Voordat je opnieuw gaat begroten in Cogix dien je een aantal instellingen aan te passen en een aantal stappen te volgen. Deze punten worden per onderdeel en stapsgewijs besproken.
INRICHTING
In het scherm Meerjarenbegroting Financieel kun je de volgorde van de kolommen van de Meerjarenbegroting aanpassen. De prognose van 2024 kan pas geselecteerd worden als de begroting 2024 is goedgekeurd. Deze instelling is voor alle gebruikers zichtbaar en alleen door de functioneel beheerder aan te passen. Klik op 
om de volgorde aan te passen.
INSTELLINGEN
Er wordt vanaf augustus 2022 een waarschuwing getoond als bij het inlezen van de instellingen (grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, functies en investeringstypes) een nieuw item is toegevoegd. Je dient dan nog wel de benodigde koppelingen te maken.
Daarnaast wordt de melding ook getoond als er een instelling fout ingesteld staat. Deze foute instelling kan herkend worden aan een rood veld dat getoond wordt.
Voor alle instellingen geldt: een waarschuwing in de kolom 'Actief' geeft aan dat deze regel niet op inactief mag worden gezet omdat er het afgelopen jaar nog realisatie of begroting op is geboekt. Negeer je deze waarschuwing dan kunnen er afwijkingen ontstaan met het bronsysteem. Op deze pagina wordt meer uitleg gegeven over het oplossen van de uitroeptekens.
PARAMETERS
We zullen ook dit jaar weer tijdens de begrotingsronde iedere wijziging van wet- en regelgeving in de parameters doorvoeren. We begrijpen dat het voor sommige klanten vervelend is dat hierdoor cijfers tussentijds wijzigen. Voor iedere update ontvang je een mail en zullen we een was-wordt tabel op het helpcentrum plaatsen.
$note$
TIP: Wil je tijdens de begrotingsronde geen aanpassing meer van de parameters dan kun je zowel de parameters van de bekostiging als de salarisparameters vastzetten. Let er dan wel op dat je in alle tabbladen voor de bekostiging de parameters per onderwijstype en voor de salarisparameters alle tabbladen aanpast. Met de filter Cogix/Override kun je enkel de Cogix parameters of de ingevoerd overrides inzichtelijk maken. Dit kan gemakkelijker zijn voor het kopiëren en plakken van de overrides.
$/note$
Verder dien je rekening te houden met de volgende punten:
- Is de WhK premie voor 2024 ingevuld in de override? (parameter Whk afdracht)
- Is het bestuur eigenrisicodrager geworden? Zo ja, pas dan de parameters vervangingsfonds verplicht/vrijwillig aan.
- Controleer of het percentage Reservering sociale premies nog klopt. Pas het indien nodig aan bij de parameter Sociale premie.
- Een eventuele stijging van de pensioenpremies is nog niet bekend. Als je echter een ABP stijging wilt opnemen is ons advies om ook de bekostiging te verhogen. De stijging van het ABP is budgetneutraal. Je kunt er dus voor kiezen om de premies apart op te hogen (bijvoorbeeld het ABP jaarloon als je verwacht dat dat stijgt) of je kunt ervoor kiezen om de gehele salariskosten met een percentage op te hogen (parameter Percentage loonstijging).
- In september/oktober 2023 zullen de de voorlopige bedragen basisbekostiging 2024 voor het PO bekend gemaakt worden. De definitieve bedragen 2023 voor de bekostiging PO worden in augustus/september verwacht. Je kunt al eerder met eigen verwachtingen werken via de overrides.
HERVERDELING
Wij willen jullie wijzen op deze handreiking van de PO-raad, waarin zij dieper ingaan op het nieuwe allocatiemodel.
Op deze pagina vind je uitleg over hoe de nieuwe allocatie verwerkt kan worden in het scherm Herverdeling in Cogix. Onderaan de pagina staan ook een aantal voorbeeldpagina's uitgewerkt waarop je instructievideo's terug kunt vinden.
$note$
TIP: Als je wilt dat een sleutel gekoppeld aan een rapportagefeit, automatisch iedere nacht geüpdatet wordt, zet dan het vinkje bij Updaten.
$/note$
GROOTBOEKREKENINGEN
Een uitgebreide instructie over het scherm Grootboekrekeningen vind je hier terug.
