo's terug kunt vinden.
Wij willen jullie wijzen op deze handreiking van de PO-raad, waarin zij dieper ingaan op het inrichten van een allocatiemodel nav de vereenvoudiging van de bekostiging.
$note$
TIP: Als je wilt dat een sleutel gekoppeld aan een rapportagefeit, automatisch iedere nacht geüpdatet wordt, zet dan het vinkje bij Updaten.
$/note$
GROOTBOEKREKENINGEN
Een uitgebreide instructie over het scherm Grootboekrekeningen vind je hier terug.
Als er nieuwe grootboekrekeningen in het bronsysteem zijn aangemaakt, zullen deze ook in de applicatie moeten worden toegevoegd. Een nieuwe grootboekrekening wordt alleen opgehaald als hierop in het bronsysteem realisatie is geboekt. De grootboekrekening wordt dan getoond in het scherm ‘Grootboekrekeningen' op het tabblad 'Nieuwe gbr' of op het tabblad Exploitatie onderaan. Koppel de grootboekrekeningen aan een hiërarchie en module, sla het scherm op en ze worden toegevoegd aan het grootboekschema. Als er nog geen realisatie is geboekt, maar je wilt wel gaan begroten op een nieuwe grootboekrekening, maak dan handmatig een nieuwe grootboekrekening aan in het scherm 'Grootboekrekeningen' door te klikken op . Klik hier voor de instructievideo.
$note$
Let op: Vul alleen het standaard label met de code van de kostenplaats. Voeg alleen de omschrijving toe aan het lange label.
TIP: Maak gebruik van de module Overige baten en lasten decentraal en centraal als je werkt met een schoolbegroting. Op centraal niveau kun je bedragen per grootboekrekening per kostenplaats invullen, decentrale gebruikers zien de bedragen wel, maar kunnen ze niet aanpassen.
$/note$
Als je het grootboekschema in het bronsysteem hebt opgeschoond, dan kun je het grootboekschema in de applicatie opschonen. Je kunt een grootboekrekening uitzetten (vinkje Actief weghalen) of de invoer uitzetten.
Wil je grootboekrekeningen laten verwijderen, stuur dan een mailtje met excel bestand naar helpdesk.edu@anago.io. Dit kan alleen indien er geen historie t-1 en of toekomstige bedragen meer op de grootboekrekening staan.
KOSTENPLAATSEN
Als er wijzigingen in de kostenplaatsstructuur heeft plaatsgevonden dan kun je afhankelijk van de wijziging een kostenplaats toevoegen, uitzetten (vinkje Actief weghalen) of de invoer uitzetten. Klik hier voor meer uitleg.
Wil je kostenplaatsen laten verwijderen, stuur dan een mailtje naar helpdesk.edu@anago.io. Dit kan alleen indien er geen historie t-1 en of toekomstige bedragen meer op de kostenplaats staan.
KOSTENDRAGERS
Bij het inlezen van de realisatie worden zowel de nieuwe financiële als de personele kostendragers toegevoegd. Als de personele kostendragers niet gelijk zijn aan de financiële kostendragers dan kun je deze aan elkaar koppelen. Klik hier voor uitleg, de uitleg staat bij punt 10.
De nieuwe personele kostendragers dien je ook nog te koppelen aan de looncomponenten en de grootboekrekeningen waarop de salariskosten worden geboekt. Klik hier voor meer uitleg.
Wil je kostendragers laten verwijderen, stuur dan een mailtje naar helpdesk.edu@anago.io. Dit kan alleen indien er geen historie t-1 en of toekomstige bedragen meer op de kostendrager staan.
FUNCTIES
Als er in de afgelopen periode nieuwe functies zijn toegevoegd aan het functieboek, dan worden deze functies toegevoegd aan het scherm Functies als de personele realisatie wordt ingelezen. De nieuwe functies zullen worden getoond onder de functies categorie OP. Je dient de nieuwe functies nog te koppelen aan de juiste functiecategorie. Controleer of alle functies onder de juiste hiërarchie gehangen zijn.
$note$
TIP: als er nieuwe functies toegevoegd gaan worden, maar deze zijn nog niet verwerkt in het bronsysteem, dan kun je deze functies zelf handmatig toevoegen in de Anago. Klik hier voor het uitleg over het toevoegen van een nieuwe functie. Voor de oude functies kun je eventueel het vinkje bij Invoer uit zetten, zodat deze functie niet meer gebruikt kan worden voor nieuwe vacatures of taakstellingen.
