Voordat je opnieuw gaat begroten in Cogix dien je een aantal instellingen aan te passen en een aantal stappen te volgen. Deze punten worden per onderdeel en stapsgewijs besproken.
ALGEMEEN
$stappen$
- Als er nieuwe kostenplaatsen in het personele bronsysteem zijn toegevoegd, neem contact met de de helpdesk op.
$/stappen$
INRICHTING
$stappen$
- het scherm ‘Overig’ kun je de volgorde van de kalender- en schooljaren instellen die in de filter in de begrotingsschermen worden getoond. Voor het invoeren van de begroting is het van belang om het begrotingsschooljaar (2022-2023) in de filter bovenaan te zetten. (zie Jaren)
- In het scherm Meerjarenbegroting Financieel kun je de volgorde van de kolommen van de Meerjarenbegroting aanpassen. De prognose van 2022-2023 kan pas geselecteerd worden als de begroting 2022-2023 is goedgekeurd.
- Indien er nieuwe grootboekrekeningen worden gebruikt zullen deze ook in Cogix moeten worden geconfigureerd. Een nieuwe grootboekrekening wordt alleen opgehaald als hierop in het bronsysteem realisatie is geboekt. De grootboekrekening wordt dan getoond in het scherm ‘Nieuwe grootboekrekeningen'. Koppel de grootboekrekeningen en ze worden toegevoegd aan het grootboekschema. (zie Nieuwe grootboekrekeningen). Als er nog geen realisatie is geboekt, maar je wilt wel gaan begroten op een nieuwe grootboekrekening, maak dan handmatig een nieuwe grootboekrekening aan in het scherm 'Grootboekrekeningen'. (zie Grootboekrekeningen).
- In de tabbladen van het scherm "Grootboekrekeningen', Kostenplaatsen, Kostendragers, Functies en Investeringstypes kunnen rode velden voorkomen. Dit zijn waarschuwingen. Als je met de cursor boven het veld staat, zal een waarschuwing getoond worden. Doorloop alle waarschuwingen en pas indien nodig aan. Een waarschuwing in de kolom 'Actief' geeft aan dat deze regel niet op inactief mag worden gezet omdat er het afgelopen jaar nog realisatie of begroting op is geboekt.
- Scherm 'Grootboekrekeningen': je kunt grootboekrekeningen uitzetten voor de begroting. Haal het vinkje in de kolom Invoer dan weg. Controleer of er rode velden voorkomen.
- Wil je begroten op kostendrager dan kun je dit per grootboekrekening aangeven in het tabblad 'Verbijzondering'. Klik hier voor meer uitleg.
- Op het tabblad 'Per feit' in het scherm 'Grootboekrekeningen' is het voortaan mogelijk om ook specifieke kostendragers te koppelen aan bekostigingsfeiten. Hier kun je bijvoorbeeld de kostendrager voor de werkdrukmiddelen koppelen aan het feit 'Werkdrukverminderingsregeling'.
- Sinds april 2021 is er een nieuw feit voor het PO, SBO en VSO die de prestatiebox vervangt. Het nieuwe bekostigingsfeit, 'Professionalisering en begeleiding starters en schoolleiding', is standaard gekoppeld aan de grootboekrekening die voorheen gekoppeld was aan de prestatiebox. Indien gewenst kun je dit aanpassen in het scherm 'Grootboekrekeningen' op het tabblad 'Per feit'.
- De gegevens en koppelingen op tabbladen Per salariscomponent en Per investeringstype kun je respectievelijk ook instellen in het scherm Kostendragers en Investeringstypes.
- Indien je gebruik maakt van het herverdelen van de bekostiging kun je in het scherm 'Herverdelen', tabblad 'Bekostiging' op het tabblad {Invoeren verdeelsleutels} de herverdeling voor jaren 2025-2026 en 2026-2027 inrichten voor alle verdeelsleutels .
- Herverdelen Baten en lasten kun je inrichten voor de jaren 2025-2026 en 2026-2027. Dit dien je voor alle bron- en verdeelsleutels en nieuwe jaren te vullen. Update de sleutels die gekoppeld zijn aan rapportagefeiten door een vinkje te zetten in de kolom {Selecteer} en klik op {Doorrekenen herverdeling}.In de tabbladen van het scherm "Grootboekrekeningen', Kostenplaatsen, Kostendragers en Functies kunnen rode velden voorkomen. Dit zijn waarschuwingen. Als je met de cursor boven het veld staat, zal een waarschuwing getoond worden. Doorloop alle waarschuwingen en pas indien nodig aan. Een waarschuwing in de kolom 'Actief' geeft aan dat deze regel niet op inactief mag worden gezet omdat er het afgelopen jaar nog realisatie of begroting op is geboekt.
$/stappen$
BEKOSTIGING
$stappen$
- De definitieve vastgestelde leerlingaantallen, gewichten en GGL voor de peilmaand oktober 2021 moeten worden gecontroleerd en eventueel worden aangepast in het scherm ‘Leerlingaantallen en overige kerncijfers’ voor de juiste berekening van de bekostiging.
- Materiële bekostiging cluster 3 en 4 VSO scholen: Vul het veld 'onderwijssoort' in -> anders wordt er geen bekostiging berekend (ook voor het verleden) Zie Instellen vaste voeten cluster 3 & 4 VSO
- Vanaf 2022 is de nieuwe VO bekostiging ingegaan. Deze is ook verwerkt in Cogix. Voor verdere uitleg over de invoer en de berekening van de nieuwe bekostiging, klik hier.
