Voordat je opnieuw gaat begroten in Cogix dien je een aantal instellingen aan te passen en een aantal stappen te volgen. Deze punten worden per onderdeel en stapsgewijs besproken.
ALGEMEEN
$stappen$
- RAET klanten: Als er nieuwe kostenplaatsen in RAET zijn toegevoegd, neem contact met de de helpdesk op.
$/stappen$
INRICHTING
$stappen$
- het scherm ‘Jaren’ kun je de volgorde van de kalender- en schooljaren instellen die in de filter in de begrotingsschermen worden getoond. Voor het invoeren van de opmerkingen in de diverse invoerschermen is het van belang om het begrotingsjaar (2021) in de filter bovenaan te zetten. (zie Jaren)
- In het scherm Meerjarenbegroting Financieel kun je de volgorde van de kolommen van de Meerjarenbegroting aanpassen. De prognose van 2021 kan pas geselecteerd worden als de begroting 2021 is goedgekeurd. Deze instelling is voor alle gebruikers zichtbaar en alleen door de functioneel beheerder aan te passen. Klik in de grijze balk op {Instellingen kolommen}
- Indien er nieuwe grootboekrekeningen worden gebruikt zullen deze ook in Cogix moeten worden toegevoegd.. Een nieuwe grootboekrekening wordt alleen opgehaald als hierop in het bronsysteem realisatie is geboekt. De grootboekrekening wordt dan getoond in het scherm ‘Grootboekrekeningen' op het tabblad 'Nieuwe gbr'. Koppel de grootboekrekeningen zoals je gewend bent, sla het scherm op en ze worden toegevoegd aan het grootboekschema. (zie Nieuwe grootboekrekeningen). Als er nog geen realisatie is geboekt, maar je wilt wel gaan begroten op een nieuwe grootboekrekening, maak dan handmatig een nieuwe grootboekrekening aan in het scherm 'Grootboekrekeningen'. (zie Grootboekrekeningen).
- In de tabbladen van de schermen "Grootboekrekeningen', Kostenplaatsen, Kostendragers en Functies kunnen rode velden voorkomen. Dit zijn waarschuwingen. Als je met de cursor boven het veld staat, zal een waarschuwing getoond worden. Doorloop alle waarschuwingen en pas indien nodig aan. Een waarschuwing in de kolom 'Actief' geeft aan dat deze regel niet op inactief mag worden gezet omdat er het afgelopen jaar nog realisatie of begroting op is geboekt.
- Scherm 'Grootboekrekeningen' : je kunt grootboekrekeningen uitzetten voor de begroting. Haal het vinkje in de kolom Invoer dan weg. Controleer of er rode velden voorkomen.
- Wil je begroten op kostendrager dan kun je dit per grootboekrekening aangeven in het tabblad 'Verbijzondering'. Klik hier voor meer uitleg.
- Wil je de werkdrukgelden apart inzichtelijk maken in je begroting klik dan hier voor de instructie.
- De gegevens en koppelingen op tabbladen Per salariscomponent en Per investeringstype kun je respectievelijk ook instellen in het scherm Kostendragers en Investeringstypes.
- Indien je gebruik maakt van het herverdelen van de bekostiging kun je in het scherm 'Herverdelen', tabblad 'Bekostiging' op het tabblad {Invoeren verdeelsleutels} de herverdeling voor jaren 2025 en 2026 inrichten voor alle verdeelsleutels. Let op: Dit kan pas na de zomervakantie!
- Herverdelen baten en lasten kun je inrichten voor de jaren 2025 en 2026. Dit dien je voor alle bron- en verdeelsleutels en nieuwe jaren te vullen. Update de sleutels die gekoppeld zijn aan rapportagefeiten door een vinkje te zetten in de kolom {Selecteer} en klik op {Doorrekenen herverdeling}. Let op: Dit kan pas na de zomervakantie!
$/stappen$
BEKOSTIGING (voorheen Leerlingaantallen en overige kerncijfers)
$stappen$
- De definitieve vastgestelde leerlingaantallen, OAB en GGL voor de peilmaand oktober 2019 moeten worden gecontroleerd en eventueel worden aangepast in het scherm ‘Leerlingaantallen en overige kerncijfers’ voor de juiste berekening van de bekostiging.
- I.v.m. de nieuwe OAB gelden vul je vanaf okt-19 geen gewichtenleerlingen meer in, maar de achterstandsscore en het oorspronkelijke bedrag OAB.
- Materiële bekostiging cluster 3 en 4 VSO scholen: Vul het veld 'onderwijssoort' in -> anders wordt er geen bekostiging berekend (ook voor het verleden).
$/stappen$
PARAMETERS
$stappen$
- Indien er specifieke parameters voor jouw bestuur zijn gewijzigd kunnen deze worden bijgewerkt in de schermen ‘Parameters’. Voorbeelden van salarisparameters zijn: reservering sociale premies, whk afdracht, vervangingsfonds verplicht/vrijwillig (ERD). (zie Parameters )
- De verwachte stijging van het ABP is nog niet bekend. Als je echter een ABP stijging wilt opnemen is ons advies om ook de personele bekostiging te verhogen. De stijging van het ABP is budgetneutraal.