$/note$
INVESTERINGSTYPES
Als er in de vaste activa administratie nieuwe investeringstypes zijn aangemaakt, dan zullen deze bij het inlezen van de Nulstand investeringen worden toegevoegd aan het scherm Investeringstypes. De nieuwe investeringstypes zullen worden toegevoegd aan de categorie Overig, je dient ze nog te koppelen aan de juiste categorie en grootboekrekening. Klik hier voor meer uitleg.
BEKOSTIGING
- De afgelopen jaren heb je de definitief vastgestelde leerlingaantallen, OAB, achterstandsscore en GGL voor de peilmaand oktober 2021 al gecontroleerd voor de berekening van de overgangsregeling. Sluit de overgangsregeling niet aan dan dien je bovenstaande gegevens te controleren en eventueel aan te passen in het scherm Begroting – Bekostiging. (is de kolom okt-21 niet zichtbaar pas dan de datum van vandaag aan naar een datum in 2022)
- De definitief vastgestelde vastgestelde leerlingenaantallen en achterstandsscores voor de peilmaand februari 2024 moeten worden gecontroleerd en eventueel worden aangepast in het scherm Begroting - Bekostiging.
- De volgende feiten hoef je vanaf feb-22 niet meer in te vullen:
- onderbouw en bovenbouw leerlingen (vul het aantal leerlingen in bij 4 t/m 7 jaar)
- GGL,
- oorspronkelijk bedrag OAB
- SBO -> aantal BAO en SBAO leerlingen SWV
- VO -> voorheen SVO
- VSO -> onderwijssoort
- Voor verdere uitleg over de invoer en de berekening van de bekostiging, klik hier.
- Indien je gebruik maakt van het herverdelen van de bekostiging (meerdere locaties onder één RIO-nummer) dien je de herverdeling voor “alle” jaren en verdeling in verdeelsleutels in te richten. Dit doe je zowel voor:
- Begroting – Bekostiging – Kostenplaats Totaal van het RIO nummer -> hier vul je de achterstandsscore en recht op NPO Arbeidsmarkttoelage (0 of 1)
- Instellingen – Herverdeling – Tabblad bekostiging – Tabblad Invoeren verdeelsleutels
- Instellingen - Herverdeling - Tabblad bekostiging - Tabblad Herverdelen RIO (voor uitleg klik hier)
- Indien er een locatie met hoofd- en nevenvestiging bekostiging is, en je wilt de bekostiging verdelen over meerdere locaties, doorloop dan de volgende stappen. Klik hier voor de uitleg.
NULSTAND INVESTERINGEN
$note$
Let op: Voor Twinfield, Exact Globe en Exact Online is het helaas nog niet mogelijk om via een koppeling de activa in te lezen. Je kunt de template Activa (zie bijlage onderaan dit artikel) invullen en naar de helpdesk mailen. Wij zullen er dan voor zorgen dat deze gegevens de volgende dag worden ingelezen.
$/note$
- De nulstand voor de investeringen kan op ieder moment en meerdere malen worden ingelezen.
- Voor een uitleg stap voor stap verwijzen we je naar de instructievideo op deze pagina.
- Nieuwe investeringstypes worden ingelezen, maar dien je nog wel te koppelen bij Instellingen - Investeringstypes.
INSTELLEN BRUTO-NETTO FTE (Alleen voor AFAS-klanten)
Vanaf juni 2024 is het mogelijk om naast de bruto ook de netto FTE's zichtbaar te maken. Hiervoor moeten door de helpdesk een aantal zaken worden ingericht. Vraag bij de salarisadministratie na welke looncomponenten voor de registratie van de verloven worden gebruikt. Daarnaast willen we graag weten of de kortingsbedragen berekent dienen te worden of dat ze nog op de oude manier ingelezen dienen te worden vanuit het loonjournaal. Wil je de verloven koppelen aan één specifieke kostenplaats (bv een bovenschoolse kostenplaats) geef dat dan ook even door aan onze helpdesk.
Meer informatie vind je op deze pagina van het helpcentrum.
$note$
Let op: geef dit tijdig door aan de helpdesk zodat zij alles kunnen instellen voordat je de nulstand personeel gaat inlezen.