- De vereenvoudiging van de bekostiging PO zal, zoals nu bekend, worden doorgevoerd per 1-1-2023. De eerste teldatum die hierop betrekking heeft is 1-2-2022. Wij zullen de voorlopige berekeningen van de vereenvoudigde bekostiging door voeren in de applicatie per 12-03-2022. Voor de meerjarenbegroting adviseren wij om de leerlingprognoses voor de komende jaren aan te passen en op een aparte grootboekrekening de eventuele herverdeeleffecten op te nemen. Klik hier voor meer informatie over de vereenvoudiging van de bekostiging PO en het herverdeeleffect
$/stappen$
PARAMETERS
$stappen$
- Indien er specifieke parameters voor jouw bestuur zijn gewijzigd kunnen deze worden bijgewerkt in de schermen ‘Parameters’. Voorbeelden van salarisparameters zijn: reservering sociale premies, whk afdracht, vervangingsfonds verplicht/vrijwillig (ERD). (zie Parameters )
- Als je een ABP stijging wilt opnemen is ons advies om ook de personele bekostiging te verhogen. De stijging van het ABP is budgetneutraal.
- Verwachte stijgingen in de bekostiging kun je als percentage of als bedrag opnemen in het scherm 'Parameters', tabblad 'Bekostiging'. Dit kan voor de personele lumpsum met een percentage of met een bedrag per leerling. De materiële bekostiging kan alleen met een bedrag per leerling worden opgehoogd. Vergeet daarna niet de koppeling te maken in het tabblad 'Per feit' van het scherm 'Grootboekrekeningen'.
- De aanpassing van de sociale premies zijn al doorgevoerd in Cogix. Wil je weten wat er allemaal is aangepast in de parameters de afgelopen tijd, klik dan hier.
- Het bedrag wat je per leerling gaat ontvangen voor het Nationaal Programma Onderwijs is bekend gemaakt en doorgevoerd in Cogix. De bedragen voor 2022/2023 zijn echter nog niet bekend en dus nog niet opgenomen in Cogix. Hiervoor kun je naar wens overrides opnemen. Controleer ook de koppeling van de nieuwe feiten naar de grootboekrekeningen, hiervoor ga je naar het scherm Grootboekrekeningen, tabblad Per feit.
$/stappen$
NULSTAND INVESTERINGEN
$stappen$
- De nulstand voor de investeringen kan op ieder moment en meerdere malen worden ingelezen (zie Nulstand investeringen ).
- Voor een uitleg stap voor stap verwijzen we je naar de instructievideo op deze pagina.
- Nieuwe investeringstypes worden ingelezen, maar dien je nog wel te koppelen in het scherm 'Investeringen'.
$/stappen$
NULSTAND PERSONEEL
$stappen$
- Vanaf het moment dat het loonjournaal is verwerkt kan de nulstand personeel worden ingelezen op basis van de realisatie van de huidige maand. Met de update van augustus wordt het mogelijk gemaakt om zelf handmatig de personele realisatie van de huidige maand in te lezen, nadat de verloning heeft plaatsgevonden. Hierdoor kun je eerder een nulstand gaan inlezen dan voorheen, op basis van de huidige maand. Klik hier voor verdere uitleg.
- Voor een uitleg over het inlezen van de nulstand personeel stap voor stap verwijzen we je naar de instructievideo op deze pagina.
- Nieuw ingelezen functies worden toegevoegd en dien je nog te koppelen aan een functiecategorie in het scherm 'Functies'.
- Wij adviseren om na het inlezen van de nulstanden en voor het invoeren van mutaties een afslag te maken. Hiermee kunnen alle wijzigingen in leerling prognoses en formatieplanning ten opzichte van de meerjarenbegroting van vorig jaar inzichtelijk gemaakt worden. Ga voor het maken van een afslag naar het scherm Afslag.
$/stappen$
$note$
Het inlezen van de nulstand kan enige tijd duren. Het is aan te raden om de nulstand in te lezen als er geen andere gebruikers in het systeem aan het werk zijn. Let er ook op dat na het inlezen van de nulstand het salarismodel nog doorgerekend wordt. Het kan dus na het inlezen van de nulstand nog even duren voordat dit zichtbaar wordt. Je kunt zien of er nog een model draait door op een van de rapportages of analyse schermen te klikken. Je krijgt dan de melding in beeld te zien dat er nog modellen aan het doorrekenen zijn.
$/note$
AFSLAG
Wij adviseren om na het inlezen van de nulstanden en voor het invoeren van mutaties een afslag te maken. Hiermee kunnen alle wijzigingen in leerling prognoses en formatieplanning ten opzichte van de meerjarenbegroting van vorig jaar inzichtelijk gemaakt worden. Ga voor het maken van een afslag naar het scherm Afslag.
VERANTWOORDING BEGROTING EN TOELICHTING
Je kunt de verantwoording en toelichting van de begroting in Cogix opstellen. Veranderen de cijfers van de meerjarenbegroting, dan hoef je alleen maar de tekst aan te passen en geen tabellen in je eigen bestand te plakken.
Klik hier voor de instellingen.
Wil je de export van de Verantwoording Begroting en toelichting in Word meteen in jouw template ontvangen? Stuur dan alvast een Wordbestand met de template van jouw bestuur naar helpdesk@cogix.nl. Zorg er hierbij voor dat de template bestaat uit de volgende drie pagina's:
$stappen$
- Een voorblad;
- Een inhoudsopgave;
- Een lege pagina.
$/stappen$