Als er nieuwe grootboekrekeningen in het bronsysteem zijn aangemaakt, zullen deze ook in Cogix moeten worden toegevoegd. Een nieuwe grootboekrekening wordt alleen opgehaald als hierop in het bronsysteem realisatie is geboekt. De grootboekrekening wordt dan getoond in het scherm ‘Grootboekrekeningen' op het tabblad 'Nieuwe gbr' of op het tabblad Exploitatie onderaan. Koppel de grootboekrekeningen aan een hiërarchie en module, sla het scherm op en ze worden toegevoegd aan het grootboekschema. Als er nog geen realisatie is geboekt, maar je wilt wel gaan begroten op een nieuwe grootboekrekening, maak dan handmatig een nieuwe grootboekrekening aan in het scherm 'Grootboekrekeningen' door te klikken op 
. Klik hier voor de instructievideo.
$note$
Let op: Vul enkel het standaard label met de code van de kostenplaats. Voeg alleen de omschrijving toe aan het lange label.
TIP: Maak gebruik van de module Overige baten en lasten decentraal en centraal als je werkt met een schoolbegroting. Op centraal niveau kun je bedragen per grootboekrekening per kostenplaats invullen, decentrale gebruikers zien de bedragen wel, maar kunnen ze niet aanpassen.
$/note$
KOSTENPLAATSEN
Als er wijzigingen in de kostenplaatsstructuur heeft plaatsgevonden dan kun je afhankelijk van de wijziging een kostenplaats toevoegen, uitzetten (vinkje Actief weghalen) of de invoer uitzetten. Klik hier voor meer uitleg.
Wil je kostenplaatsen laten verwijderen, stuur dan een mailtje naar helpdesk@cogix.nl. Dit kan alleen indien er geen historie t-1 en of toekomstige bedragen meer op de kostenplaats staan.
KOSTENDRAGERS
Bij het inlezen van de realisatie worden zowel de nieuwe financiële als de personele kostendragers toegevoegd. Als de personele kostendragers niet gelijk zijn aan de financiële kostendragers dan kun je deze aan elkaar koppelen. Klik hier voor uitleg, de uitleg staat bij punt 10.
De nieuwe personele kostendragers dien je ook nog te koppelen aan de looncomponenten en de grootboekrekeningen waarop de salariskosten worden geboekt. Klik hier voor meer uitleg.
Wil je kostendragers laten verwijderen, stuur dan een mailtje naar helpdesk@cogix.nl. Dit kan alleen indien er geen historie t-1 en of toekomstige bedragen meer op de kostendrager staan.
FUNCTIES
Als er in de afgelopen periode nieuwe functies zijn toegevoegd aan het functieboek, dan worden deze functies toegevoegd aan het scherm Functies als de personele realisatie wordt ingelezen. De nieuwe functies zullen worden getoond onder de functies categorie OP. Je dient de nieuwe functies nog te koppelen aan de juiste functiecategorie. Controleer of alle functies onder de juiste hiërarchie gehangen zijn.
$note$
TIP: als er nieuwe functies toegevoegd gaan worden, maar deze zijn nog niet verwerkt in het bronsysteem, dan kun je deze functies zelf handmatig toevoegen in Cogix. Klik hier voor het uitleg over het toevoegen van een nieuwe functie. Voor de oude functies kun je eventueel het vinkje bij Invoer uit zetten, zodat deze functie niet meer gebruikt kan worden voor nieuwe vacatures of taakstellingen.
$/note$
INVESTERINGSTYPES
Als er in de vaste activa administratie nieuwe investeringstypes zijn aangemaakt, dan zullen deze bij het inlezen van de Nulstand investeringen worden toegevoegd aan het scherm Investeringstypes. De nieuwe investeringstypes zullen worden toegevoegd aan de categorie Overig, je dient ze nog te koppelen aan de juiste categorie en grootboekrekening. Klik hier voor meer uitleg.
BEKOSTIGING
- De definitief vastgestelde leerlingaantallen, OAB, achterstandsscore en GGL voor de peilmaand oktober 2021 moeten worden gecontroleerd en eventueel worden aangepast in het scherm Begroting – Bekostiging.
- De definitief vastgestelde vastgestelde leerlingenaantallen en achterstandsscores voor de peilmaand februari 2022 moeten worden gecontroleerd en eventueel worden aangepast in het scherm Begroting - Bekostiging.
- De volgende feiten hoef je vanaf feb-22 niet meer in te vullen:
- onderbouw en bovenbouw leerlingen (vul het aantal leerlingen in bij 4 t/m 7 jaar)
- GGL,
- oorspronkelijk bedrag OAB
- SBO -> aantal BAO en SBAO leerlingen SWV
- VO -> voorheen SVO
- Materiële bekostiging cluster 3 en 4 VSO scholen: Vul het veld 'onderwijssoort' in -> anders wordt er geen bekostiging berekend (ook voor het verleden).