$/note$
VERVROEGD INLEZEN PERSONELE REALISATIE
Het is mogelijk om de personele realisatie eerder in te lezen, namelijk vanaf de 15e van de maand. Op de eerste van iedere maand wordt automatisch de personele realisatie in Anago ingelezen vanuit het bronsysteem over de vorige afgeronde maand.
Mocht je bijvoorbeeld eerder aan de slag willen met de personele realisatie of met het inlezen van de nulstand personeel, dan kun je gebruik maken van deze optie. Doorloop hiervoor de volgende stappen:
- Controleer of de personele verloning in het bronsysteem al heeft plaatsgevonden. Is het personele bronsysteem Raet, controleer dan of de aanlevering van de bestanden minstens één dag geleden heeft plaatsgevonden.
- Indien het antwoord Ja luidt, klik je op de knop Inlezen realisatie:
- In het scherm wordt nu een model gedraaid waarin het inlezen van de personele realisatie plaats vindt.
- Wacht tot het model klaar en klik op Opslaan.
- Het vinkje Personeel bij de huidige maand wordt automatisch gezet.
- Ga naar het scherm Maandrapportage PERS.
- Controleer of het inlezen van de personele realisatie goed is verlopen.
- Je kunt nu de Nulstand personeel gaan inlezen.
NULSTAND PERSONEEL
Het scherm Formatie kun je door middel van het inlezen van de nulstand personeel weer actueel maken. Met het inlezen van de nulstand wordt de realisatie van de laatste maand gekopieerd naar het scherm Formatie.
- Wij adviseren om na het inlezen van de nulstanden en vóór het invoeren van mutaties een afslag te maken. Hiermee kunnen alle wijzigingen in leerling prognoses en formatieplanning ten opzichte van de meerjarenbegroting van vorig jaar inzichtelijk gemaakt worden. (Analyse bekostiging en Analyse Personele mutaties). Ga voor het maken van een afslag naar Begrotingsproces - Afslag. Een instructie vind je op deze pagina.
- Op de eerste van iedere maand wordt de personele realisatie vanuit het bronsysteem in Anago ingelezen. Je hoeft niet meer te wachten tot de eerste van de maand, maar je kunt nu zelf de personele realisatie van de huidige maand inlezen, nadat de verloning heeft plaatsgevonden. Klik hier voor uitleg over het vervroegd inlezen realisatie (onderaan het gelinkte artikel vind je een instructievideo).
- Voor een uitleg over het inlezen van de nulstand personeel verwijzen we je naar de instructievideo op deze pagina.
- Nieuwe ingelezen personele kostenplaatsen dien je te koppelen aan een financiële kostenplaats bij Instellingen – Kostenplaats - Personele kostenplaats.
- Nieuwe ingelezen functies worden toegevoegd en dien je nog te koppelen aan een functiecategorie bij Instellingen - Functies.
$note$
Let op: Het inlezen van de nulstand kan enige tijd duren. Het is aan te raden om de nulstand in te lezen als er geen andere gebruikers in het systeem aan het werk zijn. Na het inlezen van de nulstand wordt het salarismodel nog doorgerekend voordat de nieuwe gegevens zichtbaar worden. Je kunt zien of er nog een model draait door op een van de schermen te klikken. Je krijgt dan de melding in beeld te zien dat er nog modellen aan het doorrekenen zijn.
$/note$
OVERIGE BATEN EN LASTEN - Kopieer overige baten en lasten naar 2029
Voor een 5 jarige meerjarenbegroting is 2029 toegevoegd aan het scherm Overige baten en lasten. Hier staan nog geen cijfers in. Je kunt de cijfers van een bepaald jaar kopiëren naar 2029. Klik hier voor verdere uitleg.
VERANTWOORDING BEGROTING EN TOELICHTING
Je kunt de verantwoording en toelichting van de begroting in Anago opstellen. Veranderen de cijfers van de meerjarenbegroting, dan hoef je alleen maar de tekst aan te passen en geen tabellen in je eigen bestand te plakken.
Klik hier voor het maken van de instellingen.
Wil je de export van de Verantwoording Begroting en toelichting in Word meteen in jouw template ontvangen? Stuur dan alvast een Word bestand met de template van jouw bestuur naar helpdesk.edu@anago.io. Zorg er hierbij voor dat de template bestaat uit de volgende drie pagina's:
- Een voorblad;
- Een automatische inhoudsopgave;
- Een lege pagina.
Succes met het opstellen van de (meerjaren)begroting.
Voor meer informatie over stappen voor het opstellen van de begroting, klik hier.