Opstellen conceptbegroting
Als alle gebruikers hun begroting hebben afgerond, dan kun je de stichtingsbegroting gaan afronden. Alle overige gebruikers mogen dan niets meer muteren. Je kunt de invoerschermen indienen, maar dan kun je zelf ook geen aanpassingen meer maken. Beter is om de autorisatie per gebruiker aan te passen van schrijven naar lezen.
Conceptbegroting naar CvB en RvT
Als de conceptbegroting klaar is en ter vaststelling naar het College van Bestuur en later ter goedkeuring naar de Raad van Toezicht verstuurd wordt kun je hiervoor een Verantwoordingsdocument Begroting en toelichting opstellen, wat met je eigen huisstijl als Word document geëxporteerd kan worden.
Onder Verantwoording vind je de instellingen en de rapportages waar je de analyse bij kunt schrijven.
Wij hebben een standaard layout ingesteld, maar deze kan je zelf aanpassen.
Klik hier voor het artikel Instellingen verantwoordingsrapportages
Klik hier voor het artikel over de Verantwoording Begroting en toelichting
$note$
Wil je de export in Word meteen in jouw template ontvangen? Stuur dan een Wordbestand met de template van jouw bestuur naar helpdesk@cogix.nl. Zorg er hierbij voor dat de template bestaat uit de volgende drie pagina's:
$stappen$
- Een voorblad;
- Een automatische inhoudsopgave;
- Een lege pagina.
$/stappen$
$/note$
Parameters
Als de conceptbegroting is verstuurd en je wacht op goedkeuring, dan wil je niet dat de cijfers in Cogix veranderen door tussentijdse parameterupdates. Om dit te voorkomen adviseren wij om overrides op te nemen voor alle parameters. Dit kun je via het scherm Parameters doen door de parameters in de override in te voeren. Hierbij kun je gebruik maken van CTRL+C en CTRL+V om meerdere parameters tegelijk in te voeren:
$note$
Let op: doe dit voor alle pagina's (bekostiging>Parameters, Salariskosten>Parameters, Salariskosten>Schaalparameters, Salariskosten>Salaristabel).
$/note$
Begroting goedkeuren
Als de begroting definitief is en goedgekeurd door de Raad van Toezicht, dien je de begroting nog goed te keuren in Cogix en te importeren in je financiële bronsysteem. Deze stappen beschrijven we hieronder.
$stappen$
- Als er op de dag van goedkeuring nog wijzigingen zijn gemaakt en je wilt de begroting goedkeuren in Cogix, dan moet je alle modellen nog een keer door laten rekenen. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Ga hiervoor naar het scherm 'Grootboekrekeningen' en vink alle modellen aan. Indien de wijzigingen van gisteren of eerder zijn, dan is de laatste stand van zaken afgelopen nacht al doorberekend en kun je nu direct met het goedkeuringsproces aan de slag. Gebruik niet Doorrekenen Stichting want daar wordt het salarismodel niet in doorgerekend.
- Als alles is doorgerekend ga je naar het scherm Voortgang en goedkeuren begroting.
- Bij stap 2 zie je de voortgang van alle kostenplaatsen. In dit overzicht zie je voor welke kostenplaatsen de invoerschermen zijn ingediend. Voor het definitief goedkeuren van de begroting is het niet noodzakelijk dat alle schermen zijn ingediend.
- Bij Stap 3 selecteer de begroting die je wilt goedkeuren door een vinkje te zetten onder de begroting die je wilt goedkeuren. Basis is de begroting vanuit de invoerschermen, Scenario is de begroting vanuit de scenarioplanning.
- Ga naar stap 4: Controleer meerjarenbegroting en klik op
- Als de getoonde gegevens goed zijn, dan kun je de Meerjarenbegroting goedkeuren door te klikken op
bij stap 5. - Sla vervolgens het scherm op door op
te klikken en verlaat het scherm. Het opslaan is voltooid als je een rapportage kunt openen. Krijg je een melding dan zijn er nog modellen aan het doorrekenen. - Open de rapportage Meerjarenbegroting en voeg, indien gewenst de kolom Prognose toe. Klik hiervoor op
en pas de statussen en jaren aan. De prognose kan alleen geselecteerd worden als de begroting is goedgekeurd. Kun je de prognose 2022 niet selecteren dan is het goedkeuren van de begroting niet goed gegaan. - Controleer of de cijfers in de kolom Prognose 2022 gelijk zijn aan de kolom Begroting 2022.
$/stappen$
$note$
Bij het goedkeuren, wordt anders dan voorgaande jaren nu automatisch een afslag/kopie van de goedgekeurde begroting maken. Deze afslag kun je in verschillende rapportages selecteren zodat je de gegevens uit de goedgekeurde begroting terug kunt kijken. Je kunt de naam en omschrijving van de afslag desgewenst nog aanpassen. Ga hiervoor naar het scherm Afslag maken.
$/note$
Begroting inlezen in het financieel pakket
Afas
Voor AFAS-klanten bieden wij de mogelijkheid om de gegevens voor hen in te lezen. Hierbij is het van belang dat de begroting op kalenderjaar is gemaakt en dat deze niet verbijzonderd wordt ingelezen. Indien je van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, dan kun je dit middels een e-mail naar helpdesk@cogix.nl aangeven.
Voor de juiste instellingen in AFAS verwijzen wij je naar de instructie; Inrichten AFAS voor export begroting.
Overige bronsystemen
Helaas is een koppeling met andere financiële pakketten niet mogelijk.
Stuur een mail naar helpdesk@cogix.nl voor een export van de goedgekeurde begroting. Deze zal zo snel mogelijk naar je toe gestuurd worden.