Als de begroting definitief is en goedgekeurd door de Raad van Toezicht, dien je de begroting nog goed te keuren in Cogix. Hiervoor doorloop je een drietal processen
Begroting goedkeuren
$stappen$
- Als er op de dag van goedkeuring nog wijzigingen zijn gemaakt en je wilt de begroting goedkeuren in Cogix, dan moet je alle modellen nog een keer door laten rekenen. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Ga hiervoor naar het scherm 'Grootboekrekeningen' en vink alle modellen aan. Indien de wijzigingen van gisteren of eerder zijn, dan is de laatste stand van zaken afgelopen nacht al doorberekend en kun je nu direct met het goedkeuringsproces aan de slag.
- Als alles is doorgerekend ga je naar het scherm Voortgang en goedkeuren begroting.
- Bij stap 1 zie je de voortgang van alle kostenplaatsen. In dit overzicht zie je voor welke kostenplaatsen de invoerschermen zijn ingediend. Voor het definitief goedkeuren van de begroting is het niet noodzakelijk dat alle schermen zijn ingediend.
- Selecteer de begroting die je wilt goedkeuren door een vinkje te zetten onder de begroting die je wilt goedkeuren. Basis is de begroting vanuit de invoerschermen, Scenario is de begroting vanuit de scenarioplanning.
- Ga naar stap 3: Controleer meerjarenbegroting en klik op {Open meerjarenbegroting}.
- Als de getoonde gegevens goed zijn, dan kun je de Meerjarenbegroting goedkeuren door te klikken op {Goedkeuren begroting} bij stap 4.
- Sla vervolgens het scherm op door op {Opslaan} te klikken en verlaat het scherm. Het opslaan is voltooid als je een rapportage kunt openen. Krijg je een melding dan zijn er nog modellen aan het doorrekenen.
$/stappen$
Vervolgens ga je een afslag/kopie van de goedgekeurde begroting maken. Deze afslag kun je in verschillende rapportages selecteren zodat je de gegevens uit de goedgekeurde begroting terug kunt kijken.
Afslag maken
$stappen$
- Open het scherm Afslag maken.
- Dit scherm bestaat uit twee tabbladen; Afslag en Autorisatie
- In het tabblad {Afslag} maak je een nieuwe afslag/kopie van de goedgekeurde (meerjaren)begroting door op de knop {+Toevoegen nieuwe afslag} te klikken.
- Geef de afslag een naam en een omschrijving (advies: vul de datum hier in).
- Zet een vinkje in de kolom Actief.
- Standaard zal het vinkje in de kolom {Selecteer} gezet worden. Staat er geen vinkje zet het vinkje dan voordat je het scherm opslaat.
- Sla het scherm op met $opslaan$
- Haal het vinkje in de kolom {Selecteer} weer weg en ga naar het tabblad {Autorisatie}.
- Autoriseer jezelf en eventueel andere gebruikers voor de gemaakte afslag en sla wederom op.
- Controleer vervolgens in het scherm Meerjarenbegroting - Financieel of de nieuwe afslag is aangemaakt door op het tabblad de nieuwe afslag te selecteren in de filter Afslag. De goedgekeurde meerjarenbegroting zal dan worden getoond. Wordt deze niet getoond, dan is de afslag niet gemaakt en zul je de stappen opnieuw moeten doorlopen.
$/stappen$
Begroting inlezen in Afas
Voor AFAS-klanten bieden wij de mogelijkheid om de gegevens voor hen in te lezen. Hierbij is het van belang dat de begroting op kalenderjaar is gemaakt en dat deze niet verbijzonderd wordt ingelezen. Indien je van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, dan kun je dit middels een e-mail naar helpdesk@cogix.nl aangeven.
Voor de juiste instellingen in AFAS verwijzen wij je naar de instructie; Inrichten AFAS voor export begroting.
Begroting inlezen in financieel pakket
Helaas is een koppeling met andere financiële pakketten niet mogelijk.
Je kunt een exportbestand downloaden vanuit de applicatie:
$stappen$
- Ga hiervoor naar het scherm Jaren.
- Vink bij Export het desbetreffende jaar aan:
- Sla het scherm op met $opslaan$
- Ga naar het scherm Exporteren begroting.
- In dit scherm kun je de begroting exporteren met de knop $exporteren$.
- Hierna zul je de begroting handmatig moeten inlezen in het financieel pakket.