- Voor verdere uitleg over de invoer en de berekening van de nieuwe bekostiging, klik hier.
- Indien je gebruik maakt van het herverdelen van de bekostiging (meerdere locaties onder één RIO-nummer) dien je de herverdeling voor “alle” jaren en verdeling in verdeelsleutels in te richten. Dit doe je zowel voor:
- Begroting – Bekostiging – Tabblad Invoer RIO
- Instellingen – Herverdeling – Tabblad bekostiging – Tabblad Invoeren verdeelsleutels
- Instellingen - Herverdeling - Tabblad bekostiging - Tabblad Herverdelen RIO (voor uitleg klik hier)
- Indien er een locatie met hoofd- en nevenvestiging bekostiging is, doorloop dan de volgende stappen. Klik hier voor de uitleg. Voorheen was het niet mogelijk om de leerlingenaantallen op twee verschillende kostenplaatsen te verantwoorden. Dit is met de vereenvoudiging wel mogelijk in Cogix.
NULSTAND INVESTERINGEN
$note$
Let op: Voor Twinfield, Exact Globe en Exact Online is het helaas nog niet mogelijk om via een koppeling de activa in te lezen. Je kunt de template Activa (zie bijlage onderaan dit artikel) invullen en naar de helpdesk mailen. Wij zullen er dan voor zorgen dat deze gegevens de volgende dag worden ingelezen.
$/note$
- De nulstand voor de investeringen kan op ieder moment en meerdere malen worden ingelezen.
- Voor een uitleg stap voor stap verwijzen we je naar de instructievideo op deze pagina.
- Nieuwe investeringstypes worden ingelezen, maar dien je nog wel te koppelen bij Instellingen - Investeringstypes.
NULSTAND PERSONEEL
Het scherm Formatie kun je door middel van het inlezen van de nulstand personeel weer actueel maken. Met het inlezen van de nulstand wordt de realisatie van de laatste maand gekopieerd naar het scherm Formatie.
- Wij adviseren om na het inlezen van de nulstanden en vóór het invoeren van mutaties een afslag te maken. Hiermee kunnen alle wijzigingen in leerling prognoses en formatieplanning ten opzichte van de meerjarenbegroting van vorig jaar inzichtelijk gemaakt worden. (Analyse bekostiging en Analyse Personele mutaties). Ga voor het maken van een afslag naar Begrotingsproces - Afslag. Een instructie vind je op deze pagina.
- Op de eerste van iedere maand wordt de personele realisatie vanuit het bronsysteem in Cogix ingelezen. Je hoeft niet meer te wachten tot de eerste van de maand, maar je kunt nu zelf de personele realisatie van de huidige maand inlezen, nadat de verloning heeft plaatsgevonden. Klik hier voor uitleg over het vervroegd inlezen realisatie (onderaan het gelinkte artikel vind je een instructievideo).
- Voor een uitleg over het inlezen van de nulstand personeel verwijzen we je naar de instructievideo op deze pagina.
- Nieuwe ingelezen personele kostenplaatsen dien je te koppelen aan een financiële kostenplaats bij Instellingen – Kostenplaats - Personele kostenplaats.
- Nieuwe ingelezen functies worden toegevoegd en dien je nog te koppelen aan een functiecategorie bij Instellingen - Functies.
$note$
Let op: Het inlezen van de nulstand kan enige tijd duren. Het is aan te raden om de nulstand in te lezen als er geen andere gebruikers in het systeem aan het werk zijn. Na het inlezen van de nulstand wordt het salarismodel nog doorgerekend voordat de nieuwe gegevens zichtbaar worden. Je kunt zien of er nog een model draait door op een van de schermen te klikken. Je krijgt dan de melding in beeld te zien dat er nog modellen aan het doorrekenen zijn.
$/note$
VERANTWOORDING BEGROTING EN TOELICHTING
Je kunt de verantwoording en toelichting van de begroting in Cogix opstellen. Veranderen de cijfers van de meerjarenbegroting, dan hoef je alleen maar de tekst aan te passen en geen tabellen in je eigen bestand te plakken.
Klik hier voor het maken van de instellingen.
Wil je de export van de Verantwoording Begroting en toelichting in Word meteen in jouw template ontvangen? Stuur dan alvast een Word bestand met de template van jouw bestuur naar helpdesk@cogix.nl. Zorg er hierbij voor dat de template bestaat uit de volgende drie pagina's:
- Een voorblad;
- Een automatische inhoudsopgave;
- Een lege pagina.
Succes met het opstellen van de (meerjaren)begroting.