- Verwachte stijgingen in de bekostiging kun je als percentage of als bedrag opnemen in het scherm 'Parameters', tabblad 'Bekostiging'. Dit kan voor de personele lumpsum met een percentage of met een bedrag per leerling. De materiële bekostiging kan alleen met een bedrag per leerling worden opgehoogd. Vergeet daarna niet de koppeling te maken in het tabblad 'Per feit' van het scherm 'Grootboekrekeningen'.
- Bij (eventuele) verhoging van de sociale premies wordt op het moment van publicatie bekeken of en wanneer dit doorgevoerd wordt in Cogix. We brengen je hiervan steeds per mail op de hoogte.
$/stappen$
NULSTAND INVESTERINGEN
$stappen$
- De nulstand voor de investeringen kan op ieder moment en meerdere malen worden ingelezen (zie Nulstand investeringen ).
- Volg de stappen die in het scherm Nulstand investeringen beschreven staan. Je kunt ervoor kiezen om alle nieuwe investeringen te verwijderen. Dit betekent dat alle nieuwe investeringen (ook voor de komende jaren) worden verwijderd. Na de update van eind juli is het ook mogelijk om alle investeringen van voor een bepaalde datum te verwijderen, zodat de meerjareninvesteringsplanning intact blijft.
- Als je ervoor kiest om de nieuwe investeringen niet te verwijderen, dan dien je het bedrag van de nieuwe investeringen op nul te zetten of het vinkje niet doorrekenen te zetten om dubbelingen te voorkomen.
- Nieuwe investeringstypes worden ingelezen, maar dien je nog wel te koppelen in het scherm 'Grootboekrekeningen' op het tabblad 'Per investeringstype'.
$/stappen$
NULSTAND PERSONEEL
$stappen$
- Vanaf 1 september kan de nulstand personeel worden ingelezen op basis van de realisatie van de voorgaande maand. Indien er nog veel mutaties worden verwerkt in de maand september adviseren wij de nulstand vanaf 1 oktober in te lezen.
- Als de nieuwe functies nog niet in het bronsysteem zijn verwerkt dan worden de oude functies en schalen nog ingelezen. De nieuwe directieschalen zijn wel opgenomen in het salarismodel. Nieuwe ingelezen functies worden toegevoegd en dien je nog te koppelen aan een functiecategorie in het scherm Functies.
- Stap 1: Koppelen van nieuwe looncomponenten: Voor het berekenen van de kortingen en maandelijkse toelages dienen nieuwe looncomponenten gekoppeld te worden aan een Cogix looncomponent. Per salaris bronsysteem dienen andere koppelingen gemaakt te worden. Klik hier voor uitleg over de koppeling per systeem. Koppel de nieuwe looncomponenten.
- Stap 2: dienstverbanden inactief maken -> je kunt er voor kiezen om alle in Cogix aangemaakte vacatures en dienstverbanden op inactief te zetten. Klik dan op {Cogix dienstverbanden inactief maken}
- Je kunt ook kiezen om nieuw aangemaakte dienstverbanden tot een bepaalde datum te verwijderen. Vul dan een datum in bij Startdatum voor: Bv Startdatum voor 1-8-2021 zorgt ervoor dat alle vacatures voor schooljaar 2020-2021 op inactief worden gezet. De vacatures voor het schooljaar 2021-2022 blijven staan in de formatie. Klik dan op {Cogix dienstverbanden inactief maken}
- Als je niet kiest voor het inactief maken dan zul je de vacatures en dienstverbanden handmatig moeten verwijderen. Een overzicht per school vind je in het scherm Formatie op het tabblad 'Aangemaakte dienstverbanden'. Wil je met een schone lei beginnen dan is ons advies om de dienstverbanden op inactief te zetten.
- Stap 3: Inlezen nulstand: Op basis van de realisatie van voorgaande maand worden de gegevens toegevoegd aan het scherm Formatie. Klik op {Inlezen nulstand personeel}
- Je kunt naast het inlezen van de nulstand ook kiezen voor het weghalen van een bepaalde einddatum. Deze einddatum zal voor alle dienstverbanden worden verwijderd zodat de dienstverbanden doorlopen. Klik vervolgens op {Weghalen einddatums}
- Sla het scherm op met $opslaan$. Tussentijds opslaan is niet nodig.
- Wij adviseren om na het inlezen van de nulstanden en voor het invoeren van mutaties een afslag te maken. Hiermee kunnen alle wijzigingen in leerling prognoses en formatieplanning ten opzichte van de meerjarenbegroting van vorig jaar inzichtelijk gemaakt worden. Ga voor het maken van een afslag naar het scherm Afslag.
$/stappen$
$note$
Het inlezen van de nulstand kan enige tijd duren. Het is aan te raden om de nulstand in te lezen als er geen andere gebruikers in het systeem aan het werk zijn.
$/note$