Voor het inlezen van de realisatie gebruikt Cogix het bronsysteem financieel. Als er in het bronsysteem een nieuwe grootboekrekening wordt aangemaakt dan is deze nog niet bekend in Cogix. In dit tabblad worden de nieuwe grootboekrekeningen waarop realisatie is geboekt getoond. Balansrekeningen worden hier ook getoond en kunnen in de kolom 'Negeren' worden aangevinkt. Als de koppelingen gemaakt zijn dan wordt deze grootboekrekening toegevoegd in het grootboekschema van Cogix.
Niet gekoppelde grootboekrekeningen worden niet getoond in de realisatie.
Volg onderstaande stappen om een nieuwe ingelezen grootboekrekening toe te voegen:
$stappen$
- Klik op de regel met het nummer van de nieuwe grootboekrekening
- Vul in het veld Lang label de omschrijving achter het nummer in
- Zet een vinkje in de kolom 'Negeren' als het een balansrekening betreft
- Zet een vinkje in de kolom 'Actief' als je het rekeningnummer wilt toevoegen
- In de kolom 'Hiërarchie' selecteer je de verdichting waaronder dit rekeningnummer valt.
- In de kolom 'Module' selecteer je in welk scherm het rekeningnummer zichtbaar dient te worden. Hier wordt standaard de module Overige baten en lasten decentraal geselecteerd.
- Om te voorkomen dat je vergeet koppelingen te maken in de overige tabbladen kun je een nieuw rekeningnummer alleen koppelen aan de Module Bekostiging, Salariskosten of Investeringen in het scherm Grootboekrekeningen.
- De kolom 'Baten/Lasten' wordt standaard gevuld met Baten, pas dit eventueel aan indien het Lasten betreffen.
- Het vinkje in de kolom 'Negatief' wordt automatisch gezet, haal het vinkje weg indien het een grootboekrekening met lasten betreft.
- Zet een vinkje in de kolom 'Zichtbaar' zodat het rekeningnummer getoond wordt in het scherm overige baten en lasten en in de rapportages.
- Controleer in het tabblad 'Per kostenplaats' van het scherm Grootboekrekeningen of het rekeningnummer gekoppeld is aan alle kostenplaatsen.
- Klik op
en sla het scherm op. - Na het opslaan van dit scherm zullen de nieuwe grootboekrekeningen in het scherm 'Grootboekrekeningen' worden getoond. Staat het rekeningnummer niet op de juiste plaats, dan kun je rekeningnummer verplaatsen. Klik hiervoor op de regel verplaats het rekeningnummer met een van de pijltjes.
- Sla dit scherm op en de nieuwe grootboekrekening(en) staat afhankelijk van de gekozen verdichting op de juiste plaats in het